Vergaderen 3.0: Goodbye aktentas, hello tablet!

Geschreven door Paul Neefjes op: 08 december, 2016

Niet alleen in commerciële bedrijven werken steeds meer werknemers met laptop, tablet en apps. Ook overheden maken vaker gebruik van digitale tools. Onder andere tijdens vergaderingen. Want juist daar valt nog een grote besparing te behalen. Je denkt dan misschien in eerste instantie aan besparingen op papier en inkt, maar er valt ook veel vergadertijd te besparen. Hoe je die besparing kunt realiseren? Het antwoord is simpeler dan je denkt: met een digitale vergadertool.

Lees meer

Onderwerpen: Cases

Papierloos werken: swipen of hypen?

Geschreven door Paul Neefjes op: 01 december, 2016

Goed nieuws voor lliefhebbers van papierloos werken: de trend dat organisaties steeds minder papier verbruiken, zette ook het afgelopen jaar weer door. Dat werd op 4 november jl. tijdens World Paperfree Day bekend gemaakt door het AAIM (Association for Information and Image management). Welke afdeling hieraan het meeste bijdraagt? HR!

Lees meer

Onderwerpen: Papierloos werken

Maak korte metten met oude vergaderwetten!

Geschreven door Paul Neefjes op: 24 november, 2016

Heeft jouw werkgever ‘Het Nieuwe Werken’ al helemaal omarmd? In organisaties die écht serieus omgaan met Het Nieuwe Werken, werk je wanneer én waar je maar wilt. Vanaf een thuiswerkplek, bij een opdrachtgever of in een café, ’s ochtends vroeg of ’s avonds laat, het maakt niet uit. Zolang de medewerkers hun werk maar volgens afspraak opleveren, is er geen vuiltje aan de lucht. Steeds meer kantoren zijn dan ook ingericht op basis van een maximum aantal vaste werkplekken. De rest bestaat uit flexplekken.

Lees meer

Onderwerpen: Vergadertrends

3 Broodje Aap-verhalen over papierloos vergaderen

Geschreven door Paul Neefjes op: 17 november, 2016

Heb je weleens overwogen over te stappen op digitaal vergaderen? Maar heb je tijdens dat proces iets gelezen of gehoord over papierloze meetings, waardoor je toch afzag van het idee? Dan ben jij degene voor wie dit blog is geschreven! De afgelopen jaren hebben wij een aantal Broodje Aap-verhalen over papierloos vergaderen de ronde horen gaan. Misschien is een van deze verhalen de reden waarom jij nog steeds old-fashioned met papier vergadert?

Lees meer

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

Optimaal vergaderen? Reken af met Bokito en Stille Willy!

Geschreven door Paul Neefjes op: 10 november, 2016

Heb jij wel eens in een vergadering gezeten, waarin veel loze woorden werden gebruikt omdat niemand durfde te benoemen waar het nu echt om draaide? Zeer irritant, zeker als je de notulist van zo’n meeting bent. Met een beetje pech raak je net zo verward als de notulist in deze video. Maar collega’s met vaag taalgebruik of te veel vakjargon zijn niet het enige obstakel dat je kunt tegenkomen in de vergaderzaal. Om je te helpen deze week optimaal te vergaderen, hebben we een aantal vergadertypes in kaart gebracht. Zo kun je lastige situaties beter tackelen en ben je minder kostbare tijd en energie kwijt aan vergaderen.

Lees meer

Onderwerpen: Vergader technieken

Leer meer over je eigen brein en ga slimmer vergaderen!

Geschreven door Paul Neefjes op: 03 november, 2016

Heb jij ook weleens van die rustmomenten, waarop je ineens belangrijke brainwaves krijgt? “Heb ik die mail wel doorgestuurd? Heb ik dat vergaderpunt wel toegevoegd aan de agenda?” Dat je brein in rust-momenten met je op de loop kan gaan, is niet zo gek. De dagelijkse werkdruk van een management- assistant is toch enorm? Je moet heel wat laatjes in je hoofd hebben om te onthouden wat er in een werkdag op je afkomt: informatiestromen beheren, verschillende projecten naast elkaar bijhouden, ontzorgen, omgaan met werkdruk, en niet te vergeten: vergaderen!

Lees meer

Onderwerpen: Events

WVTTK in een meeting: wel of niet afschaffen?

Geschreven door Paul Neefjes op: 27 oktober, 2016

Het is de nachtmerrie van elke voorzitter: collega’s die enorm veel tijd verbrassen tijdens het meest vage agendapunt van een meeting– wat verder ter tafel komt (WVTTK). Want al leid je een vergadering nog zo strak, voor ‘wat verder ter tafel komt’ bestaan geen regels. En voor je het weet raak je verzeild in een discussie die niemand aan heeft zien komen én die niemand heeft kunnen voorbereiden. Daarom in dit blog even terug naar de basis: waar is het agendapunt WVTTK ook alweer voor bedoeld?

Lees meer

Onderwerpen: Vergadertrends

4 tips die notuleren eenvoudiger maken

Geschreven door Paul Neefjes op: 21 oktober, 2016

“Wie notuleert er vandaag?” Het is een vraag die je niet echt populair maakt. Zodra de voorzitter deze vraag stelt, duiken collega’s snel achter hun laptop of moeten ze plotseling iets belangrijks checken op hun smartphone. Bijna nooit biedt iemand zich vrijwillig aan. Eigenlijk ook niet zo gek, want notulen uitwerken kost tijd. En aangezien je het al druk genoeg hebt, bespaar je die tijd liever. Toch kan het slimmer en sneller. Jij wilt toch ook voorkomen dat collega’s hun kop in het zand steken als er om een notulist wordt gevraagd? Of zelf sneller de notulen maken, als jij vaak de vaste notulist bent? De volgende vier tips helpen je verder.

Lees meer

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

Staand vergaderen:kortere meetings!

Geschreven door Paul Neefjes op: 14 oktober, 2016

Dagen die korter worden en minder lange meetings? Hebben die twee dingen iets met elkaar te maken dan? Nou, dat kan wel! Zeker als je staand vergadert. Dat vergadert namelijk veel actiever én sneller. Bovendien zijn jij en je collega’s dan twintig tot dertig minuten uit je comfortabele stoel, waardoor jullie aan de broodnodige beweging komen. En dat is best belangrijk nu de korte herfst- en winterdagen eraan komen. Want die wandeling in de lunchpauze, het fietstochtje naar kantoor of dat rondje hardlopen ’s avonds, schieten er sneller bij in als het koud of somber is. Dus: kortere dagen? Zorg dan voor actieve, korte meetings!

Lees meer

Onderwerpen: Meeting trends

Voorkom deze vier frustraties bij vergaderingen

Geschreven door Paul Neefjes op: 07 oktober, 2016

Vergaderen… De meeste mensen weten wel wat leukers te bedenken. Sterker nog, veel mensen vinden vergaderingen ronduit geestdodend. Hoe komt dat toch? Ergeren we ons aan collega’s die ondertussen met heel andere dingen bezig zijn? Die zichtbaar afhaken? Of spelen er andere factoren? Gemiddeld zitten we 6,5 uur per week in meetings, laten we het dus vooral een beetje makkelijker en leuker maken! Om je te helpen, vind je in dit blog de vier grootste vergaderergernissen. Want als je er achter komt waarom je met lood in de schoenen naar meetings gaat, weet je ook op welk front er iets veranderd moet worden.

Lees meer

Onderwerpen: Vergader technieken