Als uitgever van Management Support ben ik continue bezig met de invloed die digitalisering heeft op de rollen en werkzaamheden van managementondersteuners. Dat de unieke menselijke, ondersteunende skills en vaardigheden langzaam maar zeker steeds meer lijken te worden overgenomen door slimme computers en bijbehorende programma’s is iets dat mij fascineert. Maar het roept bij mij ook vragen op. Want ik geloof niet dat alles automatiseren altijd wenselijk is. Maar waar ligt dan die grens? Wat is de juiste mix? En wat moet je als ondersteuner doen om voldoende meerwaarde te houden ondanks alle digitale alternatieven. Met recht een digitaal dilemma.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

  Ken jij het RTL-4 programma Mijn leven in Puin? Het is een reality-TV programma waarin hulp wordt geboden aan mensen met een verzamelstoornis, ook wel ‘hoarders’ genoemd. Na een noodkreet van een vriend of familielid, komt een team van opruimdeskundigen in actie om hulp te bieden. Na een paar weken komen ze opnieuw langs om te checken in hoeverre het huis en leven van de hoarder op orde is.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

Als je regelmatig vergadert, is het handig om dit met een vergaderapp te doen om zo  meetings beter te laten stroomlijnen. Tegenwoordig zijn er veel vergaderapps waaruit je kunt kiezen, maar niet alle apps bieden dezelfde functionaliteiten. Daarom in dit blogartikel vier belangrijke voorwaarden waaraan een professionele vergaderapp zou moeten voldoen.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

Topless meetings. Dat is een goeie aandachtstrekker, nietwaar? Het is helaas minder spannend dan de titel doet vermoeden. Het gaat hier niet om schaars geklede dames in de vergaderzaal, maar om laptops. Topless meetings is een term voor vergaderingen waar laptops, iPhones en andere mobieltjes geweerd worden. Volgens de Los Angeles Times zijn dergelijke topless meetings in Silicon Valley veel productiever. Communicatie tussen deelnemers aan vergaderingen verloopt beter indien er, ironisch genoeg, geen communicatiemiddelen worden gebruikt.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

Vergader eens aan de bar of in een huiskamer Denk jij voor aanvang van een vergadering wel eens na over de opstelling van tafel en stoelen? Om elke vergadering zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, blijkt de keuze van de vergaderopstelling erg belangrijk. Altijd in dezelfde opstelling vergaderen is niet effectief; de vergaderopstelling bepalen aan de hand van het doel van de bijeenkomst is dat wel. En daar is ook wetenschappelijk bewijs voor! TNO onderzocht het effect van vier verschillende vergaderopstellingen: vierkant, bar, huiskamer en rond. En wat bleek, de traditionele vierkante vergaderopstelling is de slechtste vorm om in te vergaderen.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

“A meeting consists of a group of people who have little to say – until after the meeting.”  ― P.K. Shaw Ik denk dat de meeste managers het boek The Seven Habits of Highly Effective People van Stephen Covey wel hebben gelezen. Inmiddels zijn er meer dan 20 miljoen exemplaren van verkocht (in 38 talen). The Seven Habits of Highly Effective People heeft de zakenwereld op een eenvoudige maar effectieve manier sterk veranderd. Het zal je dan ook niet verbazen dat dit boek is uitgeroepen tot één van de meest invloedrijke managementboeken. In dit blogartikel heb ik vier van de zeven Covey habits, ofwel eigenschappen, toegepast op vergaderen.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

Zo vlak voor de zomer volgen veel mensen nog even een crashdieet. Bekende voorbeelden zijn het soepdieet, yoghurt- of het ziekenhuisdieet. Snel een paar kilo’s afvallen zodat je weer met een goed gevoel op het strand kunt liggen. Meetings kunnen wat dat betreft ook te veel ballast hebben en ‘zwaar’ aanvoelen. Zet je vergadering dus op dieet. Want als je lean vergadert, heb je snelle en effectieve meetings met maximaal resultaat. What’s not to like?

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

Op de vraag; hoe ervaar jij je wekelijkse meetings, zou Marie Kondo de tegenvraag stellen: Do your meetings Spark Joy? Tenzij je onder een steen hebt geleefd, weet je dat ‘Spark Joy’ het motto is van de Japanse opruimgoeroe Marie Kondo. Met haar KonMari-methode heeft ze wereldwijd al 100.000-en mensen geholpen om orde te brengen in rommelige huizen. Maar wist je dat je de KonMari- methode ook kunt toepassen op de kantooromgeving?

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

Vorig jaar introduceerden we ons eerste iBabs vergadermagazine. Zover we weten, was dit het eerste magazine in Nederland dat dat zich specifiek richt op alles wat maar met vergaderen te maken heeft. Van grappige feitjes en weetjes, vergadertrends, tips en tricks om sneller en efficiënter te vergaderen tot verhalen van bedrijven die zijn overgestapt op papierloos vergaderen.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

Je kent vast wel de slogan van Apple: There’s an app for that. Hiermee introduceerde het softwarebedrijf in 2008 de iPhone 3G. Die slogan bleek zo’n succes dat Apple patent hierop heeft aangevraagd (en gekregen). Wat ook een groot succes bleek, waren de apps zelf. Zo startte de App Store ooit met 500 apps, maar nu zijn er duizenden waaronder de bekendste WhatsApp en Google Maps. Inmiddels zijn er ook zakelijke apps te downloaden, zoals de vergaderapp.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen