Je kent het wel: je wordt uitgenodigd voor een vergadering door iemand die je niet echt kent, over een project waarvan je nog nooit hebt gehoord, en je weet niet wat jij kan bijdragen. Klik. Je accepteert de uitnodiging toch. Je gaat naar de meeting en vervolgens lijd je twee uur in stilte. Er was geen agenda, geen doel en je aanwezigheid was overbodig. Vraag je je wel eens af waarom jij en velen met jou dit regelmatig doen? Blind vergaderverzoeken accepteren? TED Talk spreker David Grady geeft de schuld aan een nieuwe ziekte: MAS. Het Mindless Acceptance Syndrome: een onwillekeurige reflex waarbij je een vergaderverzoek accepteert zonder te weten waarom.

Onderwerpen: Vergadertrends, Veiligheid, Security

Als je veel vergadert dan ben je ze vast al eens tegengekomen. Deelnemers die de voortgang van de vergadering verstoren en zorgen voor verspilling van je tijd. Wellicht heb je ze stiekem ook al een naam gegeven. In deze blog beschrijf ik 7 irritante vergadertypes. Wees alert op deze stoorzenders, laat ze niet de overhand krijgen en haal het maximale uit je vergadering tijdens de kostbare werkuren.

Onderwerpen: Vergadertrends, Veiligheid, Security

Digitaal ofwel papierloos vergaderen is in veel organisaties gemeengoed geworden. Logisch, want door digitaal te vergaderen, verruil je papier voor een handige vergaderapp op je tablet of laptop. De oplossing maakt vergaderingen eenvoudiger, inhoudelijker en milieubewuster. Zo kun je agendapunten aanmaken en koppelen aan de juiste personen. Bestanden toevoegen, actiepunten toewijzen en extra notities maken. Zowel de voorbereiding van een vergadering als de vergadering zelf worden op deze manier veel efficiënter ingericht. En de notulen maak je binnen enkele minuten. Vergaderen gaat puur en alleen nog maar meer om de inhoud want het besluitvormingsproces ten goede komt. Prachtig toch, maar what’s next? Digitaal ondertekenen wat mij betreft.

Onderwerpen: Vergadertrends, Veiligheid, Security

Wist je dat bij 1/3 van de vergaderingen niet optimaal gebruik wordt gemaakt van de vergadertijd en dat 37% ook te laat start? Geen wonder dat deze verloren tijd één van de grootste vergaderergernissen is. Wanneer je je aan een tijdschema vasthoudt en vergaderingen op tijd beëindigt, zullen vergaderingen meer worden gewaardeerd. Zorg ervoor dat iedereen ook de resultaten van de vergadering ziet en dat er daarna follow-up is. Hier zijn 6 tips die hiervoor kunnen zorgen.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

Wist je dat maandag de slechtste dag van de week is om te vergaderen? En toch worden op die dag de meeste meetings gepland. Op zich is het begrijpelijk, iedereen is immers na het weekend uitgerust dus waarom zou je op maandag niet een vergadering inplannen? Waarom je het toch niet moet doen? Omdat maandag de meest productieve dag is van de week, omdat de kans dat iemand op maandag je vergaderverzoek accepteert vrij klein is en omdat de meesten van ons enige tijd nodig hebben om weer in de werkmodus te komen.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

Hoeveel tijd besteden we jaarlijks met vergaderen, hoelang duurt een vergadering, gemiddeld, hoeveel deelnemers zitten er rond de vergadertafel, wat kost een vergadering, op welke dag wordt er het vaakst vergaderd? Al deze vragen kun je beantwoorden in cijfers.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

In 2020 wordt het toch echt tijd dat je anders gaat vergaderen. In plaats van werken in de vergadering ga je werken aan de vergadering. Hoe je dat doet? Door deze ha-ha-ha regels toe te passen.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

  Er zijn veel overeenkomsten tussen in de file staan en in een ineffectieve vergadering zitten. Je wacht, kunt er niet zomaar uit en vindt eigenlijk dat je je tijd zit te verdoen. Hoe kun je ervoor zorgen dat meetings vlot en efficiënt verlopen? Hoe vermijd je opstoppingen en omwegen? Kortom: hoe zorg je voor de snelste route naar een effectieve vergadering?

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

  Je hoort steeds vaker dat het eigenlijk beter is om staand te vergaderen. Waarom is dat eigenlijk? Ten eerste is het beter voor je gezondheid en ten tweede zijn staande vergaderingen productiever en kosten ook nog eens minder tijd. Een vergadering is dus een goed moment om in de benen te komen.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

  Een uurtje vergaderen bestaat eigenlijk niet, omdat je altijd met meerdere mensen in een vergadering zit. Een meeting met gemiddeld zeven personen, kost bij elkaar dan eigenlijk zeven vergaderuren. En als je dat dan ook nog eens vermenigvuldigt met het aantal keren per maand dat deze groep bijeenkomt, dan snap je dat er jaarlijks veel tijd in meetings wordt gestoken.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen