Papierloos vergaderen: iedereen zijn eigen tools

Geschreven door Paul Neefjes op 29 april, 2016

papierloos-vergaderen-in-5-stappen.png

Veel organisaties die het papierloze kantoor, het Nieuwe Werken of effectief werken hoog op de prioriteitenlijst hebben staan, willen met een digitale vergadertool aan de slag. Het is geen geheim dat er diverse manieren zijn om zelf zo’n tool te bouwen, bijvoorbeeld met SharePoint. Je kunt er documenten mee delen, aantekeningen maken en overzichten samenstellen. Toch vraagt optimaal papierloos vergaderen om meer functionaliteiten. Dat zal ook de reden zijn, dat wij regelmatig de vraag krijgen: “Wat is nou écht het verschil tussen iBabs en SharePoint”? Wij zien dat als volgt:



1. Duidelijke overzichten per actiepunt/besluit

We vergaderen natuurlijk om besluiten te nemen en actiepunten te definiëren. Hoe handig is het dan als je de optie hebt, actiepunten en besluiten direct bij een agendapunt te registeren? Dan kan met iBabs. Je geeft automatisch kenmerken (metadata) mee aan actiepunten en besluiten. Wil je snel een overzicht van alle actiepunten of besluiten per onderwerp, dossier, vergadering, verantwoordelijke of vergadergremium (bijvoorbeeld MT)? Geen punt, dat overzicht heb je met één druk op de knop. Werk je met SharePoint? Dan moet je zelf deze kenmerken bedenken en de relatie hiertussen is vervolgens niet makkelijk te analyseren.


2. Eenvoudige interface

Met iBabs heeft de vergaderdeelnemer het gemak van een app waarin alle vergaderingen, vergaderpunten en documenten overzichtelijk zijn weergegeven. En dat allemaal via een eenvoudige interface. Wil je digitaal vergaderen met SharePoint? Dan blijf je via een browser naar de SharePoint-site kijken.


3. Rechtenstructuur

Als je digitaal vergadert, moet de veiligheid van de documenten gewaarborgd zijn. Want je moet er niet aan denken, dat vergaderinfo uitlekt. Daarom wil je voor iedere vergadering natuurlijk alleen de betrokkenen inzicht geven in de vergaderdocumenten. Dát is met iBabs zo geregeld. In iBabs zit een standaard rechtenstructuur, die afgestemd is op de vergadertijger. Ook heel handig: de deelnemers kunnen documenten en vergaderingen vanuit Outlook, rechtstreeks inschieten in iBabs. Kies je voor SharePoint? Dan moet je zelf een rechtenstructuur bedenken die dekkend is voor alle vergaderingen.


4. Controle over gewijzigde documenten

Wanneer je in SharePoint met meerdere collega’s aan een document werkt, pas je het document direct aan. Dat is perfect als je samenwerkt in een document. Maar het is lastig om onderscheid te maken tussen de aantekeningen die je voor je zelf wilt houden, en de notes die je wilt delen. Met iBabs heb je de keus om per document aantekeningen te delen. Je past het document niet aan, maar maakt er eerst aantekeningen in. Daarna wijzigt de eigenaar het document naar eigen inzicht. Zo houd je eenvoudig controle over alle input en is één persoon verantwoordelijk voor de laatste versie.


5. Offline vergaderen

Moet je vergaderen in een ruimte zonder internet? Of is die er wel, maar valt de verbinding weg? Dan is het lastig vergaderen, als je documenten in de cloud staan. Vergader je met iBabs? Dan heb je geen internetverbinding nodig. Dat vergadert wel zo flexibel!

Onze tip: wil je optimaal werken? Gebruik dan SharePoint voor het creëren van stukken (collaboration) en eventueel de archivering, en iBabs voor het bestuurlijke proces over de gegenereerde vergaderstukken. Veel van onze klanten gebruiken beide tools!
De 7 voordelen van papierloos vergaderen

Onderwerp: Papierloos vergaderen

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

ABONNEER OP ONZE BLOG

RECENTE BLOGS