Effectief vergaderen? Stop met last-minute vergaderingen

Geschreven door Paul Neefjes op 2020-10-21 07:10:32

5 tips voor effectief vergaderen - klein formaat-Aug-06-2020-11-05-04-81-AM


Effectief vergaderen? Stop met last-minute vergaderingen


Iedereen is er bekend mee; een overleg dat je snel even tussendoor doet. Je spreekt een collega en besluit om maar gelijk dat overleg te houden wat nog op de planning staat. Een ad hoc overleg lijkt op dat moment handig, dan heb je het immers maar gehad. Maar als je er wat meer over nadenkt blijkt zo’n vergadering verre van efficiënt. Wil je volgende keer liever nee zeggen tegen een aanbod van last-minute vergadering? Maar wil je wel goede argumenten hebben? In deze blog 4 redenen om niet op dat aanbod in te gaan. En daar help je die collega ook mee!

1. Een vergadering zonder agenda is niet efficiënt

Een ad hoc vergadering staat meestal gelijk aan een vergadering zonder agenda. Of een van de aanwezigen moet de agendapunten paraat hebben (inclusief voorbereiding), maar dat zal vaak niet het geval zijn. Daardoor wordt een vergadering zonder agenda meestal ongestructureerd en inefficiënt. Je zal merken dat je onnodig lang bij punten blijft hangen of juist punten vergeet te bespreken. Een agenda die je voorafgaand aan de vergadering toestuurt is een handig hulpmiddel waardoor mensen kunnen beslissen of ze er echt bij moeten zijn, en ze zich vervolgens ook voorbereiden. Drie handige tips voor jouw volgende agenda: 

  1. Vervang die trefwoorden eens door vragen; zo ga je van een saaie naar een interactieve agenda. Wil je dat men die vragen voorbereidt? Geef dit dan ook duidelijk door.
  2. Als het om een wat langere vergadering gaat mag je gerust tussentijden gebruiken op je agenda. Daarmee weet men wat te verwachten en voorkom je onnodig uitlopen.
  3. Ook al is ad hoc vergaderen niet efficiënt, houd wel ruimte voor een ad hoc vergaderpunt.

2. Een last-minute vergadering kost onnodig meer geld

Het is iets waar we niet omheen kunnen; vergaderen kost geld, maar ad hoc vergaderen kost nóg meer geld. Het is een simpel optelsommetje dat wanneer je te lang bij bepaalde onderwerpen stilstaat, je andere onderwerpen onbesproken laat of afraffelt, de vergadering

nog langer duurt en je een langere nasleep zult hebben. Zonde van de (tijds)investering van de organisatie en zijn deelnemers.


3. Bij een last-minute vergadering missen vaak belangrijke documenten

Terugkomend op het argument van een goede agenda; als die er niet is, zal je merken dat deelnemers niet (voldoende) beschikken over de benodigde documenten of informatie. Die ene status update van die collega die belangrijk is, of die offerte die jullie er eigenlijk bij moet hebben. Ook dit resulteert weer in een inefficiënte vergadering waarbij de kans groot is dat je later weer moet samenkomen en dus de organisatie en zijn deelnemers meer geld kost.


4. Een last-minute vergadering duurt te lang

Dat een vergadering soms lang duurt kan al vervelend zijn, maar een vergadering die onnodig lang duurt resulteert geheid in frustraties. En dat terwijl er meer dan voldoende werk op je ligt te wachten… Een langere vergadering is sowieso geen goed plan, want uit onderzoek blijkt dat een vergadering van een uur of korter zorgt voor een meer productieve werkomgeving en meer relevante en positieve uitkomsten. Heb je moeite met het korter houden van vergaderingen? Probeer dan de volgende keer deze tips uit om de tijd te beperken:

1. Het is een inkoppertje; maar begin op tijd. Vaak genoeg wacht je nog op die ene collega die altijd te laat is. Begin gewoon; het is een gemis van de laatkomer en het wordt zo ook sneller niet acceptabel om te laat te komen.

2. Probeer eens het staand vergaderen (en doe het dan wel goed).

3. Plan je vergadering in de helft van de tijd in. Je zal merken dat als je een vergadering ruim inplant je snel ook meer de tijd neemt en aanwezigen de tijd “uitzitten”.


Hoe moet het dan wel?

Een goed voorbereide en efficiënte vergadering heeft de beste uitkomsten voor alle aanwezigen. Papieren documenten zijn geen vereiste om daarbij de benodigde documentatie op orde te hebben. En gebruik bovenstaande munitie om de volgende keer met goede redenen nee te zeggen tegen een last-minute vergadering!

Download gratis ons e-book: Effectief vergaderen in 8 stappen

Onderwerp: Vergader technieken