Dit zijn de 7 wetten van het nieuwe vergaderen

Geschreven door Paul Neefjes op 2020-10-05 09:48:38

Sneezers verspreiden het digitaal vergaderen virus-klein-1-Aug-06-2020-11-05-39-91-AM

Het Nieuwe Vergaderen

In veel bedrijven is Het Nieuwe Werken helemaal ingeburgerd. Jij en je collega’s zijn er misschien ook al helemaal aan gewend om tijd- en plaats onafhankelijk te werken. Wil je tot tien uur thuiswerken en na de files snel naar kantoor? Geen punt! En moet je tussen de middag wat bankzaken doen, die je echt live moet regelen? Zo fijn als je dat op je thuiswerkdag kunt doen. Dan werk je gewoon wat langer door of begin je eerder. Het is een kwestie van vertrouwen en als je gewend bent aan Het Nieuwe Werken, dan weet je dat er gestuurd wordt op output en resultaat in plaats van op aanwezigheid.

Ondersteunende faciliteiten

Je werkgever moet er natuurlijk wel voor zorgen dat ondersteunende faciliteiten om Het Nieuwe Werken mogelijk te maken, voor elkaar zijn. Denk daarbij aan ICT-toepassingen, flexplekken en (tele)communicatiemiddelen. Is dat allemaal geregeld, dan is het ook tijd voor Het Nieuwe Vergaderen. Want waarom zou je nog op de oude manier vergaderen, als je op de nieuwe manier werkt?

 Effectieve meetings

Wil je in jouw organisatie minder kostbare tijd en energie verspillen aan vergaderen, dan is ons e-book “de 7 wetten van het nieuwe vergaderen” je op het lijf geschreven.

Less is more

Een van de 7 wetten gaat over “Less is more”. Organiseer je een meeting waarvoor je, naar jouw mening, veel te veel deelnemers moet uitnodigen? Neem dit dan samen met de initiator van de meeting kritisch door. Als je met te veel collega’s vergadert, is dat niet effectief. Simpelweg omdat je met te veel meningen rekening moet houden. En hoe meer mensen er door elkaar gaan praten, hoe minder er uiteindelijk besloten en gedaan wordt.

Heb je er wel eens aan gedacht om bepaalde collega’s alleen voor een specifiek agendapunt uit te nodigen? Ook dat vergadert veel effectiever. De mensen die anders alleen aanwezig zouden zijn om informatie te verzamelen, hebben echt wel genoeg aan de notulen.

Een ander negatief effect van te veel mensen aan een vergadertafel, is dat steeds minder mensen zich verantwoordelijk gaan voelen. Dit wordt ook wel de touwtrektheorie genoemd. Als je met tien man zo’n wedstrijdje touwtrekken doet, hoeft een individu zich tenslotte minder in te spannen dan wanner je met vijf man moet zien te winnen. En dit effect speelt in een te volle vergaderzaal ook. “Ach, anderen zeggen wel wat ik ook vind.”

Vind je deze wet lastig, bijvoorbeeld omdat je bang bent mensen te passeren? Je collega’s zullen er misschien een beetje aan moeten wennen, maar personen die alleen uitgenodigd worden omdat ze zich anders buitengesloten voelen, hebben écht geen toegevoegde waarde. Zij hebben genoeg aan een kopie van de notulen.

New call-to-action

 

Onderwerp: Vergader technieken