Hoe heurt het eigenlijk?

Geschreven door Paul Neefjes op 05 juni, 2018

 Hoe-heurt-het-eigenlijk-1

Hoe heurt het eigenlijk?

Ken je het programma Hoe heurt het eigenlijk? Inmiddels is het van de buis, maar het was een Nederlands televisieprogramma van AVROTROS. In de serie ging Jort Kelder op zoek naar etiquette en tradities in Nederland in diverse lagen van de bevolking, maar met name bij de gefortuneerden. Wat zijn de kledingvoorschriften voor een blacktie diner, wat zijn goede tafelmanieren en hoe zit ’t met wijnetiquette, waren vragen die in het programma werden beantwoord. Maar: hoe heurt het eigenlijk bij vergaderingen?

Ook in het zakelijke leven is er sprake van etiquette, maar niet iedereen weet altijd wat gepast of ongepast is. Als het op het gebruik van moderne technologie aankomt is het nog complexer: zijn er eigenlijk regels waar we ons aan moeten houden? Het NBC Congres centrum onderzocht dit probleem en zette een aantal regels op een rij.

Vergaderetiquette 1: zet je telefoon uit

Het lijkt tegenwoordig wel of we niet zonder onze mobiel kunnen. Het is onze levenslijn met alles en iedereen en we willen absoluut geen seconde missen. Dit wordt ook wel FOMO genoemd: Fear Of Missing Out. Maar het gerinkel of andere storende geluiden van een mobiel kun je toch echt wel missen tijdens een vergadering. Zet je telefoon gewoon uit tijdens een meeting, het is een vorm van vergaderetiquette en toont respect tegenover je collega's. Dus ga niet mailen, bellen, whatsappen, twitteren of facebooken tijdens een vergadering  Concentreer je daarentegen op de vergadering zelf zonder de afleiding en storende invloed van mobiele telefoons. En als het écht niet anders kan (omdat je bijvoorbeeld wacht op een telefoontje dat je zus is bevallen), meld dit dan vóór de vergadering aan de voorzitter en neem alléén dat ene urgente telefoontje aan.

Vergaderetiquette 2: kom op tijd

Hoewel stijlvol te laat komen in je privé leven wellicht wordt geaccepteerd, andere mensen op jou laten wachten in het zakelijke leven is ‘not done’. En toch komt het regelmatig voor. Ongeveer 37 procent van de vergaderingen beginnen gemiddeld een kwartier na de afgesproken tijd. De meetings eindigen vervolgens ook een kwartier later, vergeleken met 3,5 minuut voor vergaderingen die op tijd starten. Och, hoe erg kan het zijn? Best erg, want verlate vergaderingen verpesten het humeur bij de deelnemers en kunnen een negatief effect hebben op creativiteit en prestaties, zo blijkt uit onderzoeken waarover The Washington Post bericht. ‘Bijna een op de vier deelnemers zegt gefrustreerd te raken wanneer een collega zes tot tien minuten te laat is; 14 procent verliest concentratie. Anderen zijn beledigd, voelen zich niet gerespecteerd of zijn gewoon kwaad.'

Vergaderetiquette 3: bereid je voor

Vergaderen doe je niet in je eentje maar met een groep. Iedereen draagt hierin een steentje bij. Hoe beter deelnemers zich voorbereiden, hoe effectiever een vergadering verloopt en hoe korter vergaderingen duren. En dat begint met een complete lijst met agendapunten. Helder geformuleerd. En ruim van tevoren aan de deelnemers aan de vergadering voorgelegd. Het is het meest simpele en effectieve aspect van vergaderen dat in de praktijk het minst wordt uitgevoerd. Lees dan ruim van te voren alles goed door, doe je huiswerk, rond actiepunten af en ken de voortgang van jouw projecten.

Wil je nog meer tips over ‘hoe het heurt’ bij een vergadering? Download dan ons e-book: ''De 7 wetten van het nieuwe vergaderen.''

  New Call-to-action

Onderwerp: Papierloos vergaderen

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

ABONNEER OP ONZE BLOG

RECENTE BLOGS