Vergaderen 3.0: Goodbye aktentas, hello tablet!

Geschreven door Paul Neefjes op 08 december, 2016

papierloos-vergaderen-van-aktetas-naar tablet

Niet alleen in commerciële bedrijven werken steeds meer werknemers met laptop, tablet en apps. Ook overheden maken vaker gebruik van digitale tools. Onder andere tijdens vergaderingen. Want juist daar valt nog een grote besparing te behalen. Je denkt dan misschien in eerste instantie aan besparingen op papier en inkt, maar er valt ook veel vergadertijd te besparen. Hoe je die besparing kunt realiseren? Het antwoord is simpeler dan je denkt: met een digitale vergadertool.

Tien jaar geleden was dat misschien nog ondenkbaar maar nu er privé steeds meer zaken digitaal afgehandeld worden, zullen jij en je collega’s er snel aan gewend zijn. Eigenlijk is het digitaal vergaderen gewoon een heel logisch gevolg van de digitalisering van onze maatschappij!


Besparen op vergadertijd

De gemiddelde werknemer besteedt 25 % van de werktijd aan vergaderingen. Dat is gemiddeld zo’n 36 uur per maand. Als je uitrekent hoeveel werktijd jullie met elkaar vergaderen op jaarbasis, is het snel duidelijk dat elke vijf minuten besparing per vergadering heel wat tijd en geld kan opleveren. Maar….hoe draagt een vergadertool dan bij aan het terugdringen van die vergadertijd? Dat zit zo: een digitale vergadertool zorgt er voor dat het vergaderen efficiënter en transparanter verloopt, doordat documenten makkelijker digitaal geraadpleegd en teruggevonden kunnen worden. Niet alleen in de vergadering zelf, maar ook tijdens de voorbereiding.


Geen houvast zonder papier?

Als je digitaal vergadert, worden alle vergaderstukken ingebracht en behandeld via een tool voor papierloos vergaderen. Daardoor is het vergaderproces voor alle deelnemers stukken beter te volgen, en bespaart zowel het secretariaat als Algemene Zaken veel tijd. Kopiëren en distribueren per (interne) post is immers niet meer nodig. Eng? Geen houvast zonder papier? Bedenk je dan eens hoe vaak het op jaarbasis voorkomt dat papieren stukken te lang op bureau’s blijven liggen of dat niemand weet waar de stukken überhaupt zijn! Dat kost toch enorm veel stress en zoekwerk? Die waste of time is verleden tijd als je digitaal vergadert. Weg met de aktentas vol papieren vergaderstukken dus!


Voordelen digitale meetings

Vind je het toch nog wel spannend, zo’n overgang naar digitale meetings? Wees dan gerust, er zijn heel wat gemeentes die er al jaren ervaring mee hebben. Zoals onder andere de Gemeente Utrecht. Deze gemeente vergadert als sinds 2013 digitaal en wil nu niet anders meer. Zij zien als grootste voordelen:

• Het inplannen van meetings gaat veel efficiënter
• Het papiergebruik is drastisch verminderd
• Agenda’s en documenten zijn vanaf pc, laptop, tablet of smartphone 24/7 beschikbaar waardoor meetings op elk moment voorbereid kunnen worden
• Vertrouwelijke data wordt veilig digitaal opgeslagen

Is het voor jullie gemeente ook interessant de aktentas te vervangen door de tablet, maar wil je er eerst wat meer over weten? Download dan hier de case study van de Gemeente Utrecht.

New Call-to-action

Onderwerp: Cases

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

ABONNEER OP ONZE BLOG

RECENTE BLOGS