Van vastgeroest naar forse boost – zo stop je de vergadercultuur

Geschreven door Paul Neefjes op 31 mei, 2016

vier-tips-om-de-vergadercultuur-in-jouw-organisatie-te-stoppen.

Vraag jij je ook wel eens af, hoe je minder tijd kunt besteden aan vergaderen? Je bent niet de enige! Veel organisaties willen slimmer werken en vergaderen. Sommige organisaties hebben zelfs besloten, om maar gewoon te stoppen met vergaderen. In plaats daarvan stemmen ze vaker één op één af. Zalando is hier zo’n voorbeeld van. Maar helemaal niet meer vergaderen: dat is niet voor elke organisatie weggelegd. Toch kan het best een tikje minder. Geef met de volgende tips jullie vastgeroeste vergadercultuur, een flinke boost.


Tip 1: wees kritisch

Wekelijkse meetings: ze komen in elke organisatie voor. Maar zijn ze wel altijd nodig? Als je voor elke terugkerende meeting een agenda maakt, zie je al snel of er écht voldoende topics zijn om te bespreken. Zijn er te weinig onderwerpen? Vraag je dan allereerst af of de meeting überhaupt door moet gaan. Zijn er weinig agendapunten, maar moeten bepaalde topics absoluut worden besproken? Nodig dan alleen diegenen uit, die met dit agendapunt te maken hebben. Dat scheelt veel werktijd van de collega’s die geen toegevoegde waarde hebben én het zorgt ervoor dat de vergadering sneller verloopt.


Tip 2: laat je collega’s zelf beslissen of ze aanwezig zijn

Je kunt er als organisatie ook voor kiezen, de verantwoordelijkheid bij de medewerkers te leggen. Laat ze zelf bepalen of ze toegevoegde waarde hebben in de meeting. Klik sowieso nooit blindweg op ‘Accepteren’ als je een uitnodiging ontvangt voor een meeting. Want: heeft jouw aanwezigheid bij deze meeting wel echt zin? Lever je relevante input of denk je dingen te horen die je nodig hebt, om je werk goed te doen? Ja? Zeker gaan! Nee? Dan kun je je deelname wellicht beter een keer tijdig én beargumenteerd annuleren. Leiden jouw collega’s aan het ‘Mindless Accept Syndroom’? Dit YouTube filmpje is dan een feest van herkenning; het stimuleert jou en je collega’s bewuste keuzes te maken. Mét een glimlach op hun gezicht.


Tip 3: meten is weten

Meten is weten, ook wat vergaderingen betreft! Wist je dat alle meetings in Nederland 60 miljard euro aan loonkosten opslurpen? Aan de vergadertijd zelf zijn we 30 miljard kwijt, de voorbereidingstijd kost 16 miljard en de reistijd 14 miljard! Weet je hoeveel uren jullie op jaarbasis besteden aan meetings? En weet je het gemiddelde uurtarief van de collega’s die vaak vergaderen? Dan kun je met deze kennis, berekenen hoeveel loonkosten jullie kwijt zijn aan meetings. Dat prijskaartje zal je collega’s helpen, bewuster om te gaan met vergadertijd.


Tip 4: vergader vaker online of telefonisch

De vierde tip voor dynamische meetings? Zorg er gewoon voor dat je minder lang in de vergaderzaal zit. Hoe? Door vaker online of telefonisch te vergaderen. Als je niet samen in de meeting room zit, heb je geen last van laatkomers, is er geen ruimte voor onderonsjes en het spaart heel wat reistijd uit. Wel zo efficiënt toch?


Verandering kost tijd

Ga je met deze tips aan de slag? Super! Ons laatste advies: geef jezelf en je collega’s voor het optimale resultaat, wel wat tijd. Een cultuuromslag kost tijd en medewerking van iedereen. En net als bij andere veranderingen geldt ook in de vergaderzaal: verander de wereld, begin bij jezelf. Als jij het goede voorbeeld geeft en positief inspireert, kan dat een sneeuwbaleffect tot gevolg hebben dat tot grote besparingen leidt!

Wil je meer tips die helpen korter te vergaderen? Download dan onze checklist effectief vergaderen.

New Call-to-action

Onderwerp: Vergader technieken

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

ABONNEER OP ONZE BLOG

RECENTE BLOGS