Klaar voor de start! Papierloos vergaderen!

Was het maar zo eenvoudig. Helaas is papierloos vergaderen niet een kwestie van plug-and-play. Het is een vaardigheid die je moet aanleren, en dat valt of staat met goede begeleiding. Zorg daarom voor een duidelijk en gefaseerd implementatietraject met verschillende configuratiesessies en praktische trainingen.

Hoe heurt het eigenlijk?

Ken je het programma Hoe heurt het eigenlijk? Inmiddels is het van de buis, maar het was een Nederlands televisieprogramma van AVROTROS. In de serie ging Jort Kelder op zoek naar etiquette en tradities in Nederland in diverse lagen van de bevolking, maar met name bij de gefortuneerden. Wat zijn de kledingvoorschriften voor een blacktie diner, wat zijn goede tafelmanieren en hoe zit ’t met wijnetiquette, waren vragen die in het programma werden beantwoord. Maar: hoe heurt het eigenlijk bij vergaderingen?

Ook in het zakelijke leven is er sprake van etiquette, maar niet iedereen weet altijd wat gepast of ongepast is. Als het op het gebruik van moderne technologie aankomt is het nog complexer: zijn er eigenlijk regels waar we ons aan moeten houden? Het NBC Congres centrum onderzocht dit probleem en zette een aantal regels op een rij.

Hoe zet je een vergadering op dieet?

Wist je dat mei de maand is waarin er een recordaantal nieuwe sportschoolabonnementen wordt afgesloten en we massaal op dieet gaan? De motivatie is om met een strak lichaam de zomer in te gaan. Wat trouwens van mij ook op dieet mag, is de traditionele vergadering. Het kan namelijk wel een onsje minder met die dikke stapels papier en de vele uren die we in vergaderingen doorbrengen. Maar hoe zet je een vergadering eigenlijk op dieet?

Doorbreek deze 3 slechte vergaderroutines

Gewoonten zijn heel nuttig. Tweemaal per dag je tandenpoetsen, elke dag starten met een goed ontbijt; het vraagt eigenlijk nauwelijks bewuste inspanning. Maar naast goede gewoonten, heb je helaas ook slechte gewoonten. En die zijn vaak moeilijk af te leren. Dit geldt zeker voor werkroutines zoals inefficiënt vergaderen. Want ga maar eens na:

• Hoeveel vergaderingen heb jij deze week bijgewoond?
• Hoeveel daarvan waren nuttig voor jou?
• Hoeveel tijd namen deze meetings in beslag?

En? Is het denk je tijd om te veranderen? Zo ja, doorbreek dan in ieder geval deze drie slechte vergaderroutines:

Verspillingen in de vergaderzaal. Wat kan efficiënter? 

Iedereen die wel eens vergadert, zal kunnen beamen dat in het vergaderproces er vaak onnodig veel tijd wordt verspilt. Denk alleen maar eens aan de volgende zaken:

• CC-mail, of Reply All en alle reeksen lezen
• Notulen maken terwijl afspraken-lijsten volstaan
• Vergaderstukken zowel geprint als digitaal rondsturen
• Verzetten van telkens dezelfde vergadering

Vind jij dat het vergaderen in jouw organisatie ook efficiënter kan, lees dan dit artikel:

Heb je ‘m al gezien, ons iBabs vergadermagazine?

Vers van de virtuele pers, presenteren wij ons eerste magazine over vergaderen. Waarom? Omdat er geen onderwerp denkbaar is, waarover zoveel meningen bestaan. Vergaderingen roepen nou eenmaal veel emoties op en helaas niet altijd positieve. Zou je een willekeurig iemand vragen hoe hij over vergaderen denkt dan krijg je steevast deze antwoorden te horen: ze duren altijd te lang, er vallen geen besluiten, je wordt er lusteloos van en steeds weer dezelfde mensen die aan het woord zijn. Alle clichés over vergaderen blijken maar al te vaak waar. Dus waarom vergaderen we nog steeds? Of moeten we er maar gewoon mee stoppen?

5 gadgets om ultiem te vergaderen

In Nederland besteden we veel tijd aan vergaderen; gemiddeld zo’n 6,5 uur per week. Om het vergaderen efficiënter en effectiever te maken, zijn er tegenwoordig veel technologische hulpmiddelen. Gadgets die ons helpen het beste uit de vergadering te halen.

In deze blog laat ik er vijf de revue passeren. Let wel, sommige zijn met een vette knipoog 😉

Vergader je beter in een groene, gele, rode of blauwe ruimte?

Vergader je ook regelmatig in niet inspirerende ruimtes; met van die grijze tafels en dito stoelen? Het blijkt dat kleurgebruik in vergaderruimte een positieve invloed heeft op de uitkomst van de vergadering. Hoewel er geen wetenschappelijke bewijzen zijn voor het effect van kleuren, worden er op grote schaal wel eigenschappen en uitwerkingen aan toegekend. Kleuren (net als geuren overigens) prikkelen namelijk onze zintuigen. Bij elk type meeting hoort een andere kleur of kleurencombinatie. Je beïnvloedt de kleuren in een ruimte door de inrichting van de ruimte aan te passen, zoals het gebruik van gekleurd licht en gekleurde vergadermaterialen. Eigenlijk zoals je thuis ook de sfeer in huis kunt bepalen met Philips Hue lampen.

Effectief vergaderen met deze 5 tips

Veel vergaderingen worden gewoonweg gepland om het vergaderen. Een duidelijk doel ontbreekt en na afloop weet eigenlijk niemand meer welke acties er moeten worden ondernomen.

Dat is dan ook vaak de reden dat we vergaderen zonde van onze tijd vinden. Zo gaan er jaarlijks kostbare uren verloren door ineffectieve vergaderingen.  Omdat het compleet schrappen van vergaderingen een utopie is, willen we je ideeën aan de hand doen om effectiever te vergaderen. Vergaderingen met een doel, structuur en die binnen de tijd blijven. Zou dat geen mooi streven voor 2018 zijn?

5 praktische tips om sneller te notuleren

Notulen worden vaak het stiefkindje van de vergadering genoemd omdat het veel tijd kost om een goed verslag te maken. Maar hoeveel tijd is veel tijd? Voor het uitwerken van een vergadering kun je globaal de volgende richtlijnen aanhouden:

Toch kan notuleren slimmer en sneller als je deze vijf tips volgt.