5 praktische tips om sneller te notuleren

Geschreven door Paul Neefjes op 06 februari, 2018

5 praktishe tips om sneller te notuleren.png

5 praktische tips om sneller te notuleren

Notulen worden vaak het stiefkindje van de vergadering genoemd omdat het veel tijd kost om een goed verslag te maken. Maar hoeveel tijd is veel tijd? Voor het uitwerken van een vergadering kun je globaal de volgende richtlijnen aanhouden:

Een gewone vergadering (je bent goed voorbereid, men spreekt begrijpelijke taal en de   werkomstandigheden zijn goed): 1 uur vergaderen = 1 uur notuleren.

Een pittige vergadering (je bent goed voorbereid, maar begrijpt niet altijd waar men over spreekt en de werkomstandigheden zijn niet ideaal): 1 uur vergaderen = 2 uur notuleren.

Een zware vergadering (je bent slecht voorbereid, het taalgebruik is moeilijk, er zijn lastige werkomstandigheden): 1 uur vergaderen = 3 uur notuleren. (bron managementsupport.nl)

Toch kan notuleren slimmer en sneller als je deze vijf tips volgt.

 

Tip 1: Maak een duidelijke agenda

Zelfs de meest getalenteerde notulist is niet opgewassen tegen een chaotische meeting. Zorg daarom voor een duidelijke agenda waarin elk agendapunt is voorzien van een doel en tijdslimiet. Zorg daarnaast voor een strenge voorzitter; eentje die zich ook echt aan de agenda houdt!  Want hoe beter de vergadering is gestructureerd, hoe concreter de discussie, en hoe sneller jij notuleert!

Tip 2: Maak een indeling van de vergadertafel

Moet je notuleren bij een meeting waar veel nieuwe gezichten zijn? Maak dan voor aanvang van de vergadering snel een plattegrondje met ‘wie zit waar’, zodat je kunt mee typen met de discussie en snel weet wie wat zegt.

Tip 3: Visualiseer complexe onderwerpen

Wist je dat het menselijk brein voor 75% visueel werkt?
Worden er diagrammen, grafieken of andere complexe zaken gepresenteerd, maak dan een foto met je smartphone. Dit helpt je bij het uitwerken van de notulen en deze kun je later nog als bijlage meesturen.

Tip 4: Gebruik een vergadertool

Waarschijnlijk maak jij de aantekeningen rechtstreeks in je laptop. Heb je er weleens over nagedacht een stapje verder te gaan door digitaal te vergaderen? Organisaties die dat al doen, gebruiken geen papier meer voor hun meetings. Niet gedurende de voorbereiding, niet tijdens de meeting zelf en ook niet erna. Alle stukken zijn digitaal en worden via een vergadertool met de vergaderdeelnemers gedeeld. Dat bespaart een hoop werk en tijd, omdat je acties en besluiten al tijdens de meeting automatisch toewijst aan deelnemers. Heb je na de meeting snel een overzicht van alle actiepunten nodig? Per onderwerp, dossier, vergadering of verantwoordelijke? Geen probleem! Dat overzicht heb je met één druk op de knop.

Tip 5: Ga direct aan de slag met de notulen

Werk de notulen ook liever zo snel mogelijk uit. Onderzoek wijst uit dat je na 24 uur nog 90% kunt herinneren van wat er tijdens de vergadering is besproken. Na 48 uur is dat gedaald naar 70% en na 3 dagen weet jij je nog maar 40% te herinneren.  

Checklist effectief vergaderen

Helaas wordt notuleren gezien als een vervelend karweitje, terwijl de notulen juist belangrijke documenten zijn waar organisaties veel waarde aan hechten. Ze zijn immers onmisbaar voor een goede opvolging van de vergadering. Met deze vijf tips besparen we je in ieder geval kostbare tijd en bovendien ontvangen de deelnemers de notulen ook nog eens sneller.

Wil je meer tips over sneller, effectiever en vooral ook leuker vergaderen? Download dan onze infographic. 

New Call-to-action

Onderwerp: Papierloos vergaderen

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

Abonneer op onze blog

Recente blogs

Blog per onderwerp