Maak korte metten met oude vergaderwetten!

Geschreven door Paul Neefjes op 24 november, 2016

het-nieuwe-vergaderen

Heeft jouw werkgever ‘Het Nieuwe Werken’ al helemaal omarmd? In organisaties die écht serieus omgaan met Het Nieuwe Werken, werk je wanneer én waar je maar wilt. Vanaf een thuiswerkplek, bij een opdrachtgever of in een café, ’s ochtends vroeg of ’s avonds laat, het maakt niet uit. Zolang de medewerkers hun werk maar volgens afspraak opleveren, is er geen vuiltje aan de lucht. Steeds meer kantoren zijn dan ook ingericht op basis van een maximum aantal vaste werkplekken. De rest bestaat uit flexplekken.


Nieuwe Vergaderwetten

Zijn jij en je collega’s al zijn gewend aan Het Nieuwe Werken? Waarom zou je dan eigenlijk nog op de oude manier vergaderen? Is het bijvoorbeeld wel echt nodig dat iedereen braaf bij die wekelijkse meeting aanschuift? Ook als je elkaar eigenlijk niet veel nieuws te vertellen hebt? Vraag het je maar eens af… Misschien is het tijd om een frisse wind door jullie vergaderroutine te laten waaien! Dat kan met de Nieuwe Vergaderwetten:


Vergaderwet 1: Start met een dubbelcheck

Zodra jouw manager je vraagt een meeting te organiseren, gaan je alarmbellen af. Want: is deze meeting wel nodig? Zo’n dubbelcheck kan veel tijd opleveren. Waarom zou je dure werktijd besteden aan vergaderen, als er eigenlijk nauwelijks agendapunten zijn? Schiet jij nu in de stress, want: “hoe moet dat dan met die wekelijkse meeting op dinsdagochtend?” Welkom in de 21ste eeuw! Er geldt een nieuwe regel: vergader alleen als er voldoende agendapunten zijn. Exit werkoverleggen omdat ze nu eenmaal zijn gepland! Kijk op tijd of er voldoende punten op de agenda staan. Zijn die er niet? Dan annuleer je de meeting. Wel zo efficiënt.


Vergaderwet 2: Timing is k(ill)ing

Wil je effectief vergaderen? Houd dan de klok in de gaten. Dat betekent: op tijd beginnen én op tijd eindigen. Is diezelfde collega nu wéér te laat komen opdraven of te laat ingelogd? Dan wordt hij na de meeting door de voorzitter aangesproken op z’n gedrag. Minstens zo belangrijk: op tijd een eind breien aan de meeting. Als je per agendapunt een maximum bespreektijd vastlegt, wordt dat een stuk eenvoudiger.


Vergaderwet 3: Less is more

Vind je dat je te veel mensen moet uitnodigen voor een meeting? Ga dan eens met de initiator om tafel zitten en neem de lijst kritisch door. Het is namelijk heel ineffectief als je met te veel mensen vergadert. De variatie aan meningen is te groot en hoe meer mensen door elkaar praten, hoe minder er uiteindelijk wordt besloten en gedaan. Grote kans dat jij je doel sneller bereikt met minder aanwezigen.


Alle 7 vergaderwetten

Er zijn nog vier andere vergaderwetten. Die wil jij natuurlijk lezen! Geen punt, je kunt ze hier downloaden.

New Call-to-action

Onderwerp: Vergadertrends

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

ABONNEER OP ONZE BLOG

RECENTE BLOGS