Veilig digitaal vergaderen: 4 tips

Geschreven door Paul Neefjes op 30 juni, 2016

veilig-digitaal-vergaderen

Je vertrouwelijke vergaderdocumenten op straat …. of kwijt. Je moet er niet aan denken. Toch komt het regelmatig voor. Vorige maand nog lagen geheime onderhandelingsdocumenten van vrijhandelsverdrag TTIP op straat. Vertrouwelijke informatie die was bestemd voor een top secret meeting….. Tja, dat liep even compleet anders dan bedoeld. De gevolgen waren uiterst pijnlijk. 

 

Hoe goed beveiligd zijn jullie vergaderdocumenten?

Security rondom vergaderingen is nog niet zo eenvoudig. Mensen blijven mensen, waardoor geprinte documenten zoek kunnen raken, op de achterbank van een taxi blijven liggen of bij de kopieermachine worden achtergelaten. Wil je het risico op gênante leksituaties verkleinen? Denk dan eens na over papierloos vergaderen.
Je collega’s hebben dan alleen nog een tablet nodig om hun vergadering voor te bereiden. Ook tijdens de meeting is er geen papier te bekennen. Alle vergadergegevens staan op de server of in de cloud. Daarmee is de kans dat papieren vergaderdocumenten in vreemde handen vallen, getackeld. Crasht er onverhoopt toch een device? Geen paniek! Er gaat geen vergaderstuk verloren.


Security maatregelen

Natuurlijk moet je ook als je papierloos of digitaal vergadert, security maatregelen nemen. Datalekken, beveiligingsincidenten en hacks zijn immers aan de orde van de dag. Met een goed security-beleid is het risico dat je gevoelige bedrijfsinformatie openbaar wordt, echter vele malen kleiner dan wanneer je ‘op papier’ vergadert. Wil je jezelf wat denkwerk over de veiligheid van digitaal vergaderen besparen? Met de volgende tips ben je snel on track.


Tip 1: beveiligde internetverbinding

Een goed beveiligde internetverbinding is natuurlijk een eerste vereiste voor veilig digitaal vergaderen. Valt de verbinding onverhoopt weg? Dan is het goed te weten dat vergaderdeelnemers met een up-to-date vergadertool ook offline door kunnen werken. Zodra de verbinding weer in de lucht is, wordt er automatisch gesynchroniseerd.


Tip 2: beveiliging van device

Het is absoluut noodzakelijk dat je collega’s de persoonlijke beveiliging van hun device op orde hebben. Licht ze daarom goed voor en geef voorbeelden van sterke wachtwoorden. Heb je meer zekerheid nodig? Je kunt ook voorschrijven dat bepaalde bestanden door middel van encryptie moeten worden versleuteld. Ook kun je een security policy opstellen.


Tip 3: beveiligde cloud-omgeving

Als je in de cloud vergadert, zijn stukken alleen toegankelijk voor geautoriseerde vergaderdeelnemers. Die cloud-omgeving moet natuurlijk wel zijn beveiligd: dat spreekt voor zich. Je collega’s van de IT-afdelingen kunnen je hier verder mee helpen.


Tip 4: gecertificeerde vergadertool

Werken jullie liever niet in de cloud maar vanaf een eigen server of met een combinatie van beiden? Geen probleem! De vergadertool van iBabs kan ook in het eigen datacenter worden geïnstalleerd. Verder leveren we naad- en probleemloze integratie van vertrouwde bedrijfsapplicaties en een optimaal authenticatieproces, ook two-way. En nu we het toch over security hebben: wij zijn ISO 27.001 gecertificeerd


Wil je meer weten over de voordelen van digitaal vergaderen?

De 7 voordelen van papierloos vergaderen

 

Onderwerp: Veiligheid

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

ABONNEER OP ONZE BLOG

RECENTE BLOGS