Vergader eens aan de bar of in een huiskamer Denk jij voor aanvang van een vergadering wel eens na over de opstelling van tafel en stoelen? Om elke vergadering zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, blijkt de keuze van de vergaderopstelling erg belangrijk. Altijd in dezelfde opstelling vergaderen is niet effectief; de vergaderopstelling bepalen aan de hand van het doel van de bijeenkomst is dat wel. En daar is ook wetenschappelijk bewijs voor! TNO onderzocht het effect van vier verschillende vergaderopstellingen: vierkant, bar, huiskamer en rond. En wat bleek, de traditionele vierkante vergaderopstelling is de slechtste vorm om in te vergaderen.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

“A meeting consists of a group of people who have little to say – until after the meeting.”  ― P.K. Shaw Ik denk dat de meeste managers het boek The Seven Habits of Highly Effective People van Stephen Covey wel hebben gelezen. Inmiddels zijn er meer dan 20 miljoen exemplaren van verkocht (in 38 talen). The Seven Habits of Highly Effective People heeft de zakenwereld op een eenvoudige maar effectieve manier sterk veranderd. Het zal je dan ook niet verbazen dat dit boek is uitgeroepen tot één van de meest invloedrijke managementboeken. In dit blogartikel heb ik vier van de zeven Covey habits, ofwel eigenschappen, toegepast op vergaderen.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

Vergaderen. Het hoort nu eenmaal bij het werk van de ondernemingsraad (OR). Zo praat de OR met elkaar, met de bestuurder, met de achterban en met commissies. Deelnemers zijn vaak echte vergadertijgers die vanuit hun passie en gedrevenheid flink kunnen uitweiden. Dit maakt de OR-vergadering erg tijdrovend.  Maar vergaderen kan tegenwoordig slimmer, vlotter en effectiever verlopen als je de bekende ‘lean’ principes toepast op het vergaderproces. Hierdoor schrap je overbodige en tijdrovende handelingen en maak je gebruik van handige vergaderapps om het vergaderproces te stroomlijnen.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

Auteur: Rachel Mannaerts, iBabs   We delen onze ervaringen steeds vaker online, gevraagd en ongevraagd. Je vindt ze op Facebook, LinkedIn, blogs, fora en reviewsites zoals Kieskeurig.nl en Tripadvisor. En deze reviews zijn belangrijk want 86% vindt dat ze een goede indicator zijn van de kwaliteit van een product of dienst. Logisch, we hechten immers meer waarde aan de mening van onze ‘peers’. Maar hoe zit het eigenlijk met je ervaring met vergaderingen? Hoeveel sterren krijgen ze van jou?

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

Zo vlak voor de zomer volgen veel mensen nog even een crashdieet. Bekende voorbeelden zijn het soepdieet, yoghurt- of het ziekenhuisdieet. Snel een paar kilo’s afvallen zodat je weer met een goed gevoel op het strand kunt liggen. Meetings kunnen wat dat betreft ook te veel ballast hebben en ‘zwaar’ aanvoelen. Zet je vergadering dus op dieet. Want als je lean vergadert, heb je snelle en effectieve meetings met maximaal resultaat. What’s not to like?

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

Op de vraag; hoe ervaar jij je wekelijkse meetings, zou Marie Kondo de tegenvraag stellen: Do your meetings Spark Joy? Tenzij je onder een steen hebt geleefd, weet je dat ‘Spark Joy’ het motto is van de Japanse opruimgoeroe Marie Kondo. Met haar KonMari-methode heeft ze wereldwijd al 100.000-en mensen geholpen om orde te brengen in rommelige huizen. Maar wist je dat je de KonMari- methode ook kunt toepassen op de kantooromgeving?

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

Vorig jaar introduceerden we ons eerste iBabs vergadermagazine. Zover we weten, was dit het eerste magazine in Nederland dat dat zich specifiek richt op alles wat maar met vergaderen te maken heeft. Van grappige feitjes en weetjes, vergadertrends, tips en tricks om sneller en efficiënter te vergaderen tot verhalen van bedrijven die zijn overgestapt op papierloos vergaderen.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

Je kent vast wel de slogan van Apple: There’s an app for that. Hiermee introduceerde het softwarebedrijf in 2008 de iPhone 3G. Die slogan bleek zo’n succes dat Apple patent hierop heeft aangevraagd (en gekregen). Wat ook een groot succes bleek, waren de apps zelf. Zo startte de App Store ooit met 500 apps, maar nu zijn er duizenden waaronder de bekendste WhatsApp en Google Maps. Inmiddels zijn er ook zakelijke apps te downloaden, zoals de vergaderapp.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

5 Tips voor een 5-sterren vergadering Wie leest ze niet: reviews op vergelijkingssites zoals Trivago, Booking, The Fork of Kieskeurig. Ze vertellen je waar je de beste hotels en restaurants kunt boeken of wie de beste klantenservice heeft. Waardevolle informatie voor degene die op zoek is naar betrouwbare onafhankelijke informatie van derden. Voor de scoring wordt vaak gebruik gemaakt van een sterrenclassificatie: hoe meer sterren, hoe beter. Wij vroegen ons af of we dit sterrensysteem ook kunnen toepassen op vergaderingen.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

  Vergaderen met Duitsers, Japanners of Fransozen gaat vaak net iets anders dan jezelf gewend bent. Elke cultuur heeft zo zijn eigen vergadergewoontes en ongeschreven regels. Wat in Nederland normaal is, hoeft nog niet het geval te zijn bij je zuiderburen. Om een faux pas te voorkomen tijdens een internationale vergadering doe je er goed aan rekening te houden met verschillende vergaderculturen. Hier geven we je vier belangrijke verschillen.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen