<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=77794&amp;fmt=gif">

Een vergaderapp kiezen, waar moet je op letten?

Geschreven door Paul Neefjes op 04 september, 2019

5 tips voor effectief vergaderen - klein formaat

Een vergaderapp kiezen, waar moet je op letten?

Als je regelmatig vergadert, is het handig om dit met een vergaderapp te doen om zo  meetings beter te laten stroomlijnen. Tegenwoordig zijn er veel vergaderapps waaruit je kunt kiezen, maar niet alle apps bieden dezelfde functionaliteiten. Daarom in dit blogartikel vier belangrijke voorwaarden waaraan een professionele vergaderapp zou moeten voldoen.

  1. Vergaderapp biedt toegang via verschillende devices

Het aantal devices per persoon groeit hard, gemiddeld gebruikt een medewerker drie mobiele apparaten op kantoor. We zijn ook niet meer anders gewend en willen op meerdere apparaten bij onze informatie kunnen. En dat geldt ook voor vergaderen. Zo merken we bij iBabs dat deelnemers op hun laptop de vergadering voorbereiden, op hun smartphone de stukken kort doornemen en tijdens de vergadering gebruik maken van een tablet.

  1. Vergaderapp is platform onafhankelijk

Om optimaal gebruik te maken van alle beschikbare devices, is het belangrijk dat de gebruikte vergadersoftware platform onafhankelijk is en je 24/7 bij je informatie kunt. iBabs is op dit moment beschikbaar voor alle apparaten en voor tablets zijn er apps voor Android, iOS (iPad) en Windows 8. Kijk ook goed of de app toekomstbestendig is. Een uitrol naar nieuwe besturingssystemen kunnen wij snel realiseren en daarmee garanderen we ook in de toekomst een platform onafhankelijke oplossing voor papierloos vergaderen.

  1. Vergaderapp ontlast het secretariaat

Een vergaderapp moet het leven op het secretariaat een stuk makkelijker maken. Check of met de app het volgende mogelijk is: automatische e-mail- en push-notificaties, meeting sjablonen voor snelle planning en opzet, een module voor automatische berekening van opleverdata voor ondersteunende documenten, in één klik actielijsten exporteren, benodigde documenten op elk gewenst moment aan agendapunten koppelen en documenten automatisch in PDF omzetten. In de voorbereiding kan dit het secretariaat tot wel 70% tijd besparen!

  1. Vergaderapp bevordert onderlinge samenwerking

Met een vergaderapp wordt de samenwerking met collega’s vergemakkelijkt. Vergaderingen gaan puur nog over de inhoud. Check of je met de app tijdens het vergaderen actiepunten direct op naam kunt zetten en alle besluiten direct kunt registreren. Als je dan na een werkdag de deur achter je dichttrekt, hoeft er niets meer uitgewerkt te worden. De gemaakte afspraken en besluiten zijn direct voor iedereen beschikbaar en altijd na te lezen.

  1. Vergaderapp bevordert snelle besluitvorming

Een vergaderapp laat een overleg ook een stuk vlotter en efficiënter verlopen. Ze zorgen ervoor dat deelnemers dezelfde versie van de vergaderstukken bestuderen en altijd beschikken over de notulen en de status van actiepunten. Hierdoor kun je in korte tijd punten afhameren en wordt het besluitvormingsproces aanzienlijk versneld.

En hoe zit het met de reviews?

Waar je natuurlijk ook op kunt letten is het aantal tevreden gebruikers en of de app ook in jouw branche wordt toegepast. iBabs wordt inmiddels door 2000 organisatie in heel Europa gebruikt en heeft meer dan 200.000 tevreden gebruikers.

Kijk hier voor de organisaties die al gebruikmaken van de vergaderapp. Of download de case study van de gemeente Utrecht.


New Call-to-action

Onderwerp: Papierloos vergaderen

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

Abonneer op onze blog

Recente blogs

Blog per onderwerp