Trap niet in deze 5 vergader-boobytraps!

Geschreven door Paul Neefjes op 16 februari, 2016

vergader-valkuilen

Vrienden van mij hebben hun zomervakantie al maanden geleden geboekt: een bootreis over de Amazone. Dat is al jaren hun grote droom. Maar door alle commotie over het Zika-virus, gaan ze hun reis toch omboeken. Ze hebben niet de indruk dat alle feiten over het virus bekend zijn. En dat geeft hen het onveilige gevoel dat ze met valkuilen en risico’s te maken krijgen, die nu nog niet te overzien zijn. Ik zou hetzelfde doen; tenslotte is voorkomen beter dan genezen. En zo is het ook met vergaderingen. Als je je bewust bent van de volgende valkuilen, kun je veel vergaderpijn voorkomen:


Valkuil 1: vergaderen om het vergaderen

Zijn er in jouw organisatie ook vaste wekelijkse of zelfs dagelijkse meetings? Daar is op zich niets mis mee, als er maar voldoende relevante agendapunten zijn. Maar zijn die er niet? Verschuif de punten dan door naar de volgende meeting, of annuleer deze helemaal. Het is echt zonde van de tijd als er alleen wordt vergaderd om het vergaderen.


Valkuil 2: onduidelijk doel

Is het doel van jullie meetings wel helder? Het is mijn ervaring dat dit niet altijd het geval is. In de ene meeting wisselt men alleen informatie uit, en in een andere worden vooral besluiten gemaakt. Andere doelen die veel voorkomen zijn: ideeën ontwikkelen, een mening vormen, instructies geven en activiteiten plannen. En gebruiken jullie de meeting alleen om even bij te praten? Dan is er eigenlijk sprake van een nepdoel. Communiceer het doel van de vergadering helder, dat voorkomt misverstanden.


Valkuil 3: slechte voorbereiding

“Anna, heb jij de notulen van de vorige keer wel doorgestuurd? Ik kan ze niet vinden.” Of “ik ben het niet eens met de toegewezen taken in de actielijst”. Herkenbaar? Je hoort dit soort opmerkingen vooral wanneer collega’s niet goed voorbereid zijn. Of gewoon niet hebben gedaan, wat ze hadden moeten doen. Het verstoort de voortgang van de meeting en roept wrevel op.


Valkuil 4: verkeerde genodigden

Als je de verkeerde mensen voor een meeting uitnodigt, is de kans groot dat het vergaderdoel flopt. Bedenk dus per vergaderdoel goed, wie aanwezig moet zijn om het gewenste doel te bereiken. En vaak geldt: less is more.


Valkuil 5: geen of onduidelijke afspraken

Sommige agendapunten roepen zoveel reacties of uiteenlopende meningen op, dat we maar door blijven discussiëren. Het gevolg? Aan het eind van de meeting is er geen overeenstemming en zijn er geen concrete actiepunten afgesproken. Deze situatie kun je voorkomen door per agendapunt af te spreken, hoeveel tijd er aan besteed mag worden. Is de tijd om? Dan moeten er duidelijke afspraken gemaakt worden. Oók over de actiepunten.


Spreken deze tips je aan? Je vindt meer tips in onze checklist effectieve vergaderingen. Je kunt deze hier downloaden

New Call-to-action

Onderwerp: Vergader technieken

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

ABONNEER OP ONZE BLOG

RECENTE BLOGS