5 tips om energiek een vergadering te verlaten

Geschreven door Paul Neefjes op 01 augustus, 2018

 5 tips om energiek een vergadering te verlaten

5 tips om energiek een vergadering te verlaten

Is het jou wel eens opgevallen dat er op de vergadertafel vaak stimulerende middelen staan? En dan heb ik het niet over illegale ‘oppeppers’ maar gewoon over koffie, donuts en M&M’s. Is dat omdat de cafeïne en ‘sugar high’ er voor moeten zorgen dat je de vergadering uitzit? En ik gebruik hier bewust het woord ‘volhouden’ omdat meetings echte marathonsessies kunnen zijn. Maar al deze pepmiddelen heb je niet nodig (nou ja, op koffie na) om te voorkomen dat je batterij leegloopt. In dit blogartikel geef ik je 5 tips om voortaan energiek de vergadering te verlaten.

Plan de meeting 30 min. voor de lunch
Wist jij dat vergaderingen die om 9 uur starten altijd uitlopen? Dat komt omdat de meeste mensen dan nog een hele werkdag voor de boeg hebben. Ga maar na. Je komt aan op je werk, neemt een kopje koffie, praat wat na over de voetbalwedstrijd van gister en langzamerhand gaan je over tot de agenda.

Vermijd ook de beruchte lunchdip rond 13:00. Plan liever een meeting in om 11.30, dan beginnen mensen al trek te hebben in lunch.  Ze voeren het vergadertempo op om zo op tijd klaar te zijn. Ditzelfde geldt voor een vergadering om 16.30 uur. Meestal loopt zo’n vergadering ook niet uit omdat mensen naar huis willen en komen ze sneller to-the-point.

Plan meetings à la Toyota
We kunnen de kunst ook afkijken en leren hoe andere organisaties vergaderen. Zo duurt een vergadering bij Toyota niet langer dan 50 minuten en zijn er altijd 10 minuten over om naar een andere vergadering te gaan. Bij het inplannen van vergaderingen stellen ze duidelijk de begin- en eindtijd vast en houden zich daaraan. Als er belangrijke beslissingen genomen moeten worden kan de voorzitter er voor kiezen van tevoren met iedere deelnemer individueel te zitten zodat de besluitvorming sneller gaat.

Energizers
Ook al volg je bovenstaande tips op, soms kunnen vergaderingen langdradig worden of compleet vastlopen. Probeer dan tijdens of na de pauze eens een energizer te doen. Energizers zijn oefeningen met een fysiek element om de energie weer in je lichaam te laten stromen. Ideaal om een after-lunch dip te voorkomen! Denk bijvoorbeeld aan een buitenwandeling tijdens de lunch, een loop- en stilstaan oefening in de zaal of een opdracht op de gang.

Vergeet de innerlijke mens niet
Vergaderen kan een dorstige en hongerige aangelegenheid zijn. Vergeet daarom de verzorging van de innerlijke mens niet. Een lunch als pauze tijdens de vergadering is een perfect moment om eens ergens anders over te praten. Je zou ook een borrel achteraf kunnen plannen. Zo combineer je het ‘verplichte’ met het ‘aangename’.

Zeg nee tegen CO2
Ooit gehoord van het ‘vergaderruimte-effect’? Dit effect treedt op als veel mensen in dezelfde afgesloten ruimte zijn, zoals een vergaderzaal. Als er geen raampje open kan om te luchten, verslechtert de luchtkwaliteit door de toename van CO2. Vaak hebben de deelnemers dit zelf niet eens door omdat het zeer geleidelijk gaat. Maar vergaderen in een zuurstofarme ruimte is geen ideale situatie. Je verliest je concentratie waardoor je niet meer effectief kunt vergaderen.

Infographic Vergaderhacks

Wil je meer tips lezen hoe je beter en sneller kunt vergaderen in jouw organisatie? Pas dan eens onze 7 vergaderhacks toe.

New Call-to-action

Onderwerp: Papierloos vergaderen

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

Abonneer op onze blog

Recente blogs

Blog per onderwerp