<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=77794&amp;fmt=gif">

Beslisboom: ga ik wel of niet vergaderen?

Geschreven door Paul Neefjes op 21 oktober, 2019

 

5 tips voor een 5-sterren vergadering-1

Beslisboom: ga ik wel of niet vergaderen?

Een uurtje vergaderen bestaat eigenlijk niet, omdat je altijd met meerdere mensen in een vergadering zit. Een meeting met gemiddeld zeven personen, kost bij elkaar dan eigenlijk zeven vergaderuren. En als je dat dan ook nog eens vermenigvuldigt met het aantal keren per maand dat deze groep bijeenkomt, dan snap je dat er jaarlijks veel tijd in meetings wordt gestoken.

Check of er een reden voor deze vergadering is?

En al die vergadertijd is niet gratis, want iedereen heeft zo z’n eigen uurloon. Wil je voortaan beter omgaan met je vergadertijd, vraag je dan af of het überhaupt nodig is om een vergadering te plannen. Het Amerikaanse vaktijdschrift Harvard Business Review heeft hiervoor deze mooie beslisboom gemaakt.
 Beslissingsboom


Heb ik goed nagedacht over deze situatie?

Veel vergaderingen worden gedachteloos ingepland. Een project opstarten? Laten we een meeting plannen. Graag feedback krijgen op een deelproject? Laten we iedereen die op het project zit, uitnodigen voor een vergadering. Dit zijn vooral persoonlijke en niet zakelijke redenen voor een vergadering. Begrijpelijk, want door een vergadering in je agenda te zetten, creëer je een vals gevoel van vooruitgang. Beter is het om eerst zelf goed na te denken waarom je deze meeting wilt beslaan, wie er echt bij aanwezig moet zijn en naar welke uitkomst je streeft.

Heb ik de input van anderen nodig om verder te kunnen?

Natuurlijk is het fijn om van anderen bevestiging te krijgen van datgene wat je eigenlijk al weet. Tenzij je hun input echt nodig hebt om draagvlak binnen de organisatie te creëren of als een stevige discussie jou kan helpen om besluiten te nemen, is de meeting tijdverspilling.

Is het noodzakelijk dat ik die input persoonlijk krijg?

Je kunt een vergadering plannen, maar wellicht kun je ook hetzelfde doel bereiken via een e-mail of met een simpel telefoontje. Stel dat je een akkoord wilt ontvangen op een document. Is het dan niet beter dat je dit document mailt en vraagt of degene dit binnen een week kan beantwoorden? Op deze manier kan de ontvanger zelf bepalen wanneer hij hier aandacht aan besteedt.

Is het noodzakelijk dat ik die input in een face-to-face krijg?

Als het om persoonlijke communicatie gaat waarbij het wenselijk is dat beide partijen elkaar kunnen aankijken, dan zijn er ook nog andere communicatiemiddelen geschikt. Denk aan een skype-of een videocall. Het voordeel is dat je geen locatie hoeft te boeken of huren, je niet hoeft af te reizen naar een externe vergaderlocatie, of te wachten totdat andere deelnemers aanschuiven. Al met al scheelt je dit behoorlijk wat tijd.

Plan de vergadering en bereid deze goed voor

Zie deze diagram van Harvard Business Review als hulpmiddel om beter te beslissen of je wel of niet een meeting gaat inplannen. Met het juiste besluitvormingsproces kun je het aantal vergaderingen dat je organiseert en bijwoont drastisch verminderen. 

En heb je eenmaal besloten dat er toch een vergadering moet komen, bedenk dan hoe je dit zo efficiënt en effectief mogelijk kunt maken. Om je hierbij te helpen hebben wij een handig stappenplan voor je gemaakt.

New call-to-action

 

Onderwerp: Papierloos vergaderen

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

Abonneer op onze blog

Recente blogs

Blog per onderwerp