Vergaderen met Bob en Babs

Geschreven door Paul Neefjes op 25 juli, 2017

Blog 25 juli.png

Vergaderen met Bob en Babs

Er zijn twee personen die veel verstand hebben van vergaderen en dat zijn Bob en Babs. Weliswaar zijn dit geen echte personen die je op straat zou kunnen tegenkomen, maar zij kunnen je veel vertellen over wat je wel en niet moet doen als het op vergaderen aan komt. Laten we eerst eens kennismaken met Bob.

Volg de regels van Bob

De naam Bob is een afkorting waarvan de afzonderlijke letters staan voor de drie fases binnen het besluitvormingsproces. De drie stappen van het Bob-model vormen een handige leidraad om in een groep gezamenlijk tot een beslissing te komen. Dit zijn de drie fases en hier staan ze voor:

B. Beeldvorming sluitvorming: wat weten we?
Het doel van deze fase is om ervoor te zorgen dat alle vergaderdeelnemers die bij de besluitvorming zijn betrokken over alle relevante feiten beschikken. Daarbij is het van belang dat iedereen ook over de juiste versie van de documenten beschikt en zich van tevoren goed heeft ingelezen. Hierdoor zal fase 1, die overigens vaak het meeste tijd in beslag neemt, sneller verlopen.

O. Oordeelsvorming: wat vinden we ervan?
Het doel van deze fase is dat de deelnemers het eens worden over een aantal besliscriteria waaraan de voorgenomen besluiten of voorstellen worden getoetst.

B. Besluitvorming: wat willen we?
In deze fase wordt aan de hand van een ordening van de criteria in volgorde van belangrijkheid, de uiteindelijke besluitvorming vergemakkelijkt.

Het klinkt wellicht allemaal ingewikkelder dan het in werkelijkheid is, maar in de praktijk heeft deze methode zijn waarde allang bewezen. Met name veel gemeenteraden maken veelvuldig gebruik van het Bob-model.

Gebruik de tools van Babs

Het Bob-model kan je dus enorm helpen in het besluitvormingsproces. Maar zijn vrouwelijke collega Babs kan dat ook. Net als Bob is ook Babs geen echt persoon maar wel eentje die we op onze website virtueel tot leven hebben laten komen. Wil je kennismaken met onze Babs. Dat kan hier (link naar filmpje https://goo.gl/WuJqMq).

Wat Babs demonstreert, is dat er veel werk zit in het voorbereiden van een meeting. Tijd die via een digitale vergadertool enorm kan worden teruggebracht. Soms kan het zelfs een besparing van wel 70% opleveren! Hoe dat kan? Alle documenten worden centraal verzameld en gedeeld. Geen heen en weer geloop meer naar het kopieerapparaat om de zoveelste wijziging door te voeren en de verspreiden per mail naar de deelnemers.

Betere besluitvorming voor Bernard

Maar niet alleen Babs vaart er wel bij, ook haar leidinggevende, laten we hem voor het gemak bestuurder Bernard noemen, profiteert. Met iBabs kan een dossier of agenda al in een vroeg stadium ontsloten worden zodat een bestuurder eventueel in overleg met medebestuurders (via de app) kan bepalen of een dossier een bespreek- of hamerstuk is. Alle hamerstukken kunnen direct aan het begin van de vergadering worden afgehamerd wat veel tijd bespaart in de vergadering.  iBabs kan niet alleen tijd besparen in de vergadering maar ook in het gehele besluitvormingsproces. Vaak blijven stukken onnodig lang op een bureau liggen. Je kunt dus overal en altijd een stuk paraferen zodat het gehele besluitvormingsproces nog soepeler verloopt.

 

 New Call-to-action

Onderwerp: Papierloos vergaderen

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

ABONNEER OP ONZE BLOG

RECENTE BLOGS