Over vergaderen en de wetten van Klets
De eerste werkweken na de zomervakantie zijn weer achter de rug. Inclusief files en vergaderingen. Beide worden vaak beschouwd als tijdverspilling. En dat is niet zo gek, want gemiddeld staan we 39 uur per jaar in de file, en spenderen we 300 uur per jaar (per medewerker!) in vergaderingen. Geen wonder dat we vaak verzuchten dat vergaderingen te lang duren. Hoe dat komt? Door de 5 wetten van Klets. Oorspronkelijk zijn deze wetten toegeschreven aan de bestuurskundige Pieter Tops, maar het was Ton Jacobs, oud-wethouder van Delft, die de eerste 2 wetten formuleerde. Later is het ‘wetboek’ uitgebreid met nog drie wetten door Luc Greven.
Wet # 1. De eerste wet van Klets houdt in dat er stilzwijgend overeenstemming is dat de vergadering wordt volgekletst zonder dat de onderwerpen daartoe aanleiding geven. Of anders gezegd; als we de tijd hebben dan nemen we die ook. Maar hebben we die niet en zijn er andere meer dringende zaken zoals het afstuderen van je kind of een belangrijke sportwedstrijd, zijn we sneller klaar met de meeting.
Wet # 2. De tweede wet van Klets houdt in dat deelnemers bij vrijwel elk agendapunt het woord willen voeren, ook al voegt dat aan de gedachtewisseling niets toe. Blijkbaar vinden we dat we altijd ons centje moeten bijdragen om de aanwezigheid in de vergadering te kunnen verantwoorden.
Wet # 3. De derde wet sluit hier direct op aan. Vaak wordt er meer tijd besteed aan ‘populaire’ en op de agenda terugkerende punten. Terwijl de meer complexere punten, punten waarover een besluit moet worden, ondergesneeuwd raakt.
Wet # 4. Wet vier sluit aan op wet nummer een. Als de tijdsdruk hoog is, kunnen we blijkbaar prima kernachtig formuleren. Vaak gebeurt dat in het laatste kwartier van de vergadering.
Wet # 5. De laatste wet is een oude bekende. Een goede voorbereiding is het halve werk. Hoe beter de voorzitter en de deelnemers de vergadering voorbereiden, hoe overzichtelijker de agenda is, des te minder tijd zal de zitting in beslag nemen.
Veel vergaderaars zullen zich herkennen in de wetten van Klets. Maar wat kun je er nu aan doen? Hierbij een drietal vergadertips
Vergadertip # 1. Geen notulen maar een actie en besluitenlijst
Het is niet altijd noodzakelijk om een uitgebreid verslag te doen van een meeting. Uiteindelijk is het van belang dat je weet wat de follow up is van de vergadering. En die komt samen in de actie- en besluitenlijst. Stuur deze lijst ook zo snel mogelijk rond zodat alles nog vers in het geheugen zit.
Vergadertip #2. Laat W.V.T.T.K. vervallen
Van origine biedt Wat Verder Ter Tafel Komt de mogelijkheid bespreekpunten in te brengen, die niet op de agenda staan. De voorzitter zet ze dan op de parkeerplaats van WVTTK. Helaas wordt WVTTK in de praktijk maar wat vaak gebruikt om discussies die tijdens de meetings ontstonden, nieuw leven in te blazen. En zo wordt WVTTK vaak de recycle-plek van de meeting.
Vergadertip # 3. Vergader eens een keer niet
Vergaderingen helemaal schrappen is een utopie, maar het is wel een goed idee om eerst te beoordelen of een vergadering echt nodig is. In een vergadering moeten besluiten worden genomen, maar ze worden te vaak misbruikt om informatie uit te wisselen. Dat kan ook op een andere manier, bijvoorbeeld via de e-mail of in een onderonsje bij de koffieautomaat.
