Help! Ik heb last van FOMO!

Geschreven door Paul Neefjes op 16 september, 2016

FOMO-en-vergaderingen

Nooit van FOMO gehoord? Het is een ‘virus’ waar veel Nederlanders aan lijden: Fear Of Missing Out. Kinderen die tijdens hun vakantie geen of slechte WiFi hebben, kunnen er bijvoorbeeld enorm van in de stress raken. Niets lijkt erger dan vijf minuten offline zijn. Want stel dat je een update mist of even geen Pokémons kunt vangen! Zelf ken je de angst om wat te missen misschien ook wel: je merkt dat je je mail en Facebook wel overdreven vaak checkt, slaapt slecht doordat je geen afstand kunt nemen van de 24/7 stroom aan info, etcetera. Meer weten over FOMO? Bekijk dan deze grappige video van The Ellen Show.


FOMO in de vergaderzaal

FOMO is besmettelijk want veel mensen hebben er niet alleen privé, maar ook op het werk last van. Je merkt het zelfs in de vergaderzaal. Bijvoorbeeld wanneer er te veel deelnemers bij een meeting aanwezig zijn, die geen wezenlijke bijdrage hebben. Vaak zijn dat mensen die vooral bang zijn informatie te missen. Jammer, want als er te veel mensen aan de vergadertafel zitten, vertroebelt het vergaderproces. Met de volgende tips verwijder je FOMO-lijders uit de vergaderzaal. 


Tip 1: Nodig selectief uit

Veel organisatoren van meetings nodigen puur uit gewoonte steeds dezelfde collega’s uit. Terwijl je regelmatig met minder collega’s toe kunt. Dat maakt het vergaderproces effectiever én het bespaart de organisatie veel arbeidstijd. Tijd die nuttiger besteed kan worden. Kijk daarom eens kritisch naar de deelnemerslijst, voordat je de uitnodiging of agenda verstuurt. Wees niet bang voor de gevolgen: de mensen die alleen aanwezig zouden zijn omdat ze aan FOMO lijden, hebben écht wel genoeg aan de notulen.


Tip 2: Durf uit te nodigen voor specifieke agendapunten

Heb je bepaalde collega’s maar voor een deel van de meeting nodig? Dan is het zonde ze de hele meeting aan de vergadertafel te laten zitten. Probeer maar eens het volgende: nodig deze collega’s alleen uit om hun zegje te doen over het specifieke onderwerp waarvoor je ze nodig hebt. Veel efficiënter, toch? Vervolgens stuur je ze achteraf de notulen van de hele meeting. Wedden dat ze niets belangrijks missen?


Tip 3: Maak lange meetings overbodig

Je ziet het regelmatig gebeuren: collega’s die aanschuiven in meetings omdat ze denken dat bepaalde info weleens relevant zou kunnen zijn. Maar zeker weten doen ze dat niet. Weer zo’n typisch gevalletje van FOMO. Als mensen beter weten wat er speelt, bijvoorbeeld met het oog op een bepaald project, hebben ze minder behoefte ‘voor alle zekerheid’ aan te schuiven. Bied je collega’s daarom voldoende mogelijkheden om informatie op andere plekken te delen. Bijvoorbeeld via social intranet, via online (project)groepen of met snelle dagelijkse SCRUM-meetings. Vragen en updates kunnen zo sneller worden gedeeld en het voorkomt lange wekelijkse meetings met te veel collega’s. Je zult zien dat de behoefte om ‘live’ te vergaderen zo ook flink afneemt.

Wil je meer tips die jou en je collega’s helpen zo effectief mogelijk te vergaderen? Download dan deze checklist.

New Call-to-action

Onderwerp: Meeting trends

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

ABONNEER OP ONZE BLOG

RECENTE BLOGS