3 Broodje Aap-verhalen over papierloos vergaderen

Geschreven door Paul Neefjes op 17 november, 2016

broodje-aap-verhalen-over-papierloos-vergaderen

Heb je weleens overwogen over te stappen op digitaal vergaderen? Maar heb je tijdens dat proces iets gelezen of gehoord over papierloze meetings, waardoor je toch afzag van het idee? Dan ben jij degene voor wie dit blog is geschreven! De afgelopen jaren hebben wij een aantal Broodje Aap-verhalen over papierloos vergaderen de ronde horen gaan. Misschien is een van deze verhalen de reden waarom jij nog steeds old-fashioned met papier vergadert?


Broodje Aap 1: Het is niet veilig om digitaal te vergaderen

Als je bent afgeschrikt door dit Broodje Aap verhaal, dan snappen wij dat je nog niet aan digitaal vergaderen bent begonnen. De vertrouwelijkheid van vergaderstukken is immers een van jouw topprioriteiten. Maar wees gerust, als je digitaal vergadert, hoef je je echt geen zorgen te maken over veiligheid. Als je met een up-to-date vergadertool werkt, zijn alle vergaderdocumenten alleen toegankelijk voor geselecteerde vergaderdeelnemers. En omdat de tools voor papierloos vergaderen op jullie server en/of in de cloud staan, kunnen je documenten nooit verdwijnen door een crash of diefstal van je pc of laptop.

En by the way: papieren vergaderstukken kunnen toch ook op straat komen te liggen? Dat is al vaak de harde realiteit gebleken!


Broodje Aap 2: Papierloos vergaderen is duur

Er zijn organisaties die denken dat nieuwe IT-tools no matter what duur zijn. Maar als het gaat om digitaal vergaderen, is het tegendeel waar. Helemaal als jij en je collega’s al over een laptop of iPad beschikken. Neem er een goede vergadertool bij en zorg dat je internetverbinding werkt (sommige tools werken trouwens ook offline), en je bent klaar! Vergeet dit Broodje Aap-verhaal dus! Zeker als je de kosten van een vergadertool afzet tegen de besparingen die papierloze meetings opleveren.


40 tot 80 % kostenbesparing

Een inkoppertje is natuurlijk dat je minder papier nodig hebt. Maar heb je al bedacht dat je ook bespaart op lease- of huurbedragen van printers, onderhoudsbeurten van printers en inkt? Daarnaast zijn papierloze meetings effectiever, waardoor er minder werktijd opgaat aan vergaderingen. Uit de praktijk blijkt, dat papierloos vergaderen gemiddeld een kostenbesparing oplevert van 40 % tot 80%. En nee, dit is geen Broodje Aap-verhaal!


Broodje Aap 3: De implementatie van digitaal vergaderen kost veel tijd en energie

Afgeschrikt omdat je denkt dat dit derde Broodje Aap-verhaal waar is? Ook daar kunnen we ons alles bij voorstellen, want op extra werk zit je natuurlijk niet te wachten. Maar wees gerust, ook dit Broodje Aap is over de houdbaarheidsdatum. De implementatie van een vergadertool gaat supersnel, en is met een twee durende workshop zo geleerd. Ben je wellicht terughoudend omdat je weerstand verwacht tegen vergaderingen zonder papier? Gebruik dan onze tips uit een eerder blog.

Heb je, nu deze drie Broodje Aap-verhalen zijn ontkracht, interesse in meer informatie over digitale meetings, download dan eens ons e-book. Je vindt er alle voordelen van digitale meetings in beschreven.

De 7 voordelen van papierloos vergaderen

Onderwerp: Papierloos vergaderen

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

ABONNEER OP ONZE BLOG

RECENTE BLOGS