Ken jij de uitdrukking: work smarter, not harder. Laat dat nu ook van toepassing zijn op vergaderingen. Want laten we eerlijk zijn, wij Nederlanders houden wel van een vergaderingetje of twee op een dag. En maken we het helemaal bont dan vergaderen wij over wat we in de volgende vergadering gaan bespreken. Dit vreet allemaal onnodig veel tijd en energie. Dat kan echt wel anders. Hier 6 tips om voortaan slimmer te vergaderen.
Tip 1: Ga korter vergaderen
Vergaderingen duren per definitie te lang, maar wat is de perfecte duur van een meeting? Volgens experts is dat één tot anderhalf uur. Dat is namelijk een periode die je meestal makkelijk in je agenda kunt blokken en waarin de aandacht van mensen niet verslapt. Staan er teveel punten op de agenda, knip de meeting dan op in twee korte vergaderingen.
Tip 2: Niet meer dan 7 deelnemers
In Nederland polderen we maar door en iedereen mag zijn zegje doen. Heel democratisch natuurlijk, maar wist je dat je eigenlijk niet meer dan zeven deelnemers in een vergadering moet hebben? Dat concluderen Marcia Blenko, Michael Mankins en Paul Rogers van Bain & Co, auteurs van Decide & Deliver. Zij beweren dat met ieder extra persoon aan de vergadertafel, de besluitvaardigheid met 10% daalt.
Tip 3: Ga minder vergaderen
Ben je van plan om een nieuwe meeting in te plannen? Zet dan eens een pas op de plaats en vraag je af of deze vergadering echt wel nodig is. Is dit werkelijk de beste manier om informatie te vergaren of te delen? Soms kun je ook gewoon volstaan met het delen van enkele stukken of actiepunten. Dat kan gewoon per mail en zaalhuur en catering zijn overbodig. Veel goedkoper en efficiënter.
Tip 4: Ga staand vergaderen
Zitten is het nieuwe roken. Of anders gezegd; het is helemaal niet zo gezond om de hele dag zittend door te brengen. Sta dus eens op van die vergadertafel. Het is goed voor je lijf en bovendien duren stand-up meetings korter. Mensen vinden het namelijk vervelend om te lang te staan. Een staande meeting duurt daarom meestal niet langer dan 20 tot 30 minuten. Verwijder dus vandaag nog alle stoelen uit de vergaderruimte.
Tip 5: Ga laat in de ochtend vergaderen
Je kunt er over het algemeen wel vanuit gaan dat de meeste mensen een meeting op maandagochtend 09:00 niet waarderen. Dan werken we het liefst onze mail weg, lezen we wat stukken, of nemen de planning van de dag door. Meetings in de tweede helft van de ochtend werken beter. Na de tweede kop koffie heeft iedereen nog voldoende energie en bovendien is er een natuurlijke tijdslimiet voor de vergadering; tegen 12.30 uur moet er geluncht worden.
Tip 6: Ga papierloos vergaderen
De laatste tip die ik je wil meegeven, is om te starten met papierloos vergaderen. En dat is slim op meerdere punten. Je vervangt je dikke aktentas met vergaderdocumenten door een slanke tablet. Je beheert alle vergaderingen vanuit een overzichtelijk dashboard. Je hebt controle over deelnemers, agenda’s, stukken, actiepunten en besluiten. En je hoeft nooit meer zoeken naar agenda’s, documenten en notulen. Alle vergaderinformatie die je nodig hebt, zit onder je vingertoppen.
Wil je meer weten over de voordelen van papierloos vergaderen? In ons e-book vind je alle punten overzichtelijk op een rij.
