Ontdek 5 voordelen van papierloos vergaderen

Geschreven door Paul Neefjes op 16 mei, 2017

Eigenlijk is het best vreemd …. We zijn de laatste decennia meer online gaan communiceren: niet alleen e-mailen we heel wat af en zijn we steeds meer online, ook geprinte media lijkt te verdwijnen. Of ze blijven voortbestaan maar dan in afgeslankte vorm met een online editie. Een ontwikkeling die past bij deze tijd. Toch verbruiken vreemd genoeg nog veel organisaties bossen vol bomen doordat alle vergaderingen op de traditionele manier georganiseerd en vergaderstukken nog volop geprint worden. Dat staat haaks op de online realiteit en kan makkelijker en beter!

Blog 16 mei.png

Overtuig je manager

Als je regelmatig vergaderingen voorbereidt op de ‘traditionele manier’, weet je als geen ander dat er bergen papier en aanzienlijke hoeveelheden toner doorheen gaan. En dan hebben we het nog niet eens over de vele arbeidsuren die ermee gemoeid zijn.  Dat kan anders. Is in jullie organisatie de term ‘papierloos vergaderen’ al gevallen? Papierloze vergaderingen lijken misschien een hele omslag, maar niets is minder waar. En het levert veel voordelen op. Zoveel voordelen dat ook die manager waarvan jij denkt dat hij tegen zal stemmen, om zal gaan. Hier kort op een rij vijf bewezen voordelen van papierloos vergaderen.

Voordeel 1: papierloos vergaderen bespaart tijd

De oplossing is volledig digitaal en eenvoudig te beheren, er komt geen papier aan te pas. Dit scheelt aanzienlijk in de voorbereiding en afhandeling van de vergadering.  Gemiddeld is de tijdsbesparing 70 %! Een voorbeeld? Vanuit een centrale omgeving plan je vergaderingen, maak je agenda’s, voeg je de stukken toe en verdeelt dit over de deelnemers. Wijzigingen (ook last-minute) zijn met een druk op de knop aangepast en iedereen heeft tegelijkertijd de actuele vergaderdocumenten tot zijn beschikking.

Voordeel 2: papierloos vergaderen is efficiënt

Vergaderen is ook het ordenen, mailen en lezen van documenten en natuurlijk het maken van afspraken en besluiten. Als je papierloos vergadert, wordt dit hele proces een stuk efficiënter. De stapel papieren die je normaal gesproken door moet spitten, maakt plaats voor een tablet of laptop. Hierdoor kun je snel notulen, actiepunten en besluiten vastleggen. En heb je de status van afspraken en actiepunten helder voor ogen.

Voordeel 3: papierloos vergaderen bespaart kosten

Door over te stappen op papierloos vergaderen, bespaar je niet alleen papier maar ook kostbare tijd. De vergaderingen worden korter en als je met een aantal ‘dure’ managers bij elkaar zit, levert elke minuut tijdsbesparing behoorlijk wat op.

Voordeel 4: papierloos vergaderen maakt de documentenstroom beheersbaar

Bij papierloos vergaderen wordt het beheer van de documenten centraal geregeld. Alle informatie rondom een vergadering kun je beheersen. Daarmee houd je de documentenstroom under control.

Voordeel 5: papierloos vergaderen is veilig

Bij papierloos vergaderen staat veiligheid voorop. Als specialist op het gebied van papierloos vergaderen houden wij ons natuurlijk continu bezig met security. Daarom draait onze server in een omgeving die ISO 27.001 gecertificeerd is en leveren we een optimaal authenticatieproces: ook two-way.

Zo wordt de cloud een kluis, hoef jij je nergens zorgen over te maken en voldoe je ook nog aan de eisen van de wet. 

Nog meer voordelen in ons e-book

Er zijn nog meer voordelen te benoemen. Deze vind je terug in ons e-book. Het geeft je argumenten in handen om papierloos vergaderen bij je manager en/of collega’s aan te kaarten. Wie weet wordt er over een tijdje in je organisatie alleen nog maar een tablet en een laptop gebruikt voor alle vergaderstukken. En behoort het niet beschikken over de actuele versie van vergaderstukken tot het verleden.

Download de 5 vergadertrends!

Onderwerp: Papierloos vergaderen

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

ABONNEER OP ONZE BLOG

RECENTE BLOGS