3 knelpunten in bestuurlijke besluitvormingsprocessen

Geschreven door Paul Neefjes op: 22 september, 2016

Bestuurlijke besluitvormingsprocessen zijn vaak erg tijdrovend. Dit komt onder andere doordat ontwerpbesluiten een lange route afleggen. Van het opstellen van het ontwerpbesluit en de voorbereiding van een zitting, de zitting zelf, verwerking van de zitting en publicatie van de stukken tot de opvolging van de definitieve besluiten. Geen wonder, dat er in dit traject makkelijk een kink in de kabel komt. Wij zien in de praktijk vaak de volgende knelpunten in het bestuurlijke besluitvormingsproces.

Lees meer

Onderwerpen: Vergadertrends

Help! Ik heb last van FOMO!

Geschreven door Paul Neefjes op: 16 september, 2016

Nooit van FOMO gehoord? Het is een ‘virus’ waar veel Nederlanders aan lijden: Fear Of Missing Out. Kinderen die tijdens hun vakantie geen of slechte WiFi hebben, kunnen er bijvoorbeeld enorm van in de stress raken. Niets lijkt erger dan vijf minuten offline zijn. Want stel dat je een update mist of even geen Pokémons kunt vangen! Zelf ken je de angst om wat te missen misschien ook wel: je merkt dat je je mail en Facebook wel overdreven vaak checkt, slaapt slecht doordat je geen afstand kunt nemen van de 24/7 stroom aan info, etcetera. Meer weten over FOMO? Bekijk dan deze grappige video van The Ellen Show.

Lees meer

Onderwerpen: Meeting trends

Gezond vergaderen in het ziekenhuis

Geschreven door Paul Neefjes op: 08 september, 2016

Wie in de gezondheidssector werkt, houdt zich niet alleen bezig met patiënten. Artsen, medisch specialisten en management-ondersteuners in deze sector hebben natuurlijk ook met administratieve taken en overlegsituaties te maken. Dat leidt tot lange werkdagen. Vaak moeten deze activiteiten in de avond gedaan worden; overdag is gevuld met consulten, onderzoek en operaties. Jammer genoeg worden de meetings er de laatste jaren alleen maar complexer op; de grotere samenwerkingsverbanden in de zorg veroorzaken ondoorzichtige besluitvormingsprocessen. Wil je een lange werkdag fit doorkomen? Doe dan je voordeel met deze 5 tips die je meetings een health-check geven.

Lees meer

Onderwerpen: Functionaliteiten

Weten in wat voor soort vergadering je zit, voorkomt vergadershit

Geschreven door Paul Neefjes op: 01 september, 2016

Denk jij weleens tijdens een vergadering: “Oh, als ik had geweten dat er nu een knoop doorgehakt moet worden over onderwerp X, dan had ik me anders voorbereid!” Als veel van je collega’s dezelfde gedachte hebben, zit je al snel in een inefficiënte meeting. Jammer, want de vergadering duurt daardoor langer dan nodig is, of de bewuste knoop wordt helemaal niet doorgehakt. Met als gevolg dat er nog een keer vergaderd moet worden over hetzelfde topic. Zonde van de tijd! Je kunt dit soort situaties gelukkig makkelijk voorkomen. Hoe? Door in het voortraject duidelijk te communiceren wat de doelstelling van de meeting is. Staat de doelstelling niet op de agenda? Vraag er dan naar!

Lees meer

Onderwerpen: Vergader technieken

Doorbreek vergader gewoontes en houd meer tijd over: 3 tips

Geschreven door Paul Neefjes op: 25 augustus, 2016

Nederland heeft veel goede en leuke tradities. We houden van gezelligheid, Sinterklaas vieren, kroketten uit de muur, haring happen en inmiddels zijn we al weer helemaal gewend aan Koningsdag. Tot zover de goede tradities. Minder goede gewoontes hebben we natuurlijk ook. Neem nou bijvoorbeeld die ellenlange meetings in Nederland. Door onze democratische genen, polderen we maar wat vaak véél langer door dan nodig is.

Lees meer

Onderwerpen: Vergader technieken

Lean managen: ook in de publieke sector?

Geschreven door Paul Neefjes op: 18 augustus, 2016

Veel commerciële organisaties hebben de afgelopen jaren grote verbeterslagen gemaakt door Lean te werken: een methode waarbij alle verspillingen in een proces geëlimineerd worden om zo maximale waarde te realiseren. Door verspillingen uit het proces te halen gaan de kosten omlaag, wat leidt tot verbetering van het bedrijfsresultaat.

Lees meer

Onderwerpen: Vergader technieken

5 tips voor meetings met een olympisch tintje

Geschreven door Paul Neefjes op: 11 augustus, 2016

Een zomer met Olympische Spelen heeft altijd nét een beetje extra sfeer. Wie herinnert zich niet de Zomerspelen van 2000 in Sidney waarin Nederland, onder andere met Pieter van den Hoogenband, Inge de Bruijn en Leontien Van Moorsel maar liefst 12 gouden plakken won? Voor zo’n plak moet een topsporter veel over hebben. Heel hun leven draait om focus op trainingsschema’s en optimale conditie. Goede focus is ook in meetings heel belangrijk; wist je dat de maximale concentratieboog slechts 45 minuten is? Laat je daarom voor de beste vergaderresultaten inspireren door onze Olympische topatleten. Met de volgende meeting tips maak je van snelle meetings een topprioriteit:

Lees meer

Onderwerpen: Vergader technieken

Optimale meetings na een werkdag: 4 tips

Geschreven door Paul Neefjes op: 04 augustus, 2016

Voor veel professionals die vaak vergaderen, stopt de werkdag niet om 17.00 uur. Of je nu in een scholengemeenschap, ziekenhuis, overheidsinstelling of commercieel bedrijf werkt: het lukt niet altijd om alle collega’s overdag bij elkaar te krijgen. En vaak moeten er van 9 tot 5 uur simpelweg andere dingen gedaan worden. ’s Avonds vergaderen? Het gebeurt overal! Maar na een lange werkdag ligt de vergader-verkalking snel op de loer. Niet in je aderen, maar wel in je organisatie. Helemaal als je te maken hebt met structureel terugkerende meetings die veel tijd kosten.

Lees meer

Onderwerpen: Vergader technieken

Als gemeente vergaderen zonder papier? Elimineer deze 3 vooroordelen

Geschreven door Paul Neefjes op: 28 juli, 2016

Dat kostbare werktijd niet verspild moet worden aan lange vergaderingen; daarover is bijna elke organisatie het weleens. En dat is ook niet zo gek, als je bedenkt dat de gemiddelde werknemer 6,5 uur per week vergadert. Hoewel het vergaderproces in bedrijven vaak eenvoudig gestroomlijnd kan worden, staan gemeentes die slimmer willen vergaderen, voor grotere uitdagingen. Gemeentelijke meetings gaan via veel hiërarchische lagen en er zijn nogal wat medewerkers bij betrokken. Niet alleen tijdens, maar vooral ook voor en na de vergadering. Hoe gestroomlijnder dit vergaderproces verloopt, hoe minder arbeidstijd en geld het kost. Een efficiënter vergaderproces zorgt ook voor minder papieren vergaderstukken, wat weer bijdraagt aan een duurzamere organisatie.

Lees meer

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

Vergadertrend 5.0: teleporteer jezelf en je collega’s

Geschreven door Paul Neefjes op: 21 juli, 2016

Jezelf tijdens een meeting teleporteren; naar een andere ruimte verplaatsen? Het klinkt alsof je in een science fictionfilm bent beland die Star Trek doet verbleken…. Toch zit het er echt aan te komen. De ontwikkelingen gaan razendsnel.

Lees meer

Onderwerpen: Vergader technieken, Vergadertrends