<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=77794&amp;fmt=gif">

5 tips voor een 5-sterren vergadering

Geschreven door Paul Neefjes op 17 april, 2019

5 tips voor een 5-sterren vergadering-1

5 Tips voor een 5-sterren vergadering

Wie leest ze niet: reviews op vergelijkingssites zoals Trivago, Booking, The Fork of Kieskeurig. Ze vertellen je waar je de beste hotels en restaurants kunt boeken of wie de beste klantenservice heeft. Waardevolle informatie voor degene die op zoek is naar betrouwbare onafhankelijke informatie van derden. Voor de scoring wordt vaak gebruik gemaakt van een sterrenclassificatie: hoe meer sterren, hoe beter. Wij vroegen ons af of we dit sterrensysteem ook kunnen toepassen op vergaderingen.

Verdient jouw vergadering 5-sterren?

Wil een meeting een 5-sterrenstatus krijgen dan moet deze aan een paar belangrijke voorwaarden voldoen. Elke voorwaarde waaraan wordt voldaan, verdient één ster.

  1. Is er een duidelijke agenda?

Een effectieve vergadering begint met een duidelijke agenda die ruim van te voren is verspreid. Zo is iedereen voorbereid aanwezig en is voor alle deelnemers helder welke onderwerpen er aan bod komen en wat het doel van de meeting is. Want, heb je een doel dan kan je scoren!

  1. Begint en eindigt de meeting op tijd?

Een goede vergadering heeft een begin- en een eindtijd die de voorzitter strikt in acht houdt. Is dat niet het geval dan komt er al snel de klad in en begin je steevast een kwartier te laat. Je verliest kostbare tijd en bovendien irriteer je veel vergaderaars.

  1. Duurt de meeting korter dan 1,5 uur?

Je voor een langere tijd concentreren is een behoorlijke uitdaging. Op den duur verlies je je aandacht, droom je weg en sommigen vallen zelfs in slaap. Dit komt de productiviteit niet ten goede. Hoe langer je vergadert, hoe inefficiënter het wordt. Anderhalf uur is echt de max.

  1. Zijn er 7 deelnemers of minder?

Nodig alleen mensen uit waarvoor de vergadering prioriteit heeft. Helaas polderen we in Nederland heel wat af. Erg democratisch natuurlijk, maar wist je dat een vergadering eigenlijk niet meer dan zeven deelnemers mag hebben? Dat concluderen tenminste Marcia Blenko, Michael Mankins en Paul Rogers van Bain & Co, auteurs van Decide & Deliver. Zij beweren dat met ieder extra persoon aan de vergadertafel, de besluitvaardigheid met 10% daalt.

  1. Wordt er digitaal vergaderd?

Onze smartphone is onze digitale agenda, onze laptop een mobiel kantoor. Waarom zou je in dit digitale tijdperk dan eigenlijk nog ouderwets vanaf papier vergaderen? Digitaal ofwel papierloos vergaderen levert zoveel meer vergadergemak op. Je beheert alle vergaderingen vanuit een overzichtelijk dashboard. Je hebt controle over deelnemers, agenda’s, stukken, actiepunten en besluiten. En je hoeft nooit meer zoeken naar agenda’s, documenten en notulen. Alle vergaderinformatie die je nodig hebt, zit onder je vingertoppen.

En hoeveel sterren scoren  jouw vergaderingen? Als je nog geen 5-sterrenstatus hebt, download dan onze infographic over effectieve vergaderingen.

New Call-to-action 

Onderwerp: Papierloos vergaderen

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

Abonneer op onze blog

Recente blogs

Blog per onderwerp