Wat heeft lean met vergaderen te maken?

Geschreven door Paul Neefjes op 15 augustus, 2017

Blog 15 augustus.jpg

Wat heeft lean met vergaderen te maken?

De cijfers liegen er niet om: gemiddeld besteden we een kwart van onze werktijd aan vergaderen. Een kwart! Dat is meer dan een dag per fulltime werkweek. Dat moet sneller, slimmer en succesvoller kunnen. En dat kan, namelijk door ‘lean’ te vergaderen.

Lean: wat houdt het in?

Over lean is al veel gezegd en geschreven. De ene definitie is nog mooier dan de andere. Simpel gezegd staat ‘lean’ voor de continue verbetering van processen. Met lean maak je processen namelijk slanker, zodat je flexibeler kunt reageren en langdurig optimaal kunt presteren. Lean is dus eigenlijk een verzamelnaam voor alle methoden die hieraan bijdragen. Geen wonder dus, dat er zoveel verschillende definities zijn: er zijn ook meerdere methoden.

Een hype of een blijvertje?

Lean is een onbetwiste blijver. Organisaties zijn nog lang niet volleerd als het gaat om de lean methodiek. Niet voor niets prijkt de filosofie op menig congresprogramma, groeit de vraag naar lean trainingen en vormt het vaak een stokpaardje in grootschalige reorganisaties. Dankzij de uitgebreide toepassingen en de mogelijkheid continu te verbeteren gaat lean nog jaren mee.

Hoe vernieuwend is lean?

Lean mag dan wereldwijd aan populariteit winnen, de filosofie is niet nieuw. Het begrip werd eind jaren ‘80 al aan de Dikke van Dale toegevoegd. Maar lean innoveert nog altijd. Het aantal tools neemt toe, maar ook de manier waarop lean wordt toegepast en geïmplementeerd. De methodiek heeft organisaties nog veel nieuws te bieden. Dat blijkt ook wel uit de ontwikkelingen die lean de afgelopen jaren heeft doorgemaakt:

 

  • Lean staat niet stil

De lean filosofie wordt allang niet meer alleen geassocieerd met de traditionele industriële sector. Steeds meer sectoren zijn overstag. Maar ook binnen bedrijven hoor je er zonder lean niet meer bij. Vaak neemt de IT afdeling het voortouw, maar volgen projectmanagement, HR, Marketing en andere takken van sport in rap tempo. Je kunt er niet meer om heen; het loont om lean op taakniveau te introduceren. Zo ook lean vergaderen: het levert gewoonweg meer op met minder inspanning.

  • Dagelijkse kost

Lean is geen tijdelijk project, maar een ‘way of work’. Een cultuur gericht op continu verbeteren. Waar men vroeger nog sprak van ‘regelmatige’ acties om verbeteringen te signaleren, vraagt lean nu om dagelijkse activiteit. Organisaties starten bijvoorbeeld de dag met een 10-minutenronde, waar je doorneemt wie wat de vorige dag heeft gedaan en wat de aandachtspunten voor vandaag zijn. Zo weet iedereen wat er van hem of haar wordt verwacht en is er minder tussentijds overleg nodig.

  • Lean is van iedereen

Lean is niet (meer) het speeltje van de staf- en managementsupportafdeling, maar van iedereen. Lean is een manier van denken en werken die iedereen in de organisatie zich eigen kan maken. Juist een gezamenlijke taal zorgt voor slagvaardigheid in samenwerking. Verantwoordelijkheden zijn duidelijk afgestemd en iedereen draagt zijn steentje bij aan een efficiënte werkwijze.

 

Lean vergaderen

Dat klinkt allemaal veelbelovend, maar hoe helpt lean jou vlotter te vergaderen? Simpel. Je kunt de lean principes toepassen op vergaderprocessen. Zodat je ook nog tijd overhoudt voor andere dingen. Wil je nu alvast meer weten over lean vergaderen en hoe je dit kunt toepassen in jouw organisatie? Download dan hier ons nieuwe e-book over lean vergaderen. 

 Download het e-book!

Onderwerp: Papierloos vergaderen

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

ABONNEER OP ONZE BLOG

RECENTE BLOGS