Als gemeente vergaderen zonder papier? Elimineer deze 3 vooroordelen

Geschreven door Paul Neefjes op 28 juli, 2016

lege vergadertafel

Dat kostbare werktijd niet verspild moet worden aan lange vergaderingen; daarover is bijna elke organisatie het weleens. En dat is ook niet zo gek, als je bedenkt dat de gemiddelde werknemer 6,5 uur per week vergadert. Hoewel het vergaderproces in bedrijven vaak eenvoudig gestroomlijnd kan worden, staan gemeentes die slimmer willen vergaderen, voor grotere uitdagingen. Gemeentelijke meetings gaan via veel hiërarchische lagen en er zijn nogal wat medewerkers bij betrokken. Niet alleen tijdens, maar vooral ook voor en na de vergadering. Hoe gestroomlijnder dit vergaderproces verloopt, hoe minder arbeidstijd en geld het kost. Een efficiënter vergaderproces zorgt ook voor minder papieren vergaderstukken, wat weer bijdraagt aan een duurzamere organisatie.

Beter te volgen vergaderproces

Lijkt zo’n gestroomlijnd vergaderproces lastig te realiseren? Gemeentes die digitaal vergaderen, weten wel beter. Met een iPad, laptop en digitale vergadertool, heb je de belangrijkste middelen al te pakken. Alle vergaderstukken worden ingebracht en behandeld via een tool voor papierloos vergaderen. Daardoor is het vergaderproces voor alle deelnemers stukken beter te volgen, en besparen het secretariaat en Algemene Zaken veel tijd. Uiteraard binnen een veilige gebruikersomgeving. En de deelnemers aan de vergadering? Die hoeven niet meer met tassen en ordners vol papier rond te lopen.

Uitdagingen voor gemeentelijke organisaties

Als een gemeentelijke organisatie papierloos vergaderen wil introduceren, komen wel vaak dezelfde vooroordelen om de hoek kijken. Om ervoor te zorgen dat niet iedere gemeente hetzelfde wiel hoeft uit te vinden, hebben we er een aantal op een rij gezet:

Vooroordeel 1: Papierloos vergaderen is te duur

In elke organisatie zijn mensen die weerstand bieden tegen een verandering. Dat digitaal vergaderen duur is, is dan een argument dat gebruikt wordt om de implementatie te vertragen. Een goede berekening van de financiële voordelen helpt dit vooroordeel te elimineren. Zet goed op een rij, wat de voordelen zijn ten opzichte van de investering (de devices en de vergadertool). De voordelen vertalen zich in besparing op printkosten, toners & cartridges, papier, verzendkosten van vergaderstukken, verminderde afschrijving op kopieerapparaten/printer en minder archiefruimte.

Vooroordeel 2: Geen draagvlak

Papierloos vergaderen heeft steun vanuit de hele organisatie nodig. Moet er in jouw gemeente nog het een en ander aan missionariswerk gedaan worden hiervoor? Bijvoorbeeld vanwege de digitale generatiekloof of omdat er snel weerstand tegen de verandering is? Betrek je collega’s dan zo vroeg mogelijk bij de overstap naar digitaal vergaderen. Wees gul met het delen van informatie over de voordelen en werk, indien nodig, met een overgangsfase waarbij papieren stukken nog toegestaan zijn in de vergaderzaal. Maak daarnaast zoveel mogelijk gebruik van collega’s die nieuwe gadgets en tools als eerste omarmen. Laat deze early adopters proefdraaien met digitaal vergaderen. Zijn zij enthousiast? Dan gaan andere collega’s ook eerder om. Aanvullend kunnen er ook altijd workshops gegeven worden door externen.

Vooroordeel 3: Dat is toch niet veilig?

Veel mensen die gewend zijn om met tastbare vergaderstukken te werken, denken dat digitaal vergaderen niet veilig is. Dit vooroordeel is snel van tafel, wanneer de ICT-collega’s goed betrokken zijn. Zij weten als geen ander waar nieuwe software aan moet voldoen. Vergaderapps moeten bijvoorbeeld voldoen aan wet- en regelgeving om de veiligheid te garanderen. De afdeling ICT kan helpen bij de selectie van de tool die het beste aansluit bij jullie veiligheidseisen. De manier waarop de vergaderdocumenten opgeslagen worden is in dit kader ook belangrijk. In de cloud, on-premise of wordt er gekozen voor een combinatie?

Wil je weten hoe de Gemeente Utrecht vergadert? Download dan hier de case. Deze gemeente vergadert al geruime tijd papierloos.

New Call-to-action

Onderwerp: Papierloos vergaderen

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

ABONNEER OP ONZE BLOG

RECENTE BLOGS