Steeds meer bedrijven gaan digitaal. Facturatie en relatiebeheer gaan allang niet meer uitsluitend per post, dus waarom zou je als bedrijf nog wel ‘op papier’ blijven vergaderen? Stap over op papierloos vergaderen, het is makkelijker dan je denkt en het vergaderproces verloopt een stuk efficiënter. Heb je meer argumenten nodig? Wij hebben dagelijks contact met bedrijven die papierloos vergaderen invoeren of dit overwegen. Graag helpen wij je in het beslissingstraject en hebben alvast de drie meest gestelde vragen (en antwoorden) voor je op een rij gezet.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

  De Nederlandse vergadering moet nodig op dieet. Deze vergaderobesitas is het gevolg van teveel informatie. Om je een idee te geven hoeveel teveel is, heeft Roger Bohn, professor in informatiemanagement aan de Amerikaanse universiteit in San Diego hier onderzoek naar gedaan. Hij ontdekte dat we dagelijks 105.000 woorden moeten verstouwen. Dat is twee keer zoveel informatie als er in de dikke pil Oorlog en Vrede van Tolstoj staat. En dat boek alleen al weegt bijna anderhalve kilo. Volgens Bohn ‘consumeert’ de gemiddelde Amerikaan (en voor Europeanen zal het niet anders zijn) op deze manier dagelijks 34 gigabytes aan informatie. Burp

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

  Eindeloos vergaderen, Elon Musk, CEO van Tesla en Space-X, is er helemaal klaar mee. Van hem mag personeel gewoon weglopen uit een vergadering als deze zinloos en onproductief is. Want, zo schrijft hij in gelekte interne memo naar zijn personeel, het is niet onbeleefd om weg te lopen, het is juist onbeleefd om iemand te dwingen te blijven en zijn tijd te verdoen. En moet er dan toch een meeting plaatsvinden, hou deze dan zo kort mogelijk.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

  Hoe overleef ik een…. vergadering Vergaderingen kunnen dodelijk saai, een aanslag op je incasseringsvermogen en killing voor je humeur zijn. Je hebt bijna een survivalgids nodig om je door de dagelijkse jungle van vergaderingen te worstelen. Geen paniek! Met deze drie tips leren we je behendig navigeren om zo de drie dodelijkste valkuilen te omzeilen.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

  Met de letter ‘r’ in de maand is het griepseizoen in aantocht. Niet bepaald iets om naar uit te kijken, toch? Of juist wel? Want het woordje ‘virus’ heeft immers ook een positieve lading. Denk maar aan al die grappige filmpjes die viraal gaan. Een persoon deelt het met een ander en voor je het weet is iedereen ermee ‘besmet’. Dat zou je ook graag wensen voor veranderingen die je in je organisatie wilt doorvoeren. Want veranderingen worden nooit vlekkeloos doorgevoerd. Je stuit vaak op weerstand. Dat geldt soms ook voor de introductie van papierloos vergaderen.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

  In de operatiezaal van ziekenhuizen gebruiken ze de nieuwste technieken om patiënten zo goed mogelijk te helpen, dus waarom zou dat in de vergaderzaal anders zijn? Dat dacht het Jeroen Bosch ziekenhuis uit ’s-Hertogenbosch ook en stapte over op papierloos vergaderen. Alle vergaderstukken staan nu veilig in de Cloud en iedereen die bevoegd is, kan de stukken inzien. Doordat de gedeelde informatie altijd volledig en correct is, is er een open, transparante organisatie. Zo wordt vergaderen een heel wat inzichtelijker operatie! Lees in dit blogartikel de ervaringen van Marleen van Meeteren, secretaresse manager bedrijfsvoering van het Jeroen Bosch Ziekenhuis, in ’s-Hertogenbosch.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

  Is het jou wel eens opgevallen dat er op de vergadertafel vaak stimulerende middelen staan? En dan heb ik het niet over illegale ‘oppeppers’ maar gewoon over koffie, donuts en M&M’s. Is dat omdat de cafeïne en ‘sugar high’ er voor moeten zorgen dat je de vergadering uitzit? En ik gebruik hier bewust het woord ‘volhouden’ omdat meetings echte marathonsessies kunnen zijn. Maar al deze pepmiddelen heb je niet nodig (nou ja, op koffie na) om te voorkomen dat je batterij leegloopt. In dit blogartikel geef ik je 5 tips om voortaan energiek de vergadering te verlaten.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

  Je kent ze wel, van die types die een vergadering enorm verstoren. Als je hun naam op de agenda ziet staan, zakt de moed je spontaan in de schoenen. Of het komt als een nare verrassing wanneer je ze voor het eerst tegenkomt in een vergadering. Opvallend is dat het keer op keer dezelfde vergadertypes blijken te zijn, die hetzelfde stereotype gedrag vertonen. Ken je ze niet? Dan stel ik graag de volgende drie stoorzenders aan je voor.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

  Er bestaat zoiets als kantoortaal. Taal die je alleen maar hoort op kantoor en daar ook is ontstaan. Zo langzamerhand kan een complete Van Dale worden gevuld met deze kantoorwoorden. Je herkent ze vast wel: scrummen, uitrollen, shinen, agile, aanvliegen, omdenken. En wat te denken van uitspraken zoals; we zetten Els dedicated op dit project, een stip op de horizon zetten, dit vraagt om commitment, we moeten kort op de bal spelen. Helaas werkt kantoortaal erg aanstekelijk. Regelmatig betrap ik mijzelf er ook op… En het ergste kantoorwoord is….

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

  Papierloos vergaderen! Was het maar zo eenvoudig. Helaas is papierloos vergaderen niet een kwestie van plug-and-play. Het is een vaardigheid die je moet aanleren, en dat valt of staat met goede begeleiding. Zorg daarom voor een duidelijk en gefaseerd implementatietraject met verschillende configuratiesessies en praktische trainingen.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen