Doorbreek vergader gewoontes en houd meer tijd over: 3 tips

Geschreven door Paul Neefjes op 25 augustus, 2016

nederland_vergaderland.jpg

Nederland heeft veel goede en leuke tradities. We houden van gezelligheid, Sinterklaas vieren, kroketten uit de muur, haring happen en inmiddels zijn we al weer helemaal gewend aan Koningsdag. Tot zover de goede tradities. Minder goede gewoontes hebben we natuurlijk ook. Neem nou bijvoorbeeld die ellenlange meetings in Nederland. Door onze democratische genen, polderen we maar wat vaak véél langer door dan nodig is.

60 miljard euro per jaar aan vergaderuren

De gemiddelde Nederlandse werknemer zit 6,5 uur per week in meetings en hoe hoger je in de rangorde zit, hoe verder het aantal vergaderuren oploopt. Al dat vergaderen kost ons per jaar in totaal zo’n 60 miljard euro aan vergaderuren. Die 60 miljard is dus nog exclusief voorzieningen zoals de vergaderzaal, horeca en andere externe kosten (bijvoorbeeld reiskosten). Alle reden dus om efficiënter met vergadertijd om te gaan. De volgende tips kunnen ook jouw organisatie helpen, af te rekenen met vergaderingen die te lang duren.

Tip 1: Less is more

De eerste stap naar snellere meetings maak je, door ervoor te zorgen dat je met minder meningen rekening hoeft te houden. Daarom is het belangrijk dat de initiator en de organisator van de meeting kritisch kijken naar het aantal deelnemers dat uitgenodigd wordt. Dat is even wennen misschien (niet alleen voor de organisator, ook voor je collega’s) maar hoe kritischer je omgaat met uitnodigen in het voorbereidingstraject, hoe effectiever je vergadert. Een andere move die je kunt maken om meetings effectiever te maken: nodig bepaalde collega’s alleen voor dat specifieke agendapunt uit, dat relevant voor ze is.

Tip 2: Duidelijke goals

Niet alleen tijdens de vergadering zelf, ook in het voorbereidingstraject valt veel tijd te besparen. Want maar liefst 30 miljard van de hierboven genoemde vergaderuren zit in de voorbereiding van de meeting. Wil je dat jouw collega’s minder voorbereidingstijd nodig hebben, en de vergadertijd zo effectief mogelijk gebruiken? Lever dan een duidelijke agenda aan, mét vergaderdoel in het algemeen, en het liefst ook een concreet doel per agendapunt. Moet er een mening gevormd worden, is de meeting puur ter info, of moet er een besluit genomen worden? Als je collega’s weten wat er van ze verwacht wordt, benutten ze hun tijd effectief en behaal je samen het beste resultaat.

Tip 3: Het Nieuwe Vergaderen

Steeds meer bedrijven stimuleren Het Nieuwe Werken. Logisch, want het is inmiddels heel normaal gebruik te maken van een flexibele schil van professionals. Daarnaast lopen, mede door alle digitale ontwikkelingen, privé- en werktijd steeds meer in elkaar over. Voor Het Nieuwe Werken heb je niet veel nodig. Heb je een goede laptop, een ergonomische stoel, goede IT-tools en snel internet? Dan kun je anytime, any place aan de slag. Voeg je aan deze uitrusting een goede vergadertool toe, dan kunnen jij en je collega’s ook aan de slag met Het Nieuwe Vergaderen: vergaderen vanaf elke gewenste plek. Want waarom zou je elke meeting aan de vergadertafel moeten zitten? Als je face-to-face meetings afwisselt met online meetings, kun je veel reistijd besparen.

Bij het Nieuwe Vergaderen hoort ook een aantal nieuwe vergaderwetten die je helpen nog effectiever te vergaderen. Wil jij betere vergader gewoontes? Download dan hier het e-book ‘De 7 wetten van het nieuwe vergaderen’

New Call-to-action

Onderwerp: Vergader technieken

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

ABONNEER OP ONZE BLOG

RECENTE BLOGS