Op de vraag; hoe ervaar jij je wekelijkse meetings, zou Marie Kondo de tegenvraag stellen: Do your meetings Spark Joy? Tenzij je onder een steen hebt geleefd, weet je dat ‘Spark Joy’ het motto is van de Japanse opruimgoeroe Marie Kondo. Met haar KonMari-methode heeft ze wereldwijd al 100.000-en mensen geholpen om orde te brengen in rommelige huizen. Maar wist je dat je de KonMari- methode ook kunt toepassen op de kantooromgeving?
Joy at Work: The Career-Changing Magic of Tidying Up
Juist daarom heeft Kondo nu een nieuw boek in de maak genaamd: Joy at Work: The Career-Changing Magic of Tidying Up. Het boek staat gepland om in het voorjaar van 2020 te verschijnen. "Lezers van mijn vorige boeken toonden belangstelling voor het opruimen van hun werkruimtes en naarmate de KonMari-gemeenschap groeide, kreeg ik veel vragen over hoe je orde in je kantooromgeving aanbrengt. Dus, ik schrijf mijn aankomende boek, Joy at Work, als antwoord op deze verzoeken! ", aldus Kondo in een recent interview met InStyle-magazine. Kondo zegt dat dit boek iets voor jou is als je advies wilt over hoe je je manier van werken kunt verbeteren. Het boek bevat pagina's met advies over probleemgebieden, zoals een rommelig bureau. Maar het advies kan net zo goed worden toegepast op een rommelige vergadering.
In 3 stappen je vergaderagenda ordenen
De KonMari-regels kun je prima toepassen op vergaderingen. Wanneer stapte jij voor het laatst ‘happy’ uit een meeting? In plaats van stapels kleding of boeken die je moet ‘opruimen’, werk je nu met meetings. Jouw agenda is vast ook propvol met vergaderafspraken. De KonMari-regels laten je hier kritisch naar kijken. Tijd om eens flink de bezem door je agenda te halen.
Stap 1: maak een denkbeeldige stapel van alle vergaderingen
Open je agenda en stel een lijst samen van alle geplande meetings voor komende week. Vergeet ook niet alle status meetings, werkbesprekingen, trila’s en bila’s. Het zijn gewoon andere bewoordingen voor ‘vergaderen’. Maak een optelsom van de duur van elke meeting en trek dit af van je urencontract. Breng je ook meer dan een kwart van je werktijd door in vergaderingen? Dat kan best wat minder.
Stap 2: stel jezelf de vraag: do your meetings spark joy?
Effectieve meetings waarin besluiten worden genomen en waaraan jij wezenlijk een bijdrage kunt leveren worden als prettig ervaren. Deze meetings ‘spark joy’. Ga dus niet klakkeloos op elke uitnodiging in en beslis welke vergadering je wel en niet gaat bijwonen. Stel je jezelf daarbij de volgende vragen.
- Is er een agenda met helder geformuleerde punten?
- Weet je wat het doel is van de vergadering?
- Weet je welke bijdrage er van jou wordt verwacht?
Stap 3: less is more
Zeer waarschijnlijk is het niet nodig, en voor jou niet nuttig, om aan alle vergaderverzoeken te voldoen. De bezem erdoor en voilà: een opgeruimde agenda. Je committeert je voortaan alleen nog aan effectieve vergaderingen en houdt hierdoor meer tijd over voor andere werk gerelateerde zaken die ook je aandacht vragen.
In dit blogartikel is uitgelegd hoe je de KonMari-methode kunt toepassen op je vergadering. Wil je meer weten over hoe je effectieve vergaderingen kunt beleggen?
