Maak kennis met de nieuwe vergaderaar

Geschreven door Paul Neefjes op 11 mei, 2017

Blog 11 mei.png

Maak kennis met de nieuwe vergaderaar

Geen gesjouw meer met een loodzware aktentas onder de arm, maar in vederlichte tred met je tablet naar de volgende meeting. Nooit meer zoeken naar vergaderdocumenten en 24/7 op de hoogte zijn van alle actiepunten en besluiten. Klinkt dit als muziek in je oren? Maak dan kennis met de moderne vergaderaar.

Maak kennis met de nieuwe vergaderaar

Geen gesjouw meer met een loodzware aktentas onder de arm, maar in vederlichte tred met je tablet naar de volgende meeting. Nooit meer zoeken naar vergaderdocumenten en 24/7 op de hoogte zijn van alle actiepunten en besluiten. Klinkt dit als muziek in je oren? Maak dan kennis met de moderne vergaderaar.

Vergadert anno 2017

Het Nieuwe Werken is inmiddels een populaire term en veel organisaties hebben de nieuwe methode inmiddels omarmt. Maar het gekke is dat we anno 2017 wel digitaal werken maar nog steeds vergaderen alsof het 1980 is. Denk er maar eens over na. Computers gebruiken we al voor het werk en mail, dus waarom niet in het vergaderproces? De nieuwe vergaderaar heeft allang begrepen dat er veel winst is te behalen door over te stappen van het oude vergaderen (met papieren stukken) op het nieuwe vergaderen (digitaal vergaderen).

Vergadert met een tablet

De nieuwe vergaderaar is bijzonder lean. Wellicht niet van lijf en leden maar wel als het gaat om de processen rondom vergaderen. De lean principes vanuit het management worden hier toegepast door een digitale vergadertool te gebruiken. Dit betekent dat de dikke stapels vergaderdocumenten plaats maken voor een slanke tablet.

Nu zal je wellicht denken dat hiermee vooral de papierberg slinkt. Dat klopt ook, want met digitaal vergaderen, ook wel papierloos vergaderen genoemd, kun je veel papier en inkt besparen. Maar de grootste besparing zit ‘m in tijd. En we weten allemaal dat tijd, geld is.

Vergadert staand

De nieuwe vergaderaar heeft de vergadertafel inmiddels vervangen door een sta-tafel. En dat is niet zonder reden. Uit het onderzoek ‘The Effect of Stand-Up and Sit-Down Meetings Formats on Meeting Outcomes’ blijkt namelijk dat een ‘stand up meeting’ 34% sneller gaat dan een ‘sit down meeting’. Bovendien is te veel zitten niet goed voor je gezondheid.  Epidemioloog Hidde van der Ploeg van het VU Medisch Centrum heeft deze aanname onderzocht en kwam tot de conclusie dat mensen die 2-5 uur per dag staan 10% langer leven dan mensen die minder dan 2 uur staan.  Tel eens op hoeveel uren jij staat? En hoeveel je zittend vergadert? En hoeveel verschil staande vergaderingen dus zouden maken?

Vergadert ook wel eens niet

De nieuwe vergaderaar is wars van vergaderen om het vergaderen. Meetings moeten geen doel op zich worden. Telkens weegt de nieuwe vergaderaar af of hij een bijdrage kan leveren ‘in person’ of dat hij wellicht ook op een andere wijze een bijdrage kan leveren aan de discussie.

Volgt de 7 wetten van het nieuwe vergaderen

Wat de nieuwe vergaderaar doet is nauwkeurig de wetten van het nieuwe vergaderen volgen. Hij wil geen kostbare tijd en energie verspillen aan een inefficiënt proces en wil vergaderen inzetten zoals het oorspronkelijk is bedoeld. Een democratisch proces waarin duidelijke besluiten worden genomen.

De 7 voordelen van papierloos vergaderen

Onderwerp: Papierloos vergaderen

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

ABONNEER OP ONZE BLOG

RECENTE BLOGS