Ga in 2020 anders vergaderen door de ha-ha-ha regels toe te passen

Geschreven door Paul Neefjes op 2020-01-27 10:38:00

Wat we kunnen leren van de vergadertechnieken van Apple en Yahoo!

Ga in 2020 anders vergaderen door de ha-ha-ha regels toe te passen

In 2020 wordt het toch echt tijd dat je anders gaat vergaderen. In plaats van werken in de vergadering ga je werken aan de vergadering. Hoe je dat doet? Door deze ha-ha-ha regels toe te passen.

Stop met vergaderen zoals je gewend bent
Vergaderen slurpt heel wat werktijd op, wel 25 procent van onze werkweek. En wie veel in meetings zit, heeft geen tijd om ander werk te doen. Wil je snelle effectieve vergaderingen, stop dan met vergaderen zoals je gewend bent en gooi het in 2020 over een andere boeg. Ga vergaderen op basis van de ha-ha-ha regel gepropageerd door  Maarten Fijnaut van trainingsinstituut AVK.

Ha-ha-ha regels

De ‘ha’ staat voor ‘half’ of ‘halveren’. In het geval van vergaderingen wil dat zeggen: halveer de tijdsduur, halveer het aantal deelnemers en halveer de vergaderfrequentie.  

Ha (lveer) de tijdsduur

Een gemiddelde vergadering duurt al snel anderhalf tot twee uur, maar maximaal een uur vergaderen is beter. Om ervoor te zorgen dat je ook binnen dat uur blijft, kun je eens staand gaan vergaderen. Onderzoek heeft uitgewezen dat staande vergaderingen gemiddeld 34 procent korter duren dan zittende vergaderingen en bovendien ook nog eens productiever zijn.

Ha (lveer) het aantal deelnemers

Door het aantal mensen dat je uitnodigt te verminderen sla je meerdere vliegen in één klap. Er kunnen nu minder mensen het woord voeren en vaak staan er ook minder onderwerpen op de agenda. Kortom, minder mensen, minder gesprekken en discussies over minder onderwerpen in minder tijd. Overigens schijnt het magische getal 7 te zijn. Dat wil zeggen maximaal 7 deelnemers voor een optimale vergadering.

 Ha (lveer) de vergaderfrequentie

Niet voor alles hoef je een vergadering in te plannen. We doen dat te veel op de automatische piloot. Elke maandag weer die teamvergadering en voor elk besluit moet je blijkbar bij elkaar zitten. Onzin, vergaderingen zijn in de eerste plaats bedoeld om informatie uit te wisselen, samen problemen op te lossen en besluiten te nemen. En misschien is een vergadering niet de juiste format hiervoor en zijn er alternatieve manieren. Wat dacht je van een e-mailtje of wellicht kun je evengoed een akkoord telefonisch krijgen.

Tot slot, stop ook met traditioneel vergaderen vanaf papier als je dit gewend bent en stap over op papierloos vergaderen. Het brengt je veel tijdswinst en vergadergemak en is in zes stappen te implementeren in jouw organisatie. Wil je weten hoe? Download dan ons e-book In 6 stappen starten met papierloos vergaderen.

New Call-to-action

Onderwerp: papierloos vergaderen