In 5 stappen naar lean meetings

Geschreven door Paul Neefjes op 29 augustus, 2017

Blog 2e augustus.png

In 5 stappen naar lean meetings

Lean vergaderen hoeft helemaal niet complex te zijn en heeft duidelijk voordelen boven traditioneel vergaderen. Wij hebben een stappenplan gemaakt om je te helpen sneller, slimmer en succesvoller te vergaderen. Het zijn kleine aanpassingen, die een groot verschil vermaken. De ideale shortcut!

Stap 1. Communicatie & Draagvlak

Het klinkt bijna kinderlijk eenvoudig, maar blijkt in de praktijk nog altijd een uitdaging. Goede communicatie is een voorwaarde voor succes. Vertel je collega’s waarom digitaal vergaderen lean is, wat de voordelen zijn als je lean vergadert en de nadelen van een traditionele werkwijze. Overtuig hen van het gemak, dan kun je ongetwijfeld op begrip rekenen.

En zijn je collega’s écht enthousiast? Nodig hen dan uit om als eerste een kijkje in de digitale omgeving te nemen. Profiteer van deze zogenaamde ‘early adoptors’ en maak ze tot jouw promotors voor papierloos vergaderen. Zorg er bijvoorbeeld voor dat zij als eerste kunnen testen. Laat ze daarna hun ervaringen delen, bijvoorbeeld in een personeelsmeeting of interne nieuwsbrief. Zij happy, jij happy.

Stap 2. ICT-randvoorwaarden

Voor stap 2 moet je met je ICT-collega’s aan tafel. Om de software voor lean vergaderen te gebruiken is een tablet of eventueel een laptop nodig. En dus is de vraag: op welk device(s) gaan jullie vergaderen? En wat doe je, als collega’s een andere voorkeur hebben? Of hun eigen device willen gebruiken? Ook moet je nadenken over dataopslag. Komt alle 'vergaderdata' in de cloud of wordt daarnaast gebruikgemaakt van lokale opslag? Verder mag een stabiele internetverbinding in jullie vergaderzalen natuurlijk niet ontbreken. Hoewel een goede digitale vergaderoplossing ook zonder internetverbinding de juiste documenten kan tonen.

Stap 3. Selectie van de applicatie

De volgende stap is het selecteren van een applicatie waarmee jouw organisatie digitaal kan vergaderen. Dat vraagt om een weloverwogen keuze. Je wilt een aantrekkelijk tarief, een hoge kwaliteit en goede integratiemogelijkheden. Zoeken, vergelijken en vragen stellen. Voor de applicatie die het beste past bij jouw organisatie ga je niet over één nacht ijs. En dat is maar goed ook, want waarom zou je genoegen nemen met minder als er voldoende alternatieven zijn? Een selectietraject kost tijd, maar vervolgens weet je dat je de komende jaren goed zit. Betrek je collega’s van de ICT-afdeling bij het selectietraject.

Neem daarbij de volgende criteria mee:

• Gebruiksgemak
• Integratie met andere tools
• Beschikbaarheid
• Ondersteuning
• Passend in de bestaande infrastructuur

Stap 4. Implementatie

Na de voorbereiding (en aankondiging) is het tijd om de lean vergaderwerkwijze te implementeren in de organisatie. Een belangrijke succesfactor is om te beginnen met een gezamenlijke introductiemeeting over digitaal vergaderen. Een uitleg over het nieuwe digitale proces en vragen(v)uurtje helpt om de betrokkenen snel up & running te krijgen. In praktijk neemt dit niet meer dan een halve dag in beslag.

Daarna is het tijd om te implementeren, experimenteren en te leren. Je zult nieuwe uitdagingen het hoofd moeten bieden. Bespreek regelmatig de effectiviteit met elkaar en wees kritisch op hoe lean de digitale vergaderwerkwijze uitpakt. En dan komt het aan op het vermogen om als team continu het proces te optimaliseren.

Stap 5. Borgen en blijven verbeteren

Een lean vergaderwerkwijze is geen rocket science. Hoe komt het dan dat nog steeds 80% van de implementaties mislukt? Wordt er dan helemaal geen resultaat geboekt? Jawel, en daarin schuilt juist het gevaar. Na de eerste zichtbare verbeteringen zakt het resultaat vaak terug. Het nieuwtje is er af. Terwijl het dan juist aankomt op aandacht.

Digitaal vergaderen zorgt voor een schat aan informatie die je kunt delen met de organisatie:

  • minder verspilling,
  • tijdswinst,
  • kostenreductie,
  • werkplezier,
  • milieuverbetering 

Borg het lean gedachtegoed in de organisatie. Het delen van de eerste resultaten vergroot het bewustzijn, stimuleert méér collega’s lean te werken en wakkert continu verbetering aan.

Aan de slag.

Als je via deze stappen digitaal vergaderen in jouw organisatie implementeert, kun je snel en zonder risico’s aan de slag. Download hiervoor onze handige infographic.

 New Call-to-action

Onderwerp: Papierloos vergaderen

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

ABONNEER OP ONZE BLOG

RECENTE BLOGS