Papierloos vergaderen? Zo overtuig je jouw manager!

Geschreven door Paul Neefjes op 23 februari, 2016

hoe-overtuig-je-jouw-baas-om-papierloos-te-vergaderen

Als rechter- én linkerhand van je manager houd je continu veel ballen in de lucht. Je werkdag is meer dan gevuld. Je neemt werk uit handen, denkt vooruit en regelt en plant heel wat af. Kortom, je ontzorgt je manager of team aan een stuk door. Elke minuut tijdsbesparing is dan welkom, toch? Hoe fijn zou het zijn, als je al het werk rondom meetings sneller zou kunnen doen? Met een tool voor papierloze vergaderingen maak jij van deze droom werkelijkheid.

Tijdsbesparing

Had je nog niet eerder van digitale meetings gehoord? Dan heb je er misschien geen duidelijk beeld bij. Picture this: werken jullie nu nog met papieren vergaderstukken? Stel je dan voor dat die niet meer nodig zijn. Ze zijn namelijk online (en offline) beschikbaar op je laptop of tablet. Je hoeft ze dus niet meer te kopiëren voor alle deelnemers! De tijdsbesparing die dit oplevert, is natuurlijk enorm.

Overtuig je manager

Ben jij al warm gelopen voor het idee papierloos te vergaderen? Dan is het nu tijd je manager te overtuigen. Met de volgende argumenten lukt dat vast!

1. Kostenbesparing

Hét argument waarmee je iedere manager op het puntje van de stoel krijgt: kostenbesparing. Je hoeft immers veel minder papier en toner in te kopen en ook de verbruikskosten van printers dalen. Je bent ook goedkoper uit, doordat papierloze meetings effectiever verlopen. Want als je korter vergadert, bespaar je op manuren, elektriciteit, catering en locatiekosten. Wil je exact weten wat een gemiddelde meeting jullie nu kost? Reken het maar eens uit met de Meeting Cost Clock of deze app.

2. In control

Het is jouw taak ervoor te zorgen dat je manager alles onder controle heeft. Papierloze meetings helpen je ook hierbij. Doordat alle vergaderdocumenten online staan, kan iedereen de meeting goed voorbereiden. Vragen over de juiste versies? Die krijg je niet meer. Bereidt iemand de meeting niet goed voor? Jammer dan: de vergaderstukken kunnen nooit als excuus gelden. Tijdens de meeting graven in stapels vergaderstukken? Hoeft ook niet meer. Met de zoekfunctie op de vergadertool vind je snel de juiste informatie. Als dat geen gevoel van controle geeft!


3. Snelle actie!

Als je vergadert, wil je natuurlijk dat het wat oplevert. Besluiten nemen en acties uitzetten, daar draait het om. En die besluiten en acties moeten wel snel worden vastgelegd en verwerkt. Met een goede vergadertool wijs je de acties al tijdens de meeting toe aan de deelnemers. En ook besluitenlijsten maak je gewoon tijdens de vergadering. Fijn voor jou, maar ook voor degenen die de acties moeten uitvoeren. Zij kunnen direct aan de slag, waardoor er eerder voortgang en resultaten worden geboekt.

4. 24/7 flexibiliteit

 

Welke manager wil dat nou niet: tijds- en plaatsonafhankelijk een meeting voorbereiden? Dat is geen punt, als je papierloos vergadert. Doordat alle vergaderdocumenten online beschikbaar zijn, kan iedereen de meeting voorbereiden op het tijdstip en de plek die hem of haar het beste uitkomt. En ja, dat kan ook ’s avonds op de bank.

5. Groen

Nederlandse bedrijven kunnen nog heel wat stappen zetten op het gebied van duurzaam ondernemen, blijkt uit de MVO Monitor 2015. Wil jouw organisatie dit jaar een grotere bijdrage leveren aan een beter milieu? Dan past papierloos vergaderen perfect in dit plaatje.
Doordat het gebruik van cartridges afneemt, is jullie chemisch afvalbak minder snel gevuld. En ook het papierverbruik daalt, en hoeven er minder bomen gekapt te worden. Nieuwsgierig hoeveel bomen jouw organisatie kan besparen? Doe dan deze bomenbespaartest.

Overtuigingskracht

Mijn laatste tip: als jij je manager wilt overtuigen, gebruik dan woorden en vaktermen die hij of zij zelf vaak gebruikt. Baseer je argumenten op de denkwijze van je leidinggevende. Je zult zien dat je idee dan nog beter ontvangen wordt. En daar scoor je zelf ook mee!

Wil je alles weten over de voordelen van papierloos vergaderen? Download dan dit e-book.

De 7 voordelen van papierloos vergaderen

 

Onderwerp: Papierloos vergaderen

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

ABONNEER OP ONZE BLOG

RECENTE BLOGS