Ontdek hier vergaderhack 1,2,3 en 4

Geschreven door Paul Neefjes op 19 december, 2017

Ontdek hier vergaderhack 1,2,3 en 4.png 

Ontdek hier vergaderhack 1,2,3 en 4

‘Lifehacking’ is inmiddels razend populair en wordt overal toegepast. Oorspronkelijk komt de term uit de IT-wereld waar lifehacking tot doel heeft om bepaalde taken te vereenvoudigen of te automatiseren. Tegenwoordig wordt lifehacking gezien als een verzamelnaam voor alle creatieve sluiproutes om iets slimmer te doen in minder tijd. En dus zijn er ook vergaderhacks. Het resultaat? Dat jij met vergaderhacks sneller, beter en efficiënter kunt vergaderen.

Hack # 1 Focus, focus, focus

Waarom?
De sleutel tot een efficiënte vergadering is om focus te behouden. Dat betekent dat jij je niet laten afleiden door allerlei zijwegen zoals nieuwe onderwerpen die niet op de agenda staan en waardoor de vergadering onnodig vertraging oploopt. De focus is erop gericht om de geagendeerde onderwerpen te bespreken en hierover besluiten te nemen.

Hoe doe je dat?
Een strikte agenda met onderwerpen en bijbehorende tijdslimiet geeft de vergadering houvast en verbetert de focus. Zorg ervoor dat de agenda ruim van tevoren naar de deelnemers wordt verspreid zodat men zich goed kan voorbereiden en dat de voorzitter de agenda en tijden zorgvuldig bewaakt.

Hack # 2 Voorkom digital hoarding

Waarom?
Wist je dat we gemiddeld één werkdag per week besteden aan het zoeken en reproduceren van documenten? En dan hebben we het niet alleen over fysieke documenten. Er bestaat namelijk zoiets als ‘digital hoarding’ waarbij online onnodig informatie op verschillende plekken (en dus vaak dubbel) wordt opgeslagen. Het is dus belangrijk om op de juiste manier te digitaliseren.

Hoe doe je dat?
Om grip op alle vergaderdocumenten te houden, is het belangrijk dat je ze op een vaste centrale plek bewaart. Met de handige iBabs vergaderapp kun je jouw tablet gebruiken als vergaderdossier waar agenda’s, notulen, actiepunten, besluiten, notities en dossiers terug te vinden zijn. Wanneer een agenda of stuk wordt aangepast dan wordt het document automatisch vernieuwd. Hierdoor zijn er geen verschillende versies in omloop.

Hack # 3 Maak slim gebruik van technologie

Waarom?
Weg met die zware aktentassen vol vergaderdocumenten en ouderwetse archiefkasten! Maak slim gebruik van de technologie die nu al voorhanden is. Binnen de kantooromgeving hebben computers immers al decennia een centrale plek ingenomen. Waarom maken we hiervan nog niet optimaal gebruik in de vergaderzaal?

Hoe doe je dat?

Laptops, tablets, smartphones; ze maken ons werkende leven een stuk eenvoudiger. Met een vergaderapp wordt vergaderen efficiënter en verloopt het proces transparanter, doordat documenten makkelijker digitaal geraadpleegd, bewerkt, gedeeld en teruggevonden kunnen worden. Je hebt te allen tijde toegang tot je vergaderdocumenten waardoor de voorbereiding op een vergadering tijd en plaats onafhankelijk is.

Hack # 4 Ga niet zitten maar staan

Waarom? 
Het standaardbeeld van een vergadering is een lange tafel met tien zeer comfortabele bureaustoelen. We gaan zitten en komen er de eerste twee uur niet meer uit. Herkenbaar? Zitten maakt lui waardoor het gevaar dreigt dat meetings nog langer gaan duren. Bovendien weten we inmiddels dat te veel zitten niet bevorderlijk is voor je gezondheid.

Hoe doe je dat?
Vervang de vergadertafel door een statafel of ga eens wandelend vergaderen. Overigens wordt staand vergaderen steeds gebruikelijker. In 1999 concludeerde onderzoekers aan de Universiteit van Missouri al, dat staande vergaderingen gemiddeld 34% korter duren dan zittende vergaderingen. In die kortere tijd leveren ze echter wel dezelfde hoeveelheid oplossingen en besluiten op.

Ontdek alle vergaderhacks
Met vergaderhacks kun je sneller, beter en efficiënter vergaderen. Ontdek de overige drie hacks in onze infographic die je hieronder kunt downloaden.

 New Call-to-action

Onderwerp: Papierloos vergaderen

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

ABONNEER OP ONZE BLOG

RECENTE BLOGS