Help, ik heb vergaderziekte MAS

Geschreven door Paul Neefjes op 2020-03-25 08:59:00

Sneezers verspreiden het digitaal vergaderen virus-klein-1

Help, ik heb vergaderziekte MAS

Je kent het wel: je wordt uitgenodigd voor een vergadering door iemand die je niet echt kent, over een project waarvan je nog nooit hebt gehoord, en je weet niet wat jij kan bijdragen. Klik. Je accepteert de uitnodiging toch. Je gaat naar de meeting en vervolgens lijd je twee uur in stilte. Er was geen agenda, geen doel en je aanwezigheid was overbodig.

Vraag je je wel eens af waarom jij en velen met jou dit regelmatig doen? Blind vergaderverzoeken accepteren? TED Talk spreker David Grady geeft de schuld aan een nieuwe ziekte: MAS. Het Mindless Acceptance Syndrome: een onwillekeurige reflex waarbij je een vergaderverzoek accepteert zonder te weten waarom.

Mindless Acceptance Syndrome (MAS)

Vergaderingen zijn belangrijk en een goed gerunde meeting kan geweldige resultaten opleveren. Echter, dergelijke meetings zijn vrij zeldzaam. Vaker zitten we in vergaderingen die stuurloos zijn. En we kunnen niet altijd de schuld neerleggen bij de organisator van de meetings. We zijn er zelf debet aan. Het komt door MAS, het Mindless Acceptance Syndrome, een wond die we onszelf toebrengen. We denken dat we machteloos zijn tegenover al deze vergaderverzoeken, maar dat is natuurlijk onzin.

Klik de ‘Misschien’ button

David Grady zegt dat het medicijn tegen MAS letterlijk binnen handbereik ligt. De volgende keer dat je een verzoek krijgt en het is niet duidelijk wat het doel is van de meeting, met wie je om tafel zit en wat jouw rol is? Accepteer dan niet klakkeloos maar klik de ‘Misschien’ button. Deze staat tussen de ‘Accepteer’ en ‘Sla af’ button en staat daar niet voor niets. Het is een tussenstation waar je informatie verzameld om te kunnen bepalen of je wel of niet naar de meeting komt. Dit doe je door contact op te nemen met de organisator van de vergadering en te vragen wat het doel is van de meeting zodat je beter kunt bepalen hoe jij hieraan een bijdrage kunt leveren.

Recept voor een goede vergadering 

Ongeacht in welke branche je werkt, zal je in slecht voorbereide en slecht georganiseerde vergaderingen terechtkomen. Je weet nu in ieder geval hoe je ze kunt vermijden. Maar wat als jezelf een meeting moet beleggen? Welke factoren dragen dan bij aan een effectieve (of ineffectieve) vergadering? Bovenaan die lijst staat de agenda. De agenda is de ruggengraat van iedere vergadering en bestaat grofweg uit 2 onderdelen:

  1. Doelstellingen en het gewenste resultaat na afloop
  2. De agendapunten met tijdsindicatie

Vergeet ook niet de agenda vooraf af te stemmen met de deelnemers en de agenda, met de benodigde documenten, ruim van tevoren naar de deelnemers te sturen zodat men zich goed kan voorbereiden.

Wil je ook op een gezonde wijze vergaderingen bijwonen of gezonde vergaderingen organiseren? Lees dan onze tips in het e-book over lean vergaderen.

New Call-to-action

 

 

Onderwerp: Vergadertrends, Security, Veiligheid