Hoe het Jeroen Bosch ziekenhuis profiteert van papierloos vergaderen

In de operatiezaal van ziekenhuizen gebruiken ze de nieuwste technieken om patiënten zo goed mogelijk te helpen, dus waarom zou dat in de vergaderzaal anders zijn? Dat dacht het Jeroen Bosch ziekenhuis uit ’s-Hertogenbosch ook en stapte over op papierloos vergaderen. Alle vergaderstukken staan nu veilig in de Cloud en iedereen die bevoegd is, kan de stukken inzien. Doordat de gedeelde informatie altijd volledig en correct is, is er een open, transparante organisatie. Zo wordt vergaderen een heel wat inzichtelijker operatie! Lees in dit blogartikel de ervaringen van Marleen van Meeteren, secretaresse manager bedrijfsvoering van het Jeroen Bosch Ziekenhuis, in ’s-Hertogenbosch.

5 tips om energiek een vergadering te verlaten

Is het jou wel eens opgevallen dat er op de vergadertafel vaak stimulerende middelen staan? En dan heb ik het niet over illegale ‘oppeppers’ maar gewoon over koffie, donuts en M&M’s. Is dat omdat de cafeïne en ‘sugar high’ er voor moeten zorgen dat je de vergadering uitzit? En ik gebruik hier bewust het woord ‘volhouden’ omdat meetings echte marathonsessies kunnen zijn. Maar al deze pepmiddelen heb je niet nodig (nou ja, op koffie na) om te voorkomen dat je batterij leegloopt. In dit blogartikel geef ik je 5 tips om voortaan energiek de vergadering te verlaten.

Drie types waarmee je ABSOLUUT niet wilt vergaderen

Je kent ze wel, van die types die een vergadering enorm verstoren. Als je hun naam op de agenda ziet staan, zakt de moed je spontaan in de schoenen. Of het komt als een nare verrassing wanneer je ze voor het eerst tegenkomt in een vergadering. Opvallend is dat het keer op keer dezelfde vergadertypes blijken te zijn, die hetzelfde stereotype gedrag vertonen. Ken je ze niet? Dan stel ik graag de volgende drie stoorzenders aan je voor.

Irritaties tijdens vergaderingen: jeukwoorden

Er bestaat zoiets als kantoortaal. Taal die je alleen maar hoort op kantoor en daar ook is ontstaan. Zo langzamerhand kan een complete Van Dale worden gevuld met deze kantoorwoorden. Je herkent ze vast wel: scrummen, uitrollen, shinen, agile, aanvliegen, omdenken. En wat te denken van uitspraken zoals; we zetten Els dedicated op dit project, een stip op de horizon zetten, dit vraagt om commitment, we moeten kort op de bal spelen. Helaas werkt kantoortaal erg aanstekelijk. Regelmatig betrap ik mijzelf er ook op…

En het ergste kantoorwoord is….

Klaar voor de start! Papierloos vergaderen!

Was het maar zo eenvoudig. Helaas is papierloos vergaderen niet een kwestie van plug-and-play. Het is een vaardigheid die je moet aanleren, en dat valt of staat met goede begeleiding. Zorg daarom voor een duidelijk en gefaseerd implementatietraject met verschillende configuratiesessies en praktische trainingen.

Hoe heurt het eigenlijk?

Ken je het programma Hoe heurt het eigenlijk? Inmiddels is het van de buis, maar het was een Nederlands televisieprogramma van AVROTROS. In de serie ging Jort Kelder op zoek naar etiquette en tradities in Nederland in diverse lagen van de bevolking, maar met name bij de gefortuneerden. Wat zijn de kledingvoorschriften voor een blacktie diner, wat zijn goede tafelmanieren en hoe zit ’t met wijnetiquette, waren vragen die in het programma werden beantwoord. Maar: hoe heurt het eigenlijk bij vergaderingen?

Ook in het zakelijke leven is er sprake van etiquette, maar niet iedereen weet altijd wat gepast of ongepast is. Als het op het gebruik van moderne technologie aankomt is het nog complexer: zijn er eigenlijk regels waar we ons aan moeten houden? Het NBC Congres centrum onderzocht dit probleem en zette een aantal regels op een rij.

Hoe zet je een vergadering op dieet?

Wist je dat mei de maand is waarin er een recordaantal nieuwe sportschoolabonnementen wordt afgesloten en we massaal op dieet gaan? De motivatie is om met een strak lichaam de zomer in te gaan. Wat trouwens van mij ook op dieet mag, is de traditionele vergadering. Het kan namelijk wel een onsje minder met die dikke stapels papier en de vele uren die we in vergaderingen doorbrengen. Maar hoe zet je een vergadering eigenlijk op dieet?

Doorbreek deze 3 slechte vergaderroutines

Gewoonten zijn heel nuttig. Tweemaal per dag je tandenpoetsen, elke dag starten met een goed ontbijt; het vraagt eigenlijk nauwelijks bewuste inspanning. Maar naast goede gewoonten, heb je helaas ook slechte gewoonten. En die zijn vaak moeilijk af te leren. Dit geldt zeker voor werkroutines zoals inefficiënt vergaderen. Want ga maar eens na:

• Hoeveel vergaderingen heb jij deze week bijgewoond?
• Hoeveel daarvan waren nuttig voor jou?
• Hoeveel tijd namen deze meetings in beslag?

En? Is het denk je tijd om te veranderen? Zo ja, doorbreek dan in ieder geval deze drie slechte vergaderroutines:

Verspillingen in de vergaderzaal. Wat kan efficiënter? 

Iedereen die wel eens vergadert, zal kunnen beamen dat in het vergaderproces er vaak onnodig veel tijd wordt verspilt. Denk alleen maar eens aan de volgende zaken:

• CC-mail, of Reply All en alle reeksen lezen
• Notulen maken terwijl afspraken-lijsten volstaan
• Vergaderstukken zowel geprint als digitaal rondsturen
• Verzetten van telkens dezelfde vergadering

Vind jij dat het vergaderen in jouw organisatie ook efficiënter kan, lees dan dit artikel:

Heb je ‘m al gezien, ons iBabs vergadermagazine?

Vers van de virtuele pers, presenteren wij ons eerste magazine over vergaderen. Waarom? Omdat er geen onderwerp denkbaar is, waarover zoveel meningen bestaan. Vergaderingen roepen nou eenmaal veel emoties op en helaas niet altijd positieve. Zou je een willekeurig iemand vragen hoe hij over vergaderen denkt dan krijg je steevast deze antwoorden te horen: ze duren altijd te lang, er vallen geen besluiten, je wordt er lusteloos van en steeds weer dezelfde mensen die aan het woord zijn. Alle clichés over vergaderen blijken maar al te vaak waar. Dus waarom vergaderen we nog steeds? Of moeten we er maar gewoon mee stoppen?