Vergaderen is een dure hobby: 3 tips om te besparen

Geschreven door Paul Neefjes op 09 februari, 2017

digitaal-vergaderen-bespaart-tijd-en-geld

Zeilen, motorrijden, reizen, paardrijden; er zijn veel dure hobby’s te bedenken. Vergaderen is er ook zo één. Hoewel…het is voor de meesten van ons niet echt een favoriete bezigheid! Toch doen we het wel veel: zo’n 300 uur per jaar (per medewerker!). Op jaarbasis besteden we in Nederland zelfs 60 miljard aan vergaderen. Dat kan sneller en slimmer. Wil je meer tijd én geld over houden voor leukere werkzaamheden? Of je échte hobby? Doe dan je voordeel met de volgende tips.



Tip 1: bespaar op print- en kopieerkosten

Printen jullie alle vergaderstukken nog? Dan weet je, dat er op jaarbasis bergen papier doorheen gaan. En doordat je vergaderstukken print, maak je ook veel kosten voor de aanschaf van inkt en toners. Daar komen de kosten van de printer zelf en de onderhoudsbeurten nog bovenop. Je raadt het al: minder papiergebruik in meetings is de short cut naar kostenbesparing. Als je al het papier uit de vergaderzaal bant, levert een kostenbesparing van 40 tot 80% op! Echt waar.



Tip 2: bespaar op archiefruimte en zoekkosten

Hebben jullie ze ook nog: van die eindeloze rijen archiefkasten? Ladingen muf ruikend papier. En dan de vraag of jij even kunt achterhalen wat er precies was besloten. Voor je het weet, zit je een uur tussen de oude stukken te spitten. Zonde van je tijd! En wat dacht je van al die ruimte, die die bedompte archiefkasten in beslag nemen? Daarop kan je aardig wat vierkante meters besparen.



Tip 3: vergader effectiever

Elke minuut dat je langer dan noodzakelijk in die vergaderzaal zit, kost geld. Ga maar eens na wat de uurtarieven van al die collega’s zijn. Dus: elke vijf minuten tijd die je bespaart, levert meteen een behoorlijke kostenbesparing op. Zo makkelijk kan het zijn. En met dat uitgespaarde geld kun je vast wel andere dingen doen. Toch? Er zijn veel manieren om effectiever te vergaderen. Door je strak aan de agenda te houden bijvoorbeeld. Door staand te vergaderen. Of door digitaal te vergaderen.



Besparen door digitaal vergaderen

Die laatste optie, digitaal vergaderen, is ook meteen je tool om de besparingen van de tips 1 & 2 door te voeren. Want als je digitaal vergadert, heb je geen prints meer nodig. Dat bespaart niet alleen papier en inkt, maar ook tijd van het secretariaat. Het kopiëren, stukken sorteren en verspreiden is verleden tijd en je hebt veel minder archiefruimte meer nodig voor papieren vergaderstukken. En doordat alle vergaderdeelnemers de stukken digitaal kunnen inzien en bewerken, bespaar je bovendien tijd in het voorbereidingstraject én vergader je effectiever. Geen vragen meer over de laatste versie van vergaderstukken. Geen ruis door gezoek in stapels papieren. Effectiever kan het bijna niet!

Wil je meer weten of nog verder lezen over andere voordelen van digitaal vergaderen? Download dan dit e-book.

De 7 voordelen van papierloos vergaderen

Onderwerp: Papierloos vergaderen

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

ABONNEER OP ONZE BLOG

RECENTE BLOGS