Tips voor gemeenten om modern te vergaderen

Geschreven door Paul Neefjes op 19 januari, 2016

Gemeente-Utrecht-digitaal-veragderen

De gemiddelde gemeente zal er in de toekomst door o.a. vergrijzing, culturele diversiteit en regionalisering compleet anders uitzien. Bij één van onze klanten, de Gemeente Utrecht is dit niet anders. Om haar burgers zoveel mogelijk te betrekken bij alle ontwikkelingen, zendt de gemeente sinds een aantal jaren de raadsvergaderingen live uit via het internet. Deze livecast wordt gekoppeld aan de beschikbare documenten, waardoor kijkers direct de relevante documenten op het scherm kunnen zien. De livecast is onderdeel van de overgang van de Gemeente Utrecht naar digitaal vergaderen.

Digitale sprong

De Gemeente Utrecht vergadert sinds 2013 digitaal. In eerste instantie werd dit gedaan om tijd te besparen in de voorbereidingsfase en tijdens de meeting zelf. In de oude situatie werden meetings gepland via Outlook en de bijbehorende documenten geprint of verspreid via email. Adam Golombek, information en process manager bij de Gemeente Utrecht, vond dat dit slimmer kon. “In 2013 waagden wij de sprong en gingen we digitaal. Het inplannen van meetings gaat nu veel efficiënter en het papiergebruik is ook drastisch verminderd”.

Modern en beslagen ten ijs

De bijkomende voordelen van papierloos vergaderen werden snel duidelijk. Agenda’s en documenten zijn nu 24/7 vanaf elk device beschikbaar. Hierdoor kom je tijdens een meeting modern en beslagen ten ijs. Je hebt immers alle historie, besluiten en actiepunten bij de hand. Bij de Gemeente Utrecht kregen burgemeester en wethouders als eerste hun eigen devices. Sommige raadslieden moesten eerst nog even wennen, maar inmiddels hebben ze de stapels geprinte vergaderstukken vervangen door een tablet.

Flexwerkers

De Gemeente Utrecht is ook verhuisd naar een kleinere locatie. Een aantal werknemers beschikt hierdoor niet langer over een fysieke werkplek. Er wordt bij de gemeente een 70% personeelsregeling gehanteerd en dat is in meer gemeenten een tendens. Doordat er flexibeler wordt gewerkt, pakt het digitaal vergaderen goed uit. Werknemers zijn immers niet genoodzaakt om vanaf hun vaste werkplek de vergaderstukken in te zien.

5 tips

In de sterk veranderende wereld van gemeenten, helpen de volgende vergadertips om overzicht te houden:

  • gebruik een bestuurlijke planning: plan de dossiers om de vergaderdruk over het gehele jaar goed te verdelen;
  • publiceer de agenda en stukken op tijd, faciliteer eenvoudige aanlevering ;
  • inventariseer welke stukken vooraf akkoord zijn en maak zoveel mogelijk gebruik van bespreek- en hamerstukken;
  • plan tijd per agendapunt, zodat de vergadering niet uitloopt;
  • registreer actiepunten en besluiten eenduidig tijdens de vergadering en publiceer deze direct naar de deelnemers zodat er geen misverstanden ontstaan.

Wil je meer tips om slim te vergaderen? Over de ervaringen van de Gemeente Utrecht met digitaal vergaderen is een case study geschreven. Je kunt deze case study hier downloaden.

New Call-to-action

 

Onderwerp: Cases

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

ABONNEER OP ONZE BLOG

RECENTE BLOGS