Weten in wat voor soort vergadering je zit, voorkomt vergadershit

Geschreven door Paul Neefjes op 01 september, 2016

weet-jij-in-welke-vergadering-je-zit

Denk jij weleens tijdens een vergadering: “Oh, als ik had geweten dat er nu een knoop doorgehakt moet worden over onderwerp X, dan had ik me anders voorbereid!” Als veel van je collega’s dezelfde gedachte hebben, zit je al snel in een inefficiënte meeting. Jammer, want de vergadering duurt daardoor langer dan nodig is, of de bewuste knoop wordt helemaal niet doorgehakt. Met als gevolg dat er nog een keer vergaderd moet worden over hetzelfde topic. Zonde van de tijd! Je kunt dit soort situaties gelukkig makkelijk voorkomen. Hoe? Door in het voortraject duidelijk te communiceren wat de doelstelling van de meeting is. Staat de doelstelling niet op de agenda? Vraag er dan naar!


3 soorten meetings


Je kunt in hoofdlijnen in drie soorten meetings terechtkomen, die elk hun eigen manier van voorbereiding vragen: de opiniërende vergadering, de informatieve vergadering en de besluitvormende vergadering.


1. Opiniërende vergadering

In een opiniërende meeting staat het nadenken en discussiëren over een onderwerp centraal. De doelstelling van deze meeting is het vormen van een gezamenlijke mening. Dit soort meetings vindt onder andere veel bij gemeentes plaats. Bijvoorbeeld wanneer, voorafgaand aan een gemeenteraadsvergadering, een opiniërende vergadering van de raad plaatsvindt. De opiniërende raad neemt geen besluiten, maar wisselt meningen uit en adviseert de gemeenteraad over de agendering van raadsvoorstellen voor de besluitvormende raadsvergadering. Zo’n opiniërende meeting kun je alleen maar goed voorbereiden, als je alle vergaderstukken ruim van tevoren ontvangt en doorneemt waardoor je de tijd hebt om je eigen mening te vormen.


2. Informatieve vergadering

De term zegt het eigenlijk al: in een informatieve vergadering staat het uitwisselen van informatie over een bepaald onderwerp centraal. Een of meerdere deelnemers dragen informatie over aan de andere vergaderdeelnemers. Je spreekt bijvoorbeeld van een informatieve meeting als de resultaten van een marktonderzoek gepresenteerd worden. De marketingmanager heeft alle feiten en informeert de aanwezigen over de resultaten. Vervolgens kunnen er vragen gesteld worden en is er ruimte voor discussie. Voorbereiden op zo’n meeting is vaak niet nodig, maar ook dat is goed om te weten. Want stel je voor dat je denkt dat je in een besluitvormende meeting terechtkomt, terwijl dat niet zo is! Zonde van je denkwerk!


3.Besluitvormende vergadering

Het doel van een besluitvormende meeting? Spijkers met koppen slaan! Meestal wisselen de deelnemers in beperkte mate informatie en standpunten uit, waarna er conclusies worden getrokken en concrete besluiten worden genomen. Deze vergadervorm kun je gebruiken wanneer je je doelen hebt vastgesteld en je de voortgang van taken wilt checken. De deelnemers trekken conclusies en nemen besluiten. Aan een besluitvormende meeting gaat vaak een informatieve of een opiniërende vergadering vooraf. Voordat je in een besluitvormende vergadering stapt, moet je dus goed nadenken over jouw mening! Welke belangrijkste conclusie moet wat jou betreft getrokken worden in deze meeting?

Als jij en je collega’s op tijd geïnformeerd worden over de doelstelling van een vergadering, kun je je beter voorbereiden én worden jullie meetings veel effectiever. Wil je meer tips die zorgen voor optimale meetings? Download dan het e-book.

New Call-to-action

Onderwerp: Vergader technieken

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

ABONNEER OP ONZE BLOG

RECENTE BLOGS