De vergaderninja: ontdek de 9 eigenschappen

Geschreven door Paul Neefjes op 18 oktober, 2017

 De vergaderninja.png

De vergaderninja: ontdek de 9 eigenschappen

Laatst las ik een interessant artikel in het Management Support Magazine (vakblad voor managementondersteuners) met de grappige kop: zo word je een vergaderninja. Het artikel beschreef hoe je met de eigenschappen van een ninja kort, krachtig en doelgericht kan vergaderen.

Zeg nou zelf, wie wil dat nu niet: kort, krachtig en doeltreffend vergaderen. De bedenker van de vergaderninja, Marcel van den Berg van productiviteits-en consultancyorganisatie Think Productive, geeft antwoord hoe je dat wordt. Hij legt uit dat er in totaal negen eigenschappen zijn die je tot een vergaderninja maken. Deze komen voort uit de bestseller Zo word je een productiviteits ninja van Graham Alcott.

1.Chill

Een ninja is cool, dodelijk kalm en heeft maar 1 doel voor ogen. Deze eigenschap pas je toe door vooraf goed te bedenken, en via de agenda te communiceren, wat het doel is van de vergadering. Welke deelnemers leveren een (wezenlijke) bijdrage aan dit doel. Dit levert vergaderingen op met aandacht voor focus, waarin iedereen betrokken is zodat ze gezamenlijk het beste werk leveren.

2. Hakt

Niet met de botte bijl maar neemt vlijmscherpe beslissingen. Mocht bij het opstellen van de agenda blijken dat de informatie ook op een andere manier vergaard kan worden, cancel dan deze vergadering. Vergaderingen lijken soms verkapte sociale gelegenheden maar ze zijn natuurlijk bedoeld om beslissingen te nemen, knopen door te hakken. Verspil geen kostbare tijd.

3. Heeft een wapenarsenaal

Een ninja beschikt over een breed wapenarsenaal die hem ondersteunt in zijn strijd tegen het kwaad. Gebruik een vergadertool als Ninja-app om je op een slimme manier te ondersteunen voor, tijdens en na vergaderingen.

4. Heimelijk

De naam ninja is een combinatie van het Japanse kanji “nin”, dat heimelijk betekent en “ja”, dat persoon betekent. Het is een onzichtbare persoon die alles in goede banen leidt. Vaak zijn het de krachtige en rustige leiders die op de achtergrond een positieve invloed hebben op processen. Zo heeft een krachtige voorzitter altijd grip op het vergaderproces.

5. Denkt out-of-the-box

Een aanval uit onverwachte hoek, kunnen anticiperen, snel bijsturen, het zijn allemaal eigenschappen die we kunnen toedichten aan een ninja. Ook in het vergaderproces kun je dit toepassen door niet al te strak regels te volgen. Zo hoeft een teamleider niet per se ook voorzitter te zijn. En is het wel zo belangrijk dat bij elke vergadering het hele team aanwezig is?”

6. Flexibel

Een ninja is zeer behendig, kan zich in allerlei bochten wringen, is agile. Dit stelt hem in staat om zich in elke situatie te weren. Ook vergaderingen lopen niet altijd volgens het boekje. Gemoederen kunnen hoog oplopen en voor je het weet, wijk je af van de agenda. Blijf rustig en parkeer onderwerpen die aandacht verdienen maar niet binnen deze vergadering en plan hiervoor eventueel een nieuwe meeting in.

7. Evalueert

Sluit de vergadering af met duidelijke afspraken over wat deze besluiten zijn en wie welke acties moet opvolgen. Pas als acties concreet vervolg krijgen, heeft de vergadering zin gehad. Net zoals de ninja reflecteert en mediteert over al zijn acties.

8. Goed voorbereid

Ga nooit ten strijde zonder een goed plan. De acties van de ninja zijn altijd doordacht en goed voorbereid. Hetzelfde geldt voor vergaderingen. Zonder een goede voorbereiding zullen vergaderingen weinig succesvol zijn.

9. Geen superhero

In Japanse tekenfilmpjes mogen ninja superhero’s zijn, de vergaderninja is dat niet. Hij verslaat rustig en beheerst de vijand van de informatieoverload die zo kenmerkend is voor een meeting. Het is belangrijk om een vergadercultuur te creëren die uitdagend en inspirerend is en die momentum creëert in plaats van een bron van irritatie, afleiding en weerstand te zijn.

Het kan. Een vergaderninja worden. Door doelen te stellen, informatie te delen, beslissingen te nemen en acties te bepalen. En door de eigenschappen van een ninja toe te passen.

 New Call-to-action

Onderwerp: Papierloos vergaderen

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

ABONNEER OP ONZE BLOG

RECENTE BLOGS