Papier in de meeting schrappen in maar 6 stappen

Geschreven door Paul Neefjes op 14 juli, 2016

papierloos-vergaderen.jpg

De vakantie komt eraan en je hebt best zin in iets meer tijd voor jezelf… Het laatste waar je behoefte aan hebt is stress. Toch gooien die wekelijks terugkerende vergaderingen regelmatig roet in het eten. Weer iemand die op de valreep een aangepast stuk mailt, terwijl je net alles had geprint. En er is altijd wel een collega die z’n spullen niet op orde heeft, waardoor de vergadering onnodig lang duurt….. het kan ook anders! Ga lekker papierloos vergaderen. Wel zo relaxt! Met de onderstaande stappen is ook het implementeren een fluitje van een cent!


Bij papierloos vergaderen staan alle vergaderstukken in de cloud. Stukken uploaden, wijzigen of paraferen: dat doet iedereen zelf. Waar en wanneer ze maar willen. Tijdens de vergaderingen raadplegen je collega’s de meest recente vergaderdocumenten op hun device. Geen geklaag meer over ontbrekende stukken. Geen gegraaf in stapels papier. Nooit meer printen! Hoe fijn is dat? Alles staat keurig gerangschikt per agendapunt en eventuele aantekeningen plaats je er gewoon bij. Notuleren? Dat doe je grotendeels tijdens de vergadering zelf. Met de volgende tips houd jij tijd over voor ander werk.


Stap 1 – Laat de voordelen zien

Mensen willen nogal eens dwarsliggen bij veranderingen, want: ‘Wij doen het altijd zo en het gaat toch goed!?’ Het is dus zaak dat je de voordelen van papierloze meetings goed zichtbaar maakt: de ‘what’s-in-it-for-me’-factoren. Geef je collega’s ook inspraak. Als ze zich betrokken voelen en zich realiseren dat zij er zelf beter van worden, willen ze graag de stap zetten.


Stap 2 - Zorg voor goede randvoorwaarden

Als je wilt dat papierloos vergaderen een succes wordt, moeten de technische randvoorwaarden perfect op orde zijn. Ga dus met je ICT-collega’s om tafel zitten. Welke devices gaan jullie gebruiken? Voor welke dataopslag kiezen jullie? Is de internetverbinding voldoende stabiel? Hoe zorg je dat je ook offline nog kunt functioneren?


Stap 3 – Kies de juiste vergadertool

Vergadertools zijn er in vele soorten en maten. Kies een tool die past bij jullie functionele wensen, eisen en budget. Gebruiksgemak, beschikbaarheid, ondersteuning, integratie met andere tools, de snelheid waarmee het kan worden ingevoerd: het zijn allemaal elementen om over na te denken.


Stap 4 – Stimuleer enthousiastelingen

De nieuwste toys en laatste gadgets. Heb jij van die collega’s die altijd vooroplopen en daar razend enthousiast over zijn? Profiteer daarvan en zet ze in! Vraag ze de vergadertool te testen, hun ervaringen te delen en anderen te stimuleren ook digitaal te vergaderen.


Stap 5 – Een goede planning is het halve werk

Zorg voor een duidelijk implementatietraject, dat bestaat uit de volgende fases

1. Introduceer papierloos vergaderen eerst in één of twee overlegorganen
2. Zorg dat alle deelnemers zijn getraind of zorg voor een train-the-trainer traject
3. Laat iedereen tegelijkertijd starten met papierloos vergaderen


Stap 6 – You did it!

Jullie vergaderen papierloos! Appeltje – eitje, toch?

Wil jij de eerste stap maken om papierloos te gaan vergaderen? Download dan deze infographic om het stappenplan nog even heel visueel inzichtelijk te hebben.

Infographic stappenplan papierloos vergaderen

Onderwerp: Papierloos vergaderen

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

ABONNEER OP ONZE BLOG

RECENTE BLOGS