4 trends voor gemeentelijke vergaderingen

Geschreven door Paul Neefjes op 25 januari, 2017

trends-gemeentelijke-vergaderingen

2017 is een belangrijk jaar voor Nederlandse gemeentes. In het regeerakkoord is immers afgesproken dat bedrijven en burgers hun overheidszaken uiterlijk dit jaar digitaal moeten kunnen afhandelen. Dat vraagt om het digitaliseren van veel werkprocessen. Ook in de vergaderzaal dringt de digitalisering door. Niet meer dan logisch. Want waarom zouden we op de oude manier blijven vergaderen, als de gemeentelijke organisatie als geheel verandert? De volgende trends aten zien, dat gemeentelijke vergaderingen blijven bestaan, maar dat ze qua vorm onvermijdelijk veranderen.


Trend 1 – Anders vergaderen

Hoeveel collega’s heb jij nog die vanaf papier vergaderen? In de meeste gemeentelijke vergaderzalen zijn deze collega’s een bijna uitgestorven diersoort; nog maar 10% van de raadsleden vergadert volledig met papieren stukken. De rest vergadert compleet digitaal vanaf tablet of laptop of werkt in een hybride vorm: een combinatie van papier en digitaal. De komende jaren zal het aantal gemeentes dat volledig digitaal vergadert, verder toenemen. Dat werkt niet alleen effectiever; het zorgt er ook voor dat de vergaderdeelnemers waar en wanneer ze maar willen aan vergaderstukken kunnen werken.



Trend 2 - Stemmen via iPad of tablet

De tablet en iPad zorgen er niet alleen voor dat vergaderingen effectiever worden; ze maken ook het stemproces gemakkelijker. En dat bespaart veel tijd. Vooral omdat over sommige punten niet tijdens, maar al vóór de vergadering gestemd kan worden. Stel: op de agenda staan tien punten waarover gestemd moet worden. Door van tevoren over deze hamerstukken te stemmen, gaat de fysieke vergadering alleen nog over échte discussiepunten. Is iedereen akkoord over bijvoorbeeld de punten 3, 8 en 9? Dan hoeft de raad deze niet meer tijdens de vergadering te behandelen. Na stemming is meteen inzichtelijk welke raadsleden en fracties voor of tegen hebben gestemd. Bovendien weet iedereen zo direct, of een voorstel al dan niet is aangenomen.



Trend 3 – Digitaal moties en amendementen behandelen

De digitalisering levert niet alleen in het stemproces een forse tijdswinst op. Ook de behandeling van moties en amendementen kan sneller uitgevoerd worden als je digitaliseert. Printen of scannen jullie deze documenten nu nog, waarna raadsleden ze fysiek ondertekenen? Dat kan anders! In een volledig gedigitaliseerde situatie plaatsen raadsleden zelf hun vragen, moties en amendementen in een digitaal systeem. Die belanden vervolgens automatisch in een overzichtelijke lijst en zijn meteen voorzien van een deadline van beantwoording. De antwoorden verschijnen in dezelfde lijst. Reken maar eens uit hoeveel tijd dat de griffier zou kunnen besparen!



Trend 4 - Audio- en videonotulen

Deze vierde trend is ontstaan door de behoefte aan transparantie van gemeentelijke vergaderingen. De mate waarin gemeentelijke meetings momenteel transparant zijn, verschilt nog. Toch zal digitalisering uiteindelijk alle vergaderingen volledig openbaar maken. Hoe? Door over te stappen op audio- of videonotulen. Gemeentelijke vergaderingen worden dan live uitgezonden en zijn achteraf on demand beschikbaar. Helemaal van deze tijd, toch?



7 andere trends

Wil je meer weten over de bovenstaande trends en zeven andere trends die een raakvlak hebben met de digitalisering in gemeentelijke vergaderingen? Lees dan het e-book ‘Over de toekomst van vergaderen bij de gemeente’. Je kunt dit boek hier downloaden.

Download nu het e-book!

Onderwerp: Meeting trends

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

ABONNEER OP ONZE BLOG

RECENTE BLOGS