Zoveel mensen, zoveel wensen. Het klinkt cliché, maar ook in organisaties is het waar. Kijk maar eens rond tijdens een vergadering. De één heeft de agenda en aantekeningen uitgeprint terwijl anderen liever een computer, telefoon of tablet gebruiken. Vraag tien mensen wat voor hen fijn werkt en je krijgt tien verschillende antwoorden. Hoe werk je dan goed met elkaar samen? Het antwoord is via digitaal vergaderen. Hier zijn een aantal punten waaraan je moet denken voordat je hiermee van start gaat.
Ga voor een systeem voor iedereen
Iedereen in een organisatie werkt graag zoals hij of zij zelf wil. En toch is het belangrijk dat we allemaal gebruik maken van dezelfde systemen. Bijvoorbeeld om overzicht te houden, de workflow in goede banen te leiden, elkaars notities te lezen en documenten in te maken en te bewaren. Maar kan dat wel? Bestaan er digitale systemen waarmee iedereen in de organisatie fijn werkt?
Neem de verschillen onder de loep
Ja, die bestaan. Ook voor jullie bedrijf. Maar daarvoor is het belangrijk dat eerst de verschillen binnen de organisatie onder de loep worden genomen. Heb je deze niet eerst goed onderzocht, dat weet je ook niet aan welke eisen jullie systeem moet voldoen. Verschillen in werkvoorkeuren, maar ook in de functies en de kennis- en vaardigheidsniveaus zijn belangrijk om van te voren in kaart te brengen.
De digitale kloof als mogelijke drempel
Een herkenbaar voorbeeld is het verschil tussen generaties in het gebruik van digitale technologie. Jonge medewerkers in een organisatie maken zich nieuwe digitale systemen vaak sneller eigen dan mensen die wat ouder zijn. Puur en alleen al omdat ze met de computer en internet zijn opgegroeid. Een systeem voor iedereen moet dus voor beide generaties eenvoudig zijn in gebruik. Pas dan is het functioneel voor de héle groep.
Onthoud: ook functieverschillen spelen een rol
Binnen een organisatie vervult iedereen een andere functie. Jouw werk ziet er heel anders uit dan dat van jouw collega’s. Wat jij van systemen verwacht, kan verschillen van wat jouw buurvrouw er graag in terug ziet. Een voorbeeld: een systeem kan voor Linda als notitieblok dienen, waarin zij haar klantcontact rapporteert. Voor Jan van de administratie is hetzelfde systeem de bron die hij gebruikt voor het opmaken en controleren van facturen. Het systeem hoort zodanig ingericht zijn, dat zowel Linda als Jan ermee kunnen werken.
Stel jezelf de vraag: wat hebben wij nodig?
Het advies luidt: ga met alle collega’s na wat voor jullie belangrijk is bij de integratie van een nieuw systeem. Aan welke eisen moet het voldoen? iBabs is een vergadersysteem dat rekening houdt met de verschillen tussen medewerkers en de wens deze bij elkaar te brengen in een functioneel systeem. Het werkt intuïtief waardoor het niet alleen voor iedereen gemakkelijk is om er mee te werken, maar het ook jullie processen versterkt en versneld. En ben je klaar voor digitaal vergaderen?
iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet. Inmiddels gebruiken duizenden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.
Sluit je aan bij meer dan 24.000 professionals om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws over vergaderbeheer. Ontvang al onze tips en trucs direct in je inbox.
