Dit zijn de 4 eigenschappen van lean vergaderen volgens Stephen Covey

A meeting consists of a group of people who have little to say – until after the meeting.”  ― P.K. Shaw

Ik denk dat de meeste managers het boek The Seven Habits of Highly Effective People van Stephen Covey wel hebben gelezen. Inmiddels zijn er meer dan 20 miljoen exemplaren van verkocht (in 38 talen). The Seven Habits of Highly Effective People heeft de zakenwereld op een eenvoudige maar effectieve manier sterk veranderd. Het zal je dan ook niet verbazen dat dit boek is uitgeroepen tot één van de meest invloedrijke managementboeken. In dit blogartikel heb ik vier van de zeven Covey habits, ofwel eigenschappen, toegepast op vergaderen.

1. Wees proactief – deel de agenda minstens een dag van tevoren
   Een meeting zonder agenda is als een schip zonder kompas; doelloos. Stel daarom voor elke vergadering een agenda samen met bespreekpunten en bijbehorende doelen en verspreid deze naar de deelnemers, minimaal een dag van tevoren. Voeg bij elk agendapunt de relevante documentatie toe. Zo heeft iedereen dezelfde info en tijd om zich voor te bereiden op de komende vergadering.
   
   Tip: gebruik voor wekelijkse bijeenkomsten een vergaderingssjabloon.  Dan wordt het voorbereiden van een agenda een kwestie van het invullen van de lege plekken.

2. Begin met het einde voor ogen – review de presentielijst
   Vergaderingen waarin sleutelpersonen – zoals een manager of leidinggevende - niet aanwezig zijn, zijn vrij nutteloos omdat er geen belangrijke beslissingen kunnen worden genomen.
   
   Tip: beperk het aantal mensen dat je uitnodigt. Het doel van vergaderen is beslissingen nemen. Tip voor de deelnemers: scan de deelnemerslijst voordat je de vergaderzaal binnenstapt. Zie je onbekende namen? Doe dan snel wat research op LinkedIn.

3. Belangrijke zaken eerst – hou de tijd scherp in de gaten
   De belangrijkste agendapunten staan altijd vooraan, omdat vergaderingen per definitie uitlopen. Maar waarom eigenlijk, het is toch gewoon een kwestie van klokkijken? Als voorzitter hoor je je strak aan de tijd te houden.
   
   Tip: als organisator verbeter je je eigen reputatie als jouw meetings op tijd beginnen en op tijd eindigen. Deelnemers kunnen ook helpen door vijf minuten voor aanvang al aanwezig te zijn.

4. Hou de zaag scherp – zorg voor een snelle follow up
   Tot slot is het van belang dat er ook echt iets wordt gedaan met de vergadering. Daarom moeten er tijdens de vergadering actiepunten worden genoteerd en toegewezen. Zodat bij de volgende vergadering besproken kan worden wat het resultaat of de status ervan is.
   
   Tip: Stuur de actiepunten direct na de meeting. Dit is een geweldige manier om stress te beheersen en een goede indruk op anderen te maken.
   
5. Wetten van het nieuwe vergaderen volgens iBabs
   Je ziet dat the 7 habits van Covey verbluffend eenvoudig zijn toe te passen op vergaderingen. Als je deze gewoontes implementeert dan is dat een geweldige manier om de effectiviteit van meetings snel te verbeteren. Wij hebben ook 7 wetmatigheden ontdekt en beschreven. Als je ze wilt lezen en toepassen, download dan ons e-book de 7 wetten van het nieuwe vergaderen.