4 tips die notuleren eenvoudiger maken

Geschreven door Paul Neefjes op 21 oktober, 2016

Wie-notuleert-er-vandaag.jpg

“Wie notuleert er vandaag?” Het is een vraag die je niet echt populair maakt. Zodra de voorzitter deze vraag stelt, duiken collega’s snel achter hun laptop of moeten ze plotseling iets belangrijks checken op hun smartphone. Bijna nooit biedt iemand zich vrijwillig aan. Eigenlijk ook niet zo gek, want notulen uitwerken kost tijd. En aangezien je het al druk genoeg hebt, bespaar je die tijd liever. Toch kan het slimmer en sneller. Jij wilt toch ook voorkomen dat collega’s hun kop in het zand steken als er om een notulist wordt gevraagd? Of zelf sneller de notulen maken, als jij vaak de vaste notulist bent? De volgende vier tips helpen je verder.

Tip 1: een strakke agenda én een goede voorzitter

Een vergadering waarin de voorzitter zich niet strak aan de agenda houdt, is voor iedere notulist een drama. Je belandt dan al snel in een meeting waarin agendapunten door elkaar worden besproken en breedsprakige collega’s eindeloos uitweiden. Zelfs de meest getalenteerde notulist is niet opgewassen tegen zo’n chaotische meeting. Zorg dus voor een duidelijke agenda met timing per onderwerp én een stevige voorzitter, die zich echt aan de agenda houdt!

Tip 2: duidelijke deadline

Ben je niet zelf de notulist, maar ben je wel verantwoordelijk voor het verspreiden van de notulen? Vraag de voorzitter dan om een duidelijk deadline voor het opleveren van de notulen. Als een notulist te lang wacht met uitwerken, zijn de belangrijkste details waarschijnlijk vergeten. 24 uur na een vergadering herinner je je ongeveer 90 procent van wat er besproken is. Na drie dagen is dat nog maar 40 procent!

Tip 3: onderbreek waar nodig

Gaan je collega’s te snel? Of nemen ze besluiten die voor de deelnemers aan de discussie duidelijk zijn, maar niet voor jou? Zeg het gewoon! Zij zitten met hun volle aandacht bij de discussie, maar jij bent aan het multi-tasken. Je moet als notulist tenslotte luisteren, samenvatten en noteren. Niet meer dan normaal dus, dat je af en toe om een toelichting vraagt.

Tip 4: vergader digitaal

Waarschijnlijk maak jij - net zoals veel andere notulisten - de aantekeningen rechtstreeks in je laptop, toch? Heb je er wel eens over nagedacht een stapje verder te gaan door digitaal te vergaderen? Organisaties die dat al doen, gebruiken geen papier meer voor hun meetings. Niet gedurende de voorbereiding, niet tijdens de meeting zelf en ook niet erna. Alle stukken zijn digitaal en worden via een vergadertool gedeeld. Dat bespaart een hoop werk en tijd, mede doordat je acties en besluiten al tijdens de meeting automatisch toewijst aan deelnemers. Heb je snel na de meeting een overzicht van alle actiepunten nodig? Per onderwerp, dossier, vergadering of verantwoordelijke? Geen punt! Dat overzicht heb je met één druk op de knop.

Bespaar notuleertijd en nog veel meer

Met deze vier tips bespaar je als organisatie veel notuleertijd. En hopelijk wordt de vraag: “Wie notuleert er vandaag” hiermee iets minder vervelend. Wil je meer lezen over de voordelen van digitaal vergaderen? Download dan ons e-book ‘De 7 voordelen van papierloos vergaderen’. Daar heb jij baat bij, maar ook je manager en je collega’s. Zij zullen zeker blij zijn met de tijdbesparende veranderingen in de meeting room.

De 7 voordelen van papierloos vergaderen

Onderwerp: Papierloos vergaderen

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

ABONNEER OP ONZE BLOG

RECENTE BLOGS