Hoe overleef ik een.... vergadering

Geschreven door Paul Neefjes op 18 september, 2018

 Hoe-overleef-ik-een-vergadering-1

Hoe overleef ik een…. vergadering

Vergaderingen kunnen dodelijk saai, een aanslag op je incasseringsvermogen en killing voor je humeur zijn. Je hebt bijna een survivalgids nodig om je door de dagelijkse jungle van vergaderingen te worstelen. Geen paniek! Met deze drie tips leren we je behendig navigeren om zo de drie dodelijkste valkuilen te omzeilen.

Stop met lange vergaderingen
Als we heel eerlijk zijn, vinden we allemaal dat er in Nederland te lang en te veel wordt vergaderd. Maandagochtend begint met een stafvergadering, gevolgd door een lunchoverleg dat naadloos overgaat in een afdelingsmeeting. Iedere dag is er ergens wel een vergadering waar je voor uitgenodigd bent, en hoe hoger je functie, hoe meer je vergadert. Het is ook een typisch Nederlands voorbeeld van het poldermodel. We vergaderen net zo lang tot we het allemaal met elkaar eens zijn, willen niemand passeren en vooral iedereen zijn zegje laten doen. Immers, ‘vergaderen creëert draagvlak’ en ‘zorgt ervoor dat alle neuzen in dezelfde richting staan’.

Advies
Wil jij effectief vergaderen zonder knikkebollen? Stel dan een tijdslimiet in voor de vergadering met per agendapunt een aangegeven hoeveelheid spreektijd. Onthoud, dat bij een duur van meer dan anderhalf uur de spanningsboog voor concentratie aanzienlijk afneemt. Dreigt de meeting ondanks deze voorbereiding toch uit te lopen, plan dan een nieuwe meeting in.

Stop met W.V.T.T.K.

De WVTTK is vaak de oorzaak waarom vergaderingen uitlopen. Letterlijk betekent dit Wat Verder Ter Tafel Komt. Maar vaak is het de vergaarbak van de meeting. Een meer passende betekenis zou zijn; Wat Veel Teveel Tijd Kost. Tijdens WVTTK kun je namelijk punten inbrengen die eerder niet op de agenda stonden. De WVTTK wordt ook misbruikt om standpunten die tijdens de vergadering eerder aan de orde kwamen nogmaals te behandelen. Discussies worden hierdoor in feite herkauwd. Tenslotte wordt het agenda-item regelmatig misbruikt als platform voor last-minute opmerkingen en vragen.

Advies
Het advies is eigenlijk heel eenvoudig, gewoonweg afschaffen. Is dat in jouw organisatie niet mogelijk, lees dan in deze blog hoe je WVTTK beter kunt inzetten.

Stop met vergaderen zonder actielijsten

Een actielijst is niet hetzelfde als notulen. Bij notulen wordt er verslaglegging gedaan van hetgeen in de meeting is besproken. Hieraan zou idealiter een actielijst moeten hangen waarop duidelijk staat aangegeven wie, wat, wanneer doen. Vaak is dat niet het geval. De notulen worden netjes gemaakt om vervolgens in een (digitale) la te verdwijnen tot de volgende meeting. Dan vraagt iedereen zich ineens af waarom er eigenlijk niets is gedaan. Huh? Duh!

Advies
Vastleggen betekent niet letterlijk alles opschrijven wat er in de vergadering gezegd is, en door wie, maar op een efficiënte manier kort en krachtig de besluiten opschrijven en deze SMART maken: dat wil zeggen Specifiek, Meetbaar (wie), Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden (wanneer).

Survivalgids

Met deze drie tips ben je gewapend voor de volgende meeting. Spreken dit soort tips je aan? Je vindt meer adviezen, tips en tricks in ons Vergadermagazine alias Survivalgids. Je kunt deze hier downloaden.

Bekijk nu, het iBabs vergadermagazine!

Onderwerp: Papierloos vergaderen

iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet.  Inmiddels gebruiken honderden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

Abonneer op onze blog

Recente blogs

Blog per onderwerp