Er zijn veel overeenkomsten tussen in de file staan en in een ineffectieve vergadering zitten. Je wacht, kunt er niet zomaar uit en vindt eigenlijk dat je je tijd zit te verdoen. Hoe kun je ervoor zorgen dat meetings vlot en efficiënt verlopen? Hoe vermijd je opstoppingen en omwegen? Kortom: hoe zorg je voor de snelste route naar een effectieve vergadering?

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

  Je hoort steeds vaker dat het eigenlijk beter is om staand te vergaderen. Waarom is dat eigenlijk? Ten eerste is het beter voor je gezondheid en ten tweede zijn staande vergaderingen productiever en kosten ook nog eens minder tijd. Een vergadering is dus een goed moment om in de benen te komen.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

  Een uurtje vergaderen bestaat eigenlijk niet, omdat je altijd met meerdere mensen in een vergadering zit. Een meeting met gemiddeld zeven personen, kost bij elkaar dan eigenlijk zeven vergaderuren. En als je dat dan ook nog eens vermenigvuldigt met het aantal keren per maand dat deze groep bijeenkomt, dan snap je dat er jaarlijks veel tijd in meetings wordt gestoken.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

Als uitgever van Management Support ben ik continue bezig met de invloed die digitalisering heeft op de rollen en werkzaamheden van managementondersteuners. Dat de unieke menselijke, ondersteunende skills en vaardigheden langzaam maar zeker steeds meer lijken te worden overgenomen door slimme computers en bijbehorende programma’s is iets dat mij fascineert. Maar het roept bij mij ook vragen op. Want ik geloof niet dat alles automatiseren altijd wenselijk is. Maar waar ligt dan die grens? Wat is de juiste mix? En wat moet je als ondersteuner doen om voldoende meerwaarde te houden ondanks alle digitale alternatieven. Met recht een digitaal dilemma.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

  Ken jij het RTL-4 programma Mijn leven in Puin? Het is een reality-TV programma waarin hulp wordt geboden aan mensen met een verzamelstoornis, ook wel ‘hoarders’ genoemd. Na een noodkreet van een vriend of familielid, komt een team van opruimdeskundigen in actie om hulp te bieden. Na een paar weken komen ze opnieuw langs om te checken in hoeverre het huis en leven van de hoarder op orde is.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

Als je regelmatig vergadert, is het handig om dit met een vergaderapp te doen om zo  meetings beter te laten stroomlijnen. Tegenwoordig zijn er veel vergaderapps waaruit je kunt kiezen, maar niet alle apps bieden dezelfde functionaliteiten. Daarom in dit blogartikel vier belangrijke voorwaarden waaraan een professionele vergaderapp zou moeten voldoen.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

Topless meetings. Dat is een goeie aandachtstrekker, nietwaar? Het is helaas minder spannend dan de titel doet vermoeden. Het gaat hier niet om schaars geklede dames in de vergaderzaal, maar om laptops. Topless meetings is een term voor vergaderingen waar laptops, iPhones en andere mobieltjes geweerd worden. Volgens de Los Angeles Times zijn dergelijke topless meetings in Silicon Valley veel productiever. Communicatie tussen deelnemers aan vergaderingen verloopt beter indien er, ironisch genoeg, geen communicatiemiddelen worden gebruikt.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

Vergader eens aan de bar of in een huiskamer Denk jij voor aanvang van een vergadering wel eens na over de opstelling van tafel en stoelen? Om elke vergadering zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, blijkt de keuze van de vergaderopstelling erg belangrijk. Altijd in dezelfde opstelling vergaderen is niet effectief; de vergaderopstelling bepalen aan de hand van het doel van de bijeenkomst is dat wel. En daar is ook wetenschappelijk bewijs voor! TNO onderzocht het effect van vier verschillende vergaderopstellingen: vierkant, bar, huiskamer en rond. En wat bleek, de traditionele vierkante vergaderopstelling is de slechtste vorm om in te vergaderen.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

“A meeting consists of a group of people who have little to say – until after the meeting.”  ― P.K. Shaw Ik denk dat de meeste managers het boek The Seven Habits of Highly Effective People van Stephen Covey wel hebben gelezen. Inmiddels zijn er meer dan 20 miljoen exemplaren van verkocht (in 38 talen). The Seven Habits of Highly Effective People heeft de zakenwereld op een eenvoudige maar effectieve manier sterk veranderd. Het zal je dan ook niet verbazen dat dit boek is uitgeroepen tot één van de meest invloedrijke managementboeken. In dit blogartikel heb ik vier van de zeven Covey habits, ofwel eigenschappen, toegepast op vergaderen.

Onderwerpen: Papierloos vergaderen

Zo vlak voor de zomer volgen veel mensen nog even een crashdieet. Bekende voorbeelden zijn het soepdieet, yoghurt- of het ziekenhuisdieet. Snel een paar kilo’s afvallen zodat je weer met een goed gevoel op het strand kunt liggen. Meetings kunnen wat dat betreft ook te veel ballast hebben en ‘zwaar’ aanvoelen. Zet je vergadering dus op dieet. Want als je lean vergadert, heb je snelle en effectieve meetings met maximaal resultaat. What’s not to like?

Onderwerpen: Papierloos vergaderen