6 tips om de vergadering op tijd te beginnen (en te eindigen)

Geschreven door Paul Neefjes op 2020-02-20 08:41:00

drie-types-waarmee-je-absoluut-niet-wilt-vergaderen

6 tips om de vergadering op tijd te beginnen (en te eindigen)

Wist je dat bij 1/3 van de vergaderingen niet optimaal gebruik wordt gemaakt van de vergadertijd en dat 37% ook te laat start? Geen wonder dat deze verloren tijd één van de grootste vergaderergernissen is. Wanneer je je aan een tijdschema vasthoudt en vergaderingen op tijd beëindigt, zullen vergaderingen meer worden gewaardeerd. Zorg ervoor dat iedereen ook de resultaten van de vergadering ziet en dat er daarna follow-up is. Hier zijn 6 tips die hiervoor kunnen zorgen.

  1. Zorg voor een duidelijke vergaderagenda en geef elk punt een ​​toegewezen tijdslot

Maak een lijst van alle agendapunten en geef elk item een ​​voorlopig tijdslot, bijvoorbeeld "review van de notulen,10 minuten". Op deze manier breng je de benodigde tijd voor je vergadering beter in kaart en kun je ook beter bekijken of je alle doelstellingen kunt bereiken.

      2.  Maak het een gewoonte om vergaderingen op tijd te starten

Ongeveer 37 % van alle vergaderingen begint te laat – gemiddeld zo’n kwartier na de afgesproken tijd. De meetings eindigen vervolgens ook een kwartier later, vergeleken met 3,5 minuten voor vergaderingen die op tijd starten. Ze zorgen voor een slecht humeur bij deelnemers en hebben een negatief effect op het concentratievermogen, zo blijkt uit onderzoek. Maak er een gewoonte van om  vergaderingen op tijd te beginnen en geeft zelf altijd het goede voorbeeld. Je kunt ook een regel maken dat de deur wordt gesloten (en gesloten blijft!) nadat de vergadering is gestart.

  1. Laat iemand de vergadertijd bijhouden

Timing is essentieel: vraag iemand om de tijd bij te houden. Als voor de vergadering een uur staat, kan de timer waarschuwen wanneer de vergadering halverwege is. Als bepaalde belangrijke issues dan nog niet getackeld zijn, kun je hiervoor beter een nieuwe vergadering inplannen, dan deze issues snel af te raffelen.

  1. Focus tijdens de vergadering alleen op het kernteam

Wijd vergadertijd alleen aan mensen die relevant zijn voor de discussie. Als ze geen belangrijke updates hebben, expertise om te delen of als hun besluitvorming niet nodig is, nodig ze dan ook niet uit. Wil je ze wel op de hoogte houden dan volstaan de notulen van de vergadering.

  1. Schrijf direct de notulen en volg actiepunten op

Werk de notulen direct na de vergadering uit. Vergadernotulen moeten in ieder geval bestaan uit de besluiten, belangrijke actiepunten plus de eigenaren en de deadline voor elk actiepunt.

  1. Staand vergaderen houd vergaderingen binnen het tijdschema

Probeer eens een staande vergadering. In een staande vergadering mag niemand om welke reden dan ook zitten. Na een tijdje begint iedereen zich wat ongemakkelijk te voelen en worden actiepunten sneller afgehandeld. Als je lang in een comfortabele bureaustoel gaat zitten, zal je lichaam namelijk automatisch slaperig voelen. Opstaan ​​houdt je gefocust en meer energiek. Het beëindigen van de vergadering is nu ook een fluitje van een cent. Zorg er wel voor dat de kwaliteit van het gesprek nog steeds hoog is en neem geen overhaaste beslissingen.

Wil je meer regels weten die je kunt volgen of effectief te vergaderen? Download dan ons e-book.

New call-to-action

Onderwerp: Papierloos vergaderen