High speed notuleren: 6 handige tips

Geschreven door Paul Neefjes op 09 mei, 2016

leer snel notuleren

Stel je toch eens voor: nooit meer notuleren… Heerlijk! Helaas: we moeten je wakker schudden uit deze mooie droom. Notuleren is en blijft een must. Jij weet als geen ander dat goede notulen, mét een besluiten- en actielijst, ervoor zorgen dat de volgende meeting soepeltjes verloopt. We kunnen de notulen dus niet de wereld uithelpen, maar met de volgende tips notuleer je wel een stuk sneller!

6 tips om efficiënt te notuleren

 

Tip 1: Duidelijke agenda

Met een duidelijke agenda van de meeting maak jij je leven een stuk eenvoudiger. Het bespaart je zoveel heisa! Want: als iedereen weet wat de doelstelling van een agendapunt is en weet hoeveel tijd er aan besteed mag worden, communiceert dat een stuk duidelijker. En hoe concreter de discussie, hoe makkelijker jij de notulen maakt!

Tip 2: Veel onbekenden? Maak een plattegrondje

Zit je in een meeting met veel nieuwe gezichten? Maak dan van tevoren een plattegrondje, zodat je kunt mee typen met de discussie en snel weet wie wat zegt. Zo blijf je betrokken en hoef je achteraf niet te denken: “Uuh? Wie zei dat ook al weer? Marijke of Ans?”

Tip 3: Durf te vragen

Loopt de structuur van de meeting ondanks jouw goede voorbereidingen toch in de soep? Is het onduidelijk wat er nu écht is besloten? Durf dan bij te sturen of vraag om een toelichting! Dat komt de concrete resultaten van de meeting alleen maar ten goede!

Tip 4: Dubbele rol? Dubbele voorbereiding!

De moderne secretaresse is geen rechterhand van de manager, maar co-manager. En dus kan het gebeuren dat je niet alleen notuleert, maar ook deelneemt aan de vergadering. Is dat het geval? Bereid je dan grondig voor, want het is verdraaid lastig tegelijkertijd te notuleren en te vergaderen. Zorg daarom dat je je argumenten op een rijtje hebt. Heb je een groot aandeel in de meeting? Draag je rol als notulist bij ‘jouw’ agendapunt dan even over aan een collega.

Tip 5: Vergader digitaal

We vergaderen om besluiten te nemen en actiepunten te definiëren. Dus is het super handig als je die actiepunten en besluiten direct bij een agendapunt kunt registeren. Dat kan als je digitaal vergadert: je geeft automatisch kenmerken mee aan actiepunten en besluiten. Dat scheelt je veel notuleertijd tijdens de meeting, maar ook daarna: je verstuurt de notulen veel sneller. Willen je collega’s of jij snel een overzicht van alle actiepunten? Van alle besluiten per onderwerp, dossier, vergadering of verantwoordelijke? Geen punt, dat overzicht heb je met één druk op de knop.

Tip 6: Stel niet uit …

Wacht niet te lang met het uitwerken van de notulen. Hoe sneller je eraan begint, hoe verser de vergadering nog in je geheugen zit. Lees daarom zo snel mogelijk je notities door, en breng een heldere structuur aan. Kom je vage zinnen tegen? Nu weet je de context nog en kun je ze makkelijk herschrijven.

New Call-to-action

 

Onderwerp: Vergader technieken

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

ABONNEER OP ONZE BLOG

RECENTE BLOGS