Digitale meetings ondersteunen optimale besluitvorming bij gemeenten

Geschreven door Paul Neefjes op 22 juni, 2016

optimale-besluitvorming-bij-gemeentes-door-digitale-meetings

Besluiten nemen is niet altijd even makkelijk. De meeste organisaties gaan niet over een nacht ijs en dus vergaderen we heel wat af. In bestuurlijke omgevingen gaat dat via een lang en vast patroon. Werk je in een bestuurlijke omgeving, bijvoorbeeld bij een gemeente? Dan weet jij als geen ander dat voorstellen langs veel hiërarchische lagen gaan. Uiteindelijk komen voorstellen, vaak nog op papier, bij het college terecht. En moeten de stukken vervolgens naar commissies en de raad? Dan gaat er pas echt veel tijd en geld in printwerk zitten. Ondertussen is de status van stukken niet altijd duidelijk. Het bestuurlijke besluitvormingsproces kan transparanter en efficiënter verlopen, door papierloos te vergaderen met laptop of iPad. We zetten de voordelen op een rij:

 1. Open en transparant: voor iedereen

Als een organisatie digitaal vergadert, staan alle stukken in de cloud. Ze zijn inzichtelijk voor iedereen die bevoegd is, de stukken in te zien. Zo kunnen zij precies zien welk beleid de organisatie uitstippelt en in welke fase de besluitvormingsprocedure zich bevindt. Doordat de gedeelde informatie altijd volledig en correct is, creëer je een open, transparante organisatie en organisatiecultuur.


2. Minder arbeidsintensief

Het verzamelen van agendastukken en deze kopiëren, verspreiden en archiveren, kost veel tijd en geld. Vergader je digitaal? Dan staan alle stukken gewoon online: medewerkers zijn zelf bevoegd ze toe te voegen en aan te passen. Kopiëren behoort echt tot het verleden. De actiepuntenlijsten en notulen kunnen al tijdens de vergadering worden gemaakt. Dat scheelt een hoop tijd.


3. Sneller, efficiënter en beter vergaderen

Bij digitaal vergaderen behoort inefficiënt gegraaf in stapels papier voorgoed tot het verleden. Net als excuses van mensen die aangeven niet over de juiste stukken te beschikken. Alle argumenten, kanttekeningen, notities, actiepunten, bijlagen en besluiten staan overzichtelijk bij elkaar, gekoppeld aan een agendapunt. Hierdoor is iedereen altijd volledig geïnformeerd, kom je sneller ter zake en zijn de beslissingen beter onderbouwd.


4. Flexibele organisatie

Aangezien alle relevante documenten in de cloud staan, kan iedereen er altijd en overal bij. Op kantoor, tijdens werktijd, maar ook thuis, in de avonduren of het weekend. Je hoeft tenslotte geen stapels papier meer mee te sjouwen. Medewerkers beslissen voortaan zelf waar en wanneer ze hun stukken nalezen of paraferen. Is je organisatie ingericht op flexplekken? Dan komt digitaal vergaderen helemaal van pas!


5. Kosten en milieu besparen

Digitaal vergaderen betekent ook: het einde van het printtijdperk. De arbeidstijd en de kosten die je bespaart op papier, printers en inkt zijn fors. En het milieu is je dankbaar.

Er is een case study geschreven over de ervaringen van de gemeente Utrecht met digitaal vergaderen. Benieuwd hoe zij dat hebben ervaren? Je kunt de case study hier downloaden.

New Call-to-action

Onderwerp: Cases

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

ABONNEER OP ONZE BLOG

RECENTE BLOGS