Duurzaam vergaderen is here to stay

Geschreven door Paul Neefjes op 2020-12-08 09:00:02

Modern green technology for ecology protection illustration


Duurzaam vergaderen is here to stay.

 

Vaker de fiets nemen, biologisch eten, zonnepanelen op het dak en elektrisch rijden: we maken met zijn allen steeds meer milieubewuste keuzes. Maar ook organisaties vinden duurzaam en maatschappelijk verantwoord ondernemen steeds belangrijker. Ok, het is waar dat we het afgelopen jaar ook noodgedwongen minder vaak die auto naar kantoor namen of een fancy vergaderlocatie buiten de deur op zochten. Misschien mis je die vergaderingen buiten de deur inclusief uitgebreide lunch inmiddels wel. Maar vanuit het duurzaamheidsoogpunt bekeken levert het meer digitaal vergaderen alleen maar win-win situaties op. In dit blog 4 redenen waarom digitaal vergaderen ontzettend duurzaam is en we daarom in 2021 nog steeds veel digitaal blijven vergaderen.

1. Minder files en uitlaatgassen

Even bij elkaar gaan zitten voor een bespreking is effectief en gemakkelijk wanneer alle deelnemers van de vergadering zich in hetzelfde pand bevinden. Naast dat dit veelal niet meer aan de orde is met het vele thuiswerken, is fysiek bij elkaar komen überhaupt niet altijd even efficiënt. Als jouw organisatie bijvoorbeeld verschillende vestigingen heeft of er bijvoorbeeld een presentatie moet worden gegeven aan de andere kant van het land, is het efficiënter én minder milieubelastend om digitaal te vergaderen. Minder kilometers op de weg is fijn voor de deelnemers en nog fijner voor het milieu.

Tip: Als we in 2021 weer samen kunnen vergaderen op mooie locaties; let dan op of de locatie of meeting center het Green Key certificaat heeft. Dat is een betrouwbare indicator of een bedrijf een vooroploper is op het gebied van duurzaamheid.

 

2. Minder vliegkilometers

Ook het vliegen is door alle reisbeperkingen veel minder aan de orde, maar of dat nou een gemis is? Hoe vaak gebeurt het niet dat voor een bijeenkomst van een paar uur je anderhalve dag moet reserveren in de agenda voor de reis naar het vliegveld, wachten op de vlucht, de vlucht zelf en de rit naar het locatie. Om nog maar te zwijgen van een hotelovernachting. Met de geavanceerde mogelijkheden die digitaal vergaderen biedt, is het zonde om voor een overleg iemand naar het buitenland te laten vliegen, een onderneming die nu eenmaal enorm milieubelastend is. Gelukkig geven zestig grote Nederlandse bedrijven al aan dat zij ook ná de coronacrisis structureel minder zakelijke vluchten blijven maken.

Tip: Is er geen optie om het vliegtuig te laten staan? Probeer dan om die reis zo klimaatvriendelijk mogelijk te maken, door minder businessclass te vliegen (met zo’n vlucht stoot je gemiddeld twee tot drie keer zoveel CO2 uit als dezelfde vlucht in economyclass!) en kies voor een direct vlucht, want dat is veel minder belastend voor het klimaat dan een vliegreis met een tussenlanding.

 

3.Minder papieren en printerinkt

Wanneer je een vergadering organiseert, wil je dat alle deelnemers de agenda en andere vergaderstukken voor zich hebben. Voor de zekerheid druk je ze daarom maar een aantal keren af, om erachter te komen dat de meeste deelnemers dat ook al voor zichzelf hebben gedaan. In het geval van een digitale vergadering valt er weinig te printen – wat wel zo duurzaam is – maar ook compleet overbodig. Met een goede digitale vergadertool heb je namelijk geen papieren nodig en kan je eenvoudig de vergadering voorbereiden zonder printwerk, tijdens de vergadering de juiste documenten digitaal erbij pakken en na afloop digitaal de notulen versturen.

Tip: Ben je op zoek naar een geschikte digitale vergadertool? Zorg dat je een prioriteiten- & eisenlijstje maakt en checkt of de tools die je op het oog hebt hier wel aan voldoen. Op het eerste oog lijken veel tools op elkaar, maar er zijn wel degelijk verschillen. Denk aan de onderdelen beschikbaarheid, gebruiksgemak, ondersteuning en de integratie met andere tools.

 

4. Minder voedselverspilling
Bij een lange vergadering hoort vaak een lunch, diner of misschien een ontbijt. Zeker als je mensen van buiten de organisatie uitnodigt wil je mensen niet naar huis sturen met een knorrend maag. Het getuigt natuurlijk van gastvrijheid om een overvloed aan eten en drinken aan te bieden, maar dat betekent helaas in de praktijk vaak dat er eten wordt weggegooid. Dat probleem heb je met digitaal vergaderen niet!

 

Tip: Is het moment toch weer daar dat we buiten de deur kunnen lunchen of dineren? Kies dan vaker voor lokaal en streekproducten, vaak een veel duurzamere keuze omdat het niet van ver hoeft te komen. Helemaal van deze tijd; een doggybag aanbieden voor de aanwezigen, zodat ze nog wat lekkers voor de terugweg hebben.

 
Wil jij in 2021 je vergaderingen meer duurzaam organiseren?

Duurzaamheid zou bij iedere organisatie meer prioriteit moeten krijgen, mooi dat jij hier al aan werkt. Op zoek naar meer ondersteuning om digitaal en papierloos te (blijven) vergaderen? Download dan gratis het E-book In 6 stappen starten met papierloos vergaderen.

Stappenplane-voor-papierloos-vergaderen

Onderwerp: Vergader technieken