Effectief vergaderen volgens de ‘twee-pizza’-regel

Geschreven door Paul Neefjes op 2020-08-18 12:21:57

5 tips voor effectief vergaderen - klein formaat-Aug-06-2020-11-05-05-33-AM

Ben jij ook hélemaal klaar met vergaderingen die te veel tijd kosten en slecht zijn voorbereid? Dan heeft CEO Jeff Bezos van Amazon.com de perfecte oplossing voor jou. Volg zijn 'twee pizza's'-regel wat simpelweg inhoudt:

“If the team can't be fed by two pizzas, then it's too big”- Jeff Bezos

Volg de twee-pizza’s-regel

Als je ooit een vergadering hebt bijgewoond met te veel deelnemers dan begrijp je de wijsheid van zijn twee-pizza’s-regel. Zoveel mensen, zoveel meningen. Als iedereen z’n zegje moet doen is het lastiger om tot besluiten te komen. Bovendien duurt de vergadering langer naarmate er meer deelnemers zijn. Met de twee-pizza’s-regel krijg je meer balans tussen het verzamelen van diverse standpunten en ideeën, terwijl de meeting toch wendbaar en beheersbaar blijft.

Naast de pizzaregel volgen de vergaderingen bij Amazon nog twee andere eenvoudige regels:

  • Het gebruik van PowerPoint is strikt verboden
  • Elke meeting start met een leesstilte

Verboden voor PowerPoint

PowerPoint presentaties zijn standaard in bijna elke vergadering. Volgens Bezos is dat niet zo’n goed idee. Sterker nog, binnen Amazon meetings mag PowerPoint niet worden gebruikt. In plaats daarvan gebruiken ze een memo die wel zes kantjes kan beslaan. Het is een verhalende memo zonder opsommingstekens zoals je vaak in PowerPointpresentaties ziet. Het idee achter deze memo is dat je hersenen verhalen beter kunnen verwerken dan harde data en gegevens. Deze verhalende memo’s kosten wel flink wat tijd om te schrijven. Dat is alleen maar goed want het geeft schrijvers de kans om goed na te denken over wat ze willen communiceren. Door de memo te lezen, herlezen en herschrijven zorg je ervoor dat het stuk helder is geformuleerd waardoor de lezers het beter kunnen begrijpen.

Begin met een leesstilte

Maar wat heb je aan een mooie memo als niemand ‘m leest. Exact, daarom is de derde regel van Bezos de beste van allemaal. Volgens Bezos is de vergaderzaal net een studiezaal. Iedereen zit aan tafel en leest zwijgend de memo. Daarna wordt het besproken. Het klinkt schools maar hoe vaak zie je niet dat mensen totaal onvoorbereid de meeting ingaan. Door het eerste halve uur van de vergadering te reserveren voor de memo, weet je zeker dat iedereen op de hoogte is. Het excuus dat je het te druk hebt, gaat dus niet op.

Productiever vergaderen

Jammer genoeg verplicht de regel van Bezos niet dat er ook echt pizza aanwezig is in vergaderingen. Wel betekent het dat de pizza-regel er voor zorgt dat iedereen in de meeting beter is gevoed met informatie. Informatie die nodig is om besluiten te nemen. En dit beweert niet alleen Bezos, meerdere onderzoeken hebben aangetoond dat minder vergaderingen de productiviteit van werknemers en organisaties alleen maar verhogen. Bovendien creëer je meer tijd. Tijd voor reflectie, en tijd om geconcentreerd na te denken.

Dus onthoud! Twee pizzateams. Geen PowerPoint. Begin met leesstilte. Als je deze drie eenvoudige regels volgt, verander je vergaderingen van tijdverspilling in een bron van briljante ideeën.

Wil je meer tips hoe je voortaan effectief kunt vergaderen. Laat je dan inspireren door onze e-book.

New call-to-action

 

Onderwerp: Vergader technieken