Beter notuleren met een omgekeerd abc’tje?

Geschreven door Paul Neefjes op 2020-07-21 07:43:00

Cover-Snel-slim-en-efficient-notuleren

Beter notuleren met een omgekeerd abc’tje?

Het abc’tje ken je vast wel van bruiloften en partijen. De A is van Aanzoek, zo romantisch in Parijs. De B van Bier, dat bracht de bruidegom van de wijs; je snapt het wel. Maar heb je wel eens van het omgekeerde abc’tje gehoord? De combi CBA staat voor Conclusies, Besluiten en Actiepunten. Het resultaat van een vergadering en de kern van goede notulen.

Omgekeerd abc’tje

Notuleren is een noodzakelijk kwaad en daar wil je zo weinig mogelijk tijd aan betsteden. Het omgekeerde abc’tje kan je hierbij helpen. Als je de doelen helder hebt, leer je beter luisteren en hoef je minder te notuleren. Zo ben je goed voorbereid en kun je je tijdens de vergadering focussen op de hoofdzaken, inclusief conclusies, besluiten en actiepunten, het zogenaamde omgekeerde abc’tje.

Wie is wie? Maak een plattegrondje

Handig is ook te weten wie zegt wat. Schuiven er in de meeting veel nieuwe gezichten aan? Maak dan van tevoren een plattegrondje, zodat je kunt mee tikken met de discussie en snel weet wie wat zegt. Zo blijf je betrokken en hoef je achteraf niet te denken: “Uuh? Wie zei dat ook alweer?”

Zit op de juiste plek

Claim ook jouw plek in de vergadering. Tijdens de vergadering is het belangrijk dat je op de juiste stoel zit. De juiste plek is daar waar je iedereen goed kunt zien en vooral verstaan. Mocht je iemand een keer niet goed verstaan, schroom dan niet en vraag om een herhaling of ga naast de voorzitter zitten. Deelnemers praten vaak naar de voorzitter toe. Je kunt hen dus beter verstaan als je naast de voorzitter zit. Dit geldt zeker in grote groepen.

Tip Neem de vergadering op

Ben je niet zo bekend met de onderwerpen of ligt het tempo hoog? Neem de vergadering dan op. Je voelt je hierdoor zekerder en kunt relaxter notuleren.

Maak gebruik van een notulensjabloon

Maak voor standaard vergaderingen gebruik van een notulensjabloon. Zo heb je aan het begin van de vergadering een duidelijk gedefinieerde structuur en lay-out. Alle koppen staan op de juiste plek en een deel van de informatie blijft hetzelfde voor elke vergadering. De rest is een invuloefening.

E-book Snel, slim en efficiënt notuleren, doe je zo

Je ziet dat ook bij notuleren geldt; een goede voorbereiding is het halve werk. Neem hiervoor ruim de tijd en stel jezelf op de hoogte van het type vergadering dat je notuleert, de punten die op de agenda staan, de bijbehorende doelen en wie de notulen moeten ontvangen. Zo ben je gefocust op de vergadering en weet je waar het over gaat. Dat helpt om de notulen later snel uit te werken.

Wil je meer tips hoe jij beter, sneller en efficiënter kunt notuleren. Download ons nieuwe e-book.

Download het e-book

Onderwerp: papierloos vergaderen