Doorbreek vergader gewoontes en houd meer tijd over: 3 tips

Geschreven door Paul Neefjes op: 25 augustus, 2016

Nederland heeft veel goede en leuke tradities. We houden van gezelligheid, Sinterklaas vieren, kroketten uit de muur, haring happen en inmiddels zijn we al weer helemaal gewend aan Koningsdag. Tot zover de goede tradities. Minder goede gewoontes hebben we natuurlijk ook. Neem nou bijvoorbeeld die ellenlange meetings in Nederland. Door onze democratische genen, polderen we maar wat vaak véél langer door dan nodig is.

Lees meer

Onderwerpen: Vergader technieken

Lean managen: ook in de publieke sector?

Geschreven door Paul Neefjes op: 18 augustus, 2016

Veel commerciële organisaties hebben de afgelopen jaren grote verbeterslagen gemaakt door Lean te werken: een methode waarbij alle verspillingen in een proces geëlimineerd worden om zo maximale waarde te realiseren. Door verspillingen uit het proces te halen gaan de kosten omlaag, wat leidt tot verbetering van het bedrijfsresultaat.

Lees meer

Onderwerpen: Vergader technieken

5 tips voor meetings met een olympisch tintje

Geschreven door Paul Neefjes op: 11 augustus, 2016

Een zomer met Olympische Spelen heeft altijd nét een beetje extra sfeer. Wie herinnert zich niet de Zomerspelen van 2000 in Sidney waarin Nederland, onder andere met Pieter van den Hoogenband, Inge de Bruijn en Leontien Van Moorsel maar liefst 12 gouden plakken won? Voor zo’n plak moet een topsporter veel over hebben. Heel hun leven draait om focus op trainingsschema’s en optimale conditie. Goede focus is ook in meetings heel belangrijk; wist je dat de maximale concentratieboog slechts 45 minuten is? Laat je daarom voor de beste vergaderresultaten inspireren door onze Olympische topatleten. Met de volgende meeting tips maak je van snelle meetings een topprioriteit:

Lees meer

Onderwerpen: Vergader technieken

Optimale meetings na een werkdag: 4 tips

Geschreven door Paul Neefjes op: 04 augustus, 2016

Voor veel professionals die vaak vergaderen, stopt de werkdag niet om 17.00 uur. Of je nu in een scholengemeenschap, ziekenhuis, overheidsinstelling of commercieel bedrijf werkt: het lukt niet altijd om alle collega’s overdag bij elkaar te krijgen. En vaak moeten er van 9 tot 5 uur simpelweg andere dingen gedaan worden. ’s Avonds vergaderen? Het gebeurt overal! Maar na een lange werkdag ligt de vergader-verkalking snel op de loer. Niet in je aderen, maar wel in je organisatie. Helemaal als je te maken hebt met structureel terugkerende meetings die veel tijd kosten.

Lees meer

Onderwerpen: Vergader technieken

Als gemeente vergaderen zonder papier? Elimineer deze 3 vooroordelen

Geschreven door Paul Neefjes op: 28 juli, 2016

Dat kostbare werktijd niet verspild moet worden aan lange vergaderingen; daarover is bijna elke organisatie het weleens. En dat is ook niet zo gek, als je bedenkt dat de gemiddelde werknemer 6,5 uur per week vergadert. Hoewel het vergaderproces in bedrijven vaak eenvoudig gestroomlijnd kan worden, staan gemeentes die slimmer willen vergaderen, voor grotere uitdagingen. Gemeentelijke meetings gaan via veel hiërarchische lagen en er zijn nogal wat medewerkers bij betrokken. Niet alleen tijdens, maar vooral ook voor en na de vergadering. Hoe gestroomlijnder dit vergaderproces verloopt, hoe minder arbeidstijd en geld het kost. Een efficiënter vergaderproces zorgt ook voor minder papieren vergaderstukken, wat weer bijdraagt aan een duurzamere organisatie.

Lees meer

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

Vergadertrend 5.0: teleporteer jezelf en je collega’s

Geschreven door Paul Neefjes op: 21 juli, 2016

Jezelf tijdens een meeting teleporteren; naar een andere ruimte verplaatsen? Het klinkt alsof je in een science fictionfilm bent beland die Star Trek doet verbleken…. Toch zit het er echt aan te komen. De ontwikkelingen gaan razendsnel.

Lees meer

Onderwerpen: Vergader technieken, Vergadertrends

Papier in de meeting schrappen in maar 6 stappen

Geschreven door Paul Neefjes op: 14 juli, 2016

De vakantie komt eraan en je hebt best zin in iets meer tijd voor jezelf… Het laatste waar je behoefte aan hebt is stress. Toch gooien die wekelijks terugkerende vergaderingen regelmatig roet in het eten. Weer iemand die op de valreep een aangepast stuk mailt, terwijl je net alles had geprint. En er is altijd wel een collega die z’n spullen niet op orde heeft, waardoor de vergadering onnodig lang duurt….. het kan ook anders! Ga lekker papierloos vergaderen. Wel zo relaxt! Met de onderstaande stappen is ook het implementeren een fluitje van een cent!

Lees meer

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

Centraal Planbureau: gebruik de tablet optimaal, vergader digitaal

Geschreven door Paul Neefjes op: 07 juli, 2016

De populariteit van het gebruik van tablets op het werk neemt steeds verder toe. Volgens onderzoek van Strategy Analytics groeit de zakelijke tabletmarkt tot 2020 jaarlijks met 6 procent. In 2020 gaan er naar verwachting wereldwijd ongeveer 110,2 miljoen zakelijk gebruikte tablets over de toonbank. De belangrijkste redenen voor deze groei zijn volgens het onderzoek, dat de tablet een belangrijk hulpmiddel op de werkvloer is en dat steeds meer IT-afdelingen de juiste policy in huis hebben om veilig gebruik van tablets op de werkvloer te verzekeren.

Lees meer

Onderwerpen: Cases

Veilig digitaal vergaderen: 4 tips

Geschreven door Paul Neefjes op: 30 juni, 2016

Je vertrouwelijke vergaderdocumenten op straat …. of kwijt. Je moet er niet aan denken. Toch komt het regelmatig voor. Vorige maand nog lagen geheime onderhandelingsdocumenten van vrijhandelsverdrag TTIP op straat. Vertrouwelijke informatie die was bestemd voor een top secret meeting….. Tja, dat liep even compleet anders dan bedoeld. De gevolgen waren uiterst pijnlijk. 

 

Lees meer

Onderwerpen: Veiligheid

Digitale meetings ondersteunen optimale besluitvorming bij gemeenten

Geschreven door Paul Neefjes op: 22 juni, 2016

Besluiten nemen is niet altijd even makkelijk. De meeste organisaties gaan niet over een nacht ijs en dus vergaderen we heel wat af. In bestuurlijke omgevingen gaat dat via een lang en vast patroon. Werk je in een bestuurlijke omgeving, bijvoorbeeld bij een gemeente? Dan weet jij als geen ander dat voorstellen langs veel hiërarchische lagen gaan.

Lees meer

Onderwerpen: Cases