7 tips voor effectief vergaderen

Geschreven door Paul Neefjes op 26 januari, 2016

effectief_vergaderen-ibabs

Iedereen heeft het wel eens meegemaakt. Van die vergaderingen waar geen einde aan lijkt te komen. Er wordt eindeloos gepraat en geen besluit genomen: da’s toch zonde van de tijd! En dan hebben we het nog niet eens over de keiharde euro’s die ermee gemoeid gaan. Daarom geef ik je in deze blog een zevental tips om de effectiviteit van de meetings in jouw organisatie te verbeteren.

1. Is een vergadering wel nodig?

Dit lijkt een rare vraag om mee te beginnen. Toch is het goed om je af te vragen of alle topics echt besproken moeten worden. Wellicht blijkt dat er helemaal geen vergadering nodig is!

2. Duidelijke agenda

Een effectieve vergadering begint met een duidelijke agenda. Deze agenda is ruim van te voren verspreid, zodat iedereen voorbereid aanwezig is. Zo is het voor alle deelnemers helder welke onderwerpen er op de planning staan en wat het doel van de meeting is.

3. Flex-deelnemers

Nodig alleen collega’s uit die onmisbaar zijn om het doel van de vergadering te behalen. Dat voorkomt deelnemers die achterover leunen, en het maakt het vergaderproces een stuk effectiever. Ook kun je je afvragen of alle deelnemers bij elk agendapunt aanwezig moeten zijn. Heb je er bijvoorbeeld wel eens aan gedacht, bepaalde deelnemers alleen voor specifieke onderwerpen uit te nodigen?

4. Kies de juiste voorzitter

Een terugkerende meeting heeft niet altijd dezelfde voorzitter nodig. Sterker nog, het werkt juist verfrissend om de voorzittersrol eens te laten rouleren. Moet er tijdens de meeting een goed idee ontstaan? Zet dan eens een creatief denker aan het hoofd.

5. Spelregels voor stoorzenders

Het leidt enorm af als mensen tijdens de vergadering de juiste stukken niet kunnen vinden en maar blijven bladeren of de geluidjes op hun telefoon(s) vergeten uit te zetten. Of nog erger, toch onnodige telefoontjes beantwoorden. Voorkom dit storende gedrag door vooraf de spelregels duidelijk te maken.

6. Begin en eindig stipt op tijd

Wat eigenlijk ook tot de spelregels hoort, is time management. Zijn er in jullie organisatie ook structurele laatkomers die de voortgang van de meeting blokkeren? Wacht dan niet met vergaderen tot iedereen aanwezig is. Daar leren ze niet van. Op tijd eindigen, is net zo belangrijk. Want een vergadering met tien collega’s, die een half uur uitloopt, resulteert al in vijf uren die nergens anders aan worden besteed.

7. Zet de wekker

Ook tijdens de meeting is timing essentieel. Houd goed in de gaten hoe lang een onderwerp wordt behandeld en hoe lang iemand aan het woord is. Je wilt niet geloven hoe vaak een vergadering over de tijd heen gaat. Het is aan de voorzitter om de klok goed in de gaten te houden. Door snel langs alle punten te gaan, zit de vaart goed in de vergadering en blijft iedereen bij de les.

Wil jij ook effectief vergaderen? Maak dan gebruik van onze checklist.  Je kunt deze hier downloaden en delen met je collega’s.

New Call-to-action

Onderwerp: Vergader technieken

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

ABONNEER OP ONZE BLOG

RECENTE BLOGS